La funcionalidad de Turnos te permite planificar los horarios de trabajo mediante diferentes calendarios. Este artículo tiene dos partes: la primera, para el gestor que crea y publica los horarios; y la segunda, para el empleado que consulta sus turnos asignados.
💎 Para acceder a esta funcionalidad necesitas tener activa la Gema de Equipo Pro.
Para gestores de empleados
Esta parte es para el gestor o responsable que planifica el horario del equipo.
Completar el onboarding de Turnos
La primera vez que accedas a RRHH > Turnos sin ningún turno ni calendario creado, verás una página de bienvenida con dos pasos:
Crear primer turno: define el primer tipo de turno.
Crear primer calendario: crea el primer calendario de equipo.
Cada paso queda marcado como completado en cuanto lo realizas. Cuando completas ambos, Holded te redirige automáticamente a la vista principal de turnos y calendarios.
También puedes saltarte la creación manual e importar directamente los turnos desde una foto o un PDF en la propia pantalla de bienvenida. La IA genera los turnos y el calendario al instante por ti.
Crear un tipo de turno
Los tipos de turno son las plantillas que usas al programar los horarios. Configúralos antes de asignarlos a los empleados en el calendario.
Ve a RRHH > Turnos.
Haz clic en + Nuevo tipo de turno en el panel de tipos de turno.
Introduce un nombre y elige un color.
Activa Horario flexible si el turno no tiene horas fijas, o desactívalo para definir una hora de inicio y una hora de fin.
Haz clic en Guardar.
Desde la ventana de creación o edición de cada tipo de turno puedes Editar, Duplicar o Eliminar.
También puedes crear o editar tipos de turno más adelante desde dentro de un calendario: abre el menú de tres puntos y selecciona Editar turnos.
Verás el listado de tus tipos de turno existentes, editables ahí mismo. Para añadir uno nuevo, parte de una plantilla sugerida (Mañana, Tarde, Noche, Oficina o Flexible) o haz clic en + Turno personalizado para crearlo desde cero.
Al hacer clic en Guardar se aplican a la vez todos los cambios de la lista, tanto los tipos nuevos como los editados.
Crear un calendario de turnos
Los calendarios agrupan a los empleados y los turnos de un período para un centro de trabajo determinado.
Ve a RRHH > Turnos.
Haz clic en + Nuevo calendario.
Introduce un nombre y, si quieres, sube una imagen de portada.
Selecciona los empleados que formarán parte del calendario.
Elige el centro de trabajo asociado.
Haz clic en Guardar calendario.
El calendario se crea en estado Borrador y no es visible para los empleados hasta que lo publicas. Al hacerlo, los empleados asignados verán sus turnos en Mi Zona y recibirán una notificación por e-mail informándoles de que tienen nuevos turnos.
Si creas nuevos turnos en un calendario ya publicado, o editas turnos existentes, estos se guardan también en estado Borrador y no se publican hasta que haces clic en Actualizar.
Cuando actualizas el calendario, los empleados asignados verán los cambios en Mi Zona y recibirán una notificación por e-mail.
Si ya tienes al menos un calendario creado y quieres añadir otro, haz clic en el nombre del calendario actual, en la parte superior de la pantalla, para abrir el selector de calendarios y pulsa + Crear calendario al final de la lista.
☝️ Como atajo, con el foco en la pantalla de Turnos puedes pulsar la tecla N para abrir directamente el formulario de creación.
Además de crearlo manualmente, puedes crear un calendario desde una foto o un PDF de tu horario. Holded detecta automáticamente los tipos de turno y a los empleados, y crea el calendario en estado Borrador para que lo revises antes de publicarlo.
Ve a RRHH > Turnos.
Haz clic sobre el nombre del Calendario principal > Crear calendario.
Sube una foto o un PDF de tu horario.
Revisa los tipos de turno y los empleados que Holded ha detectado.
Confirma la creación.
El calendario se crea en estado Borrador y no es visible para los empleados hasta que lo publicas. Revisa los turnos detectados antes de publicarlo, ya que la detección automática puede contener errores.
Marcar un calendario por defecto
Si gestionas varios calendarios, puedes marcar uno como el que se abre automáticamente al entrar en RRHH > Turnos, en lugar de tener que elegirlo cada vez.
Haz clic en el nombre del calendario, en la parte superior, para abrir el selector. Junto al calendario que quieras, abre su menú de tres puntos y selecciona Marcar por defecto.
El calendario marcado muestra la etiqueta Por defecto en el selector. Solo puede haber uno a la vez: al marcar uno nuevo, se desmarca automáticamente el anterior.
Asignar turnos
Con el calendario y los tipos de turno listos, entra en el calendario para asignar a cada empleado sus turnos.
Entra en el calendario desde RRHH > Turnos.
Localiza la fila del empleado y la columna de la fecha.
Haz clic sobre la celda o sobre el botón + para abrir el panel de asignación.
Revisa el campo de empleado, asigna el tipo de turno, la fecha o el rango de fechas y, si quieres, añade una nota (máximo 1.000 caracteres).
Haz clic en Asignar.
Desde el panel de asignación, además de asignar un turno a un solo empleado, puedes:
Asignar el mismo turno a varios empleados a la vez.
Repetir el turno de forma automática cada día, cada semana o cada mes.
