La funcionalidad de Ausencias en Holded te permite controlar de forma centralizada los días libres y las faltas de tu equipo. Podrás registrar cualquier ausencia, configurar cómo se estructuran en tu empresa y generar informes que te ayuden a entender los patrones de uso, el ratio de ausencia y el impacto en la operativa.
Para trabajar con esta funcionalidad es importante distinguir entre dos conceptos:
Tipos de ausencia: categorías que describen la naturaleza de la ausencia, como vacaciones, enfermedad, baja médica, permiso retribuido, etc.
Políticas de ausencia: reglas que definen cuántos días corresponden, cómo se calculan (anuales, mensuales, por antigüedad), el método de acumulación y cualquier condición especial de uso.
Ambos elementos combinados te permiten adaptar la gestión de ausencias a la realidad de tu empresa. Ten en cuenta que, para crear o modificar tipos y políticas necesitas el rol de Administrador o RR. HH. Encontrarás todas las opciones en: Configuración > RR. HH. > Ausencias.
1. Configurar tipos de ausencia
Los tipos de ausencia son la base sobre la que se construyen las políticas. Cada tipo representa una categoría de ausencia y determina su comportamiento general con relación a si la ausencia necesita de aprobación por parte de un responsable antes de ser registrada la ausencia, si descontará o no días, si tiene límites e incluso si las ausencias serán visibles o no para los empleados o administradores de la cuenta.
Para crear un tipo de ausencia, sigue estos pasos:
Una vez en el panel de Ausencias, haz clic en el botón Nuevo tipo de ausencia, ubicado arriba a la derecha.
Se abrirá un formulario como el que se muestra a continuación. Allí, podrás definir tu nuevo tipo de ausencia y tendrás que completar todos los campos:
En este formulario, podrás:
dar un nombre que describa claramente la ausencia, como vacaciones, permiso retribuido, baja por maternidad/paternidad o baja médica, etc.;
elegir un color que lo identifique en el calendario;
determinar la naturaleza del tipo de ausencia, ya sea retribuido o no, y si requiere justificación;
indicar si necesita aprobación de un responsable antes de ser registrada;
indicar los días a descontar y especificar el ratio de ausencias; y
especificar si las ausencias son visibles para los empleados o solo para los administradores de la cuenta.
Al finalizar de completar los campos, pulsa en el botón Crear tipo de ausencia, ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.
Por último, ten en cuenta que para modificar un tipo de ausencia, tienes que hacer clic sobre su nombre y actualizar los campos que necesites.
Además, es importante aclarar que solo se elimina un tipo de ausencia si ésta no tiene registros asociados, de esta manera se evitan inconsistencias en el historial de ausencias de tu equipo.
2. Crear políticas de ausencia
Las políticas de ausencia definen cuántos días libres tiene cada empleado y bajo qué condiciones puede utilizarlos. Cada política se vincula a uno o varios tipos de ausencia, por eso es recomendable crear los tipos antes de definir la política.
Para crear una política de ausencia:
En la pestaña Políticas, haz clic en el botón Nueva política de ausencia, ubicado abajo a la derecha.
Se abrirá un formulario como el que se muestra a continuación. Allí, podrás definir tu nueva política de ausencia y tendrás que completar todos los campos:
En este formulario, podrás:configurar los parámetros generales de la política de ausencia, indicando si los días son ilimitados y
añadir todos los tipos de ausencia que deseas que contenga esta política.
Al finalizar de completar los campos, pulsa en el botón Crear política, ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.
3. Asignar políticas de ausencias a empleados
Tras crear la política de ausencia, tienes que acceder al perfil del o empleado y asignársela. Para ello:
Haz clic en RR.HH.> Empleados desde la barra lateral izquierda.
Selecciona al empleado y accede a su perfil.
Haz clic en el botón Más, ubicado dentro del perfil del empleado.
En la pestaña de Ausencias, pulsa +Añadir ausencia.
Completa los campos y pulsa Crear.
4. Gestionar solicitudes de ausencia
Una vez configurados tipos y políticas, los empleados podrán solicitar sus días libres desde su portal. Como equipo de RR. HH. podrás revisar, aprobar o rechazar solicitudes:
Ve a RR. HH.> Ausencias.
Accederás a todas las solicitudes pendientes con fechas, tipo de ausencia, empleado solicitante y saldo de días disponibles.
Haz clic en la solicitud.
Añade una nota si lo deseas y aprueba o rechaza según el caso.
Ten en cuenta que las aprobaciones se reflejan automáticamente en el calendario del empleado y en su saldo.
5. Consultar el resumen de ausencias
Desde el resumen de todas las ausencias de tu plantilla podrás:
consultar las ausencias por mes, semana o día.
filtrar por equipos, empleados o tipo de ausencia,
detectar superposición de ausencias e
identificar rápidamente categorías a través del color.
6. Informes y ratio de ausencia
Holded genera informes automáticos que te permiten tener control sobre la situación real de tu equipo. Los informes disponibles son:
Ausencias por empleado
Ausencias por tipo
Ratios de ausencia globales y por equipo
Tendencias mensuales o anuales
Qué es el ratio de ausencia
Es un indicador que resume el nivel de faltas dentro de tu plantilla. Te ayuda a:
detectar patrones recurrentes,
identificar equipos con mayor carga o rotación y
evaluar el impacto operativo.
7. Consejos para una gestión eficiente
Mantén actualizados los tipos y políticas para evitar errores.
Revisa el calendario semanalmente para anticipar picos de ausencia.
Utiliza los informes para detectar tendencias y ajustar recursos.
Comunica a tu equipo cómo funcionan las políticas para minimizar dudas.