Importar un albarán de venta
En Holded puedes importar tus albaranes, tanto actuales como de fechas anteriores, siguiendo estos pasos:
Haz clic en tu cuenta, arriba a la izquierda, y ve a Importar.
En la categoría de "Inventario", haz clic en "Albaranes".
Haz clic en "Descárgate una muestra del archivo XSLX".
Abre el documento descargado.
Rellena los campos y guarda el documento en formato CSV o Excel.
☝🏼 Si has dejado algún campo en blanco al realizar la importación, siempre podrás informarlo más tarde desde la plataforma.Ve de nuevo a Importar, y, en Inventario, pulsa "Albarán".
Pulsa el botón "Subir archivo" o arrastra el documento sobre la línea punteada.
Confirma la acción.
💎 Activa la gema Inventario para utilizar Albaranes y para una gestión integral de tus productos.
Exportar tu listado de albaranes
Ve a Inventario > Albaranes.
Selecciona la pestaña Albaranes de venta o Albaranes de compra.
Haz clic en icono "Exportar", en la parte superior del listado, y elige si exportar los albaranes en Excel, PDF o por ítems (la opción Exportar ítems te permite exportar los albaranes desglosados por producto).
☝🏼 Los filtros y las fechas seleccionados en el listado, se quedarán guardados en el archivo de descarga.
Exportar el listado de albaranes de un único contacto
Ve a Contactos, y, en el listado, haz clic en un contacto de tu elección.
En el panel lateral, pulsa "Más" para acceder a la ficha.
De entre las pestañas superiores, haz clic en "Albaranes de venta" o "Albaranes de compra".
Haz clic