Para mover un turno de día, arrástralo a otra fecha desde la Vista semana. Si quieres asignar el turno a otro empleado, arrástralo a la fila del nuevo empleado desde la Vista día o la Vista semana.
Para eliminar una asignación, haz clic sobre el turno y selecciona Eliminar en la ventana de detalles.
Eliminar varios turnos a la vez
Si necesitas borrar más de una asignación, no hace falta eliminarlas una a una:
Pasa el cursor sobre un turno: aparece una casilla en su esquina superior derecha. Márcala para seleccionarlo.
Repite con cada turno que quieras eliminar. También puedes marcar la casilla de la cabecera de un día para seleccionar de golpe todos los turnos de ese día.
Al seleccionar al menos un turno, aparece una barra en la parte inferior de la pantalla con el número de turnos seleccionados y un botón Eliminar.
Haz clic en Eliminar y confirma en el aviso.
Ten en cuenta que este borrado en bloque elimina exactamente los turnos que marques, sin distinguir si forman parte de una serie recurrente: no te preguntará si quieres borrar solo esa ocurrencia o toda la serie, como sí ocurre al eliminar un turno de forma individual.
Consultar los avisos de conflictos
Si la asignación o edición de un turno se solapa con otro turno del empleado, coincide el mismo día con otro turno (multiturno) o choca con un día no laborable o festivo suyo, verás un aviso con el detalle antes de confirmar. Estos avisos no impiden la creación del turno.
Navegar y filtrar el calendario
Usa la barra de herramientas para modificar la vista:
Alterna entre Vista día, Vista semana y Vista mes en la parte superior de la matriz.
Usa las flechas o el botón Hoy para moverte por el calendario. También puedes usar las flechas del teclado.
Filtra por empleado o por equipo desde los desplegables.
Usa la barra de búsqueda para encontrar empleados por nombre o cargo.
En cada fila de empleado, bajo su nombre, se muestran las horas de turnos planificadas de la semana frente a sus horas contractuales.
Exportar el calendario
Navega hasta el día o la semana que quieras exportar (con las flechas o el botón Hoy). La exportación siempre refleja el rango que tienes visible en pantalla en ese momento.
En la barra de herramientas, haz clic en el icono de descarga (junto al botón de añadir turno y antes de Publicar / Actualizar).
Elige Exportar Excel o Exportar PDF en el menú desplegable.
No hay opción de elegir un rango distinto al que tienes en pantalla: si quieres exportar otro periodo, primero navega hasta él y luego exporta.
Publicar el calendario
Cuando el horario esté listo, publícalo para que tus empleados puedan verlo.
Abre el calendario.
Haz clic en Publicar.
Confirma la acción en el diálogo.
El estado cambia de Borrador a Publicado. Los empleados recibirán una notificación por e-mail y podrán ver sus turnos asignados en Mi Zona.
Puedes seguir editando un calendario publicado. Cualquier cambio se reflejará en Mi Zona de tus empleados cuando hagas clic en Actualizar en la vista del calendario.
Mientras los cambios estén en Borrador puedes descartarlos para volver a la última versión publicada.
Editar o eliminar un calendario
Desde la lista de calendarios en RRHH > Turnos, al pasar el ratón por la fila del calendario, aparecerá un menú de tres puntos con las siguientes opciones:
Editar: modifica el nombre, la imagen o los empleados asignados.
Eliminar: elimina el calendario de forma permanente.
Ten en cuenta que el centro de trabajo no se puede cambiar una vez creado el calendario.
Para empleados
Esta sección está destinada a los empleados que consultan su horario de trabajo.
Tu gestor utiliza Turnos para planificar y publicar el horario del equipo. Cuando un calendario está publicado, tus turnos asignados aparecen automáticamente en la sección Turnos de Mi Zona, donde puedes consultarlos en cualquier momento.
Acceder a tus turnos
Cuando tu gestor publica el calendario de turnos, recibes una notificación por e-mail y puedes verlos en Mi Zona.
Abre Mi Zona.
Ve a la subsección Turnos.
Tus turnos asignados aparecen como bloques de color en los días correspondientes.
Si no ves ningún turno, es posible que tu gestor aún no haya publicado el calendario o que no tengas ningún turno asignado.
Los turnos muestran indicadores de estado:
Borde e icono amarillo: el turno se ha modificado respecto a la versión que viste originalmente.
Turno en gris con borde discontinuo: el turno se ha eliminado.
Consultar el detalle de un turno
Haz clic en cualquier bloque de turno para ver su información:
Nombre del turno: por ejemplo, Mañana, Tarde o Fin de semana.
Hora de inicio y fin: o Horario flexible si no se han definido horas fijas.
Centro de trabajo: la ubicación asociada al calendario.
Notas: información adicional añadida por tu gestor.
Para moverte por el calendario, usa las flechas para cambiar de día o de semana, o las flechas del teclado. Haz clic en Hoy para volver a la fecha actual.
Exportar el calendario
Navega hasta el día o la semana que quieras exportar (con las flechas o el botón Hoy). La exportación siempre refleja el rango que tienes visible en pantalla en ese momento.
En la barra de herramientas, haz clic en el icono de descarga (junto al botón de añadir turno y antes de Publicar / Actualizar).
Elige Exportar Excel o Exportar PDF en el menú desplegable.
No hay opción de elegir un rango distinto al que tienes en pantalla: si quieres exportar otro periodo, primero navega hasta él y luego exporta.