1. Prepararte para la ley de control horario
Como supervisor, tu tarea principal es garantizar que las horas de trabajo de tu equipo estén registradas correctamente para posibles auditorías externas. Por ello, Holded se anticipa a la ley de control horario permitiéndote:
acceder a los registros de tus empleados de forma segura y centralizada,
validar fichajes, pausas y jornadas completas en tiempo real,
tener todo cubierto para posibles inspecciones o revisiones internas cumpliendo la normativa vigente y futura.
Para verificar y aprobar los fichajes de las personas que trabajan en tu empresa, sigue estos pasos:
Accede a Mi zona.
Haz clic en la pestaña de Supervisor y accede al Resumen.
Localiza Solicitudes de control horario y pulsa Ver todas.
Filtra por fechas y aprueba o rechaza cada registro según corresponda.
2. Otras acciones clave
Además de verificar fichajes, como supervisor puedes gestionar varias tareas para mantener la información organizada y tu equipo controlado:
Revisar y aprobar solicitudes de ausencias: accede a Mi zona>Supervisor>Resumen, localiza Solicitudes de ausencias y pulsa Ver todas, luego aprueba o rechaza.
Consultar la vista Mi Equipo para supervisar control horario, roles, centros de trabajo y ausencias pasadas o futuras.
Filtrar por fechas y exportar informes de tu equipo en PDF o Excel para centralizar la información.
Supervisar a empleados que trabajan en remoto, asegurando que sus registros sean completos y fiables.
3. Buenas prácticas
Para garantizar un control efectivo de la jornada laboral de tu equipo, es recomendable seguir estas pautas:
Revisa diariamente los fichajes y solicitudes de tu equipo para mantener la información actualizada y detectar posibles incidencias.
Aprueba o rechaza solicitudes de ausencias con rapidez y así evitarás conflictos en la planificación de los equipos.
Utiliza la vista Mi Equipo para supervisar control horario, roles, centros de trabajo, ausencias pasadas o futuras y jornadas incompletas.
Mantén la trazabilidad de cualquier modificación: el icono del reloj indica cuándo un fichaje ha sido actualizado manualmente, asegurando un historial fiable.
Al revisar los fichajes, puedes consultar el resumen de cada registro, editar o añadir franjas y utilizar los atajos disponibles para añadir o eliminar fichajes rápidamente.
Recuerda que los fichajes aprobados o rechazados no se pueden modificar, garantizando la seguridad y fiabilidad de los registros.
Exporta informes periódicamente en PDF o Excel para conservar un registro accesible y poder compartirlo con el equipo o la dirección.
Supervisa de manera especial a los empleados que trabajan en remoto, asegurándote de que sus registros sean completos y consistentes.
Aprovecha las funciones de control automático: el sistema detecta inconsistencias, como superposiciones de fichajes, y avisa al supervisor para poder corregirlas a tiempo.
Siguiendo estas recomendaciones, podrás gestionar de manera eficiente el control horario de tu equipo, anticiparte a posibles problemas y mantener un historial fiable y conforme a la normativa vigente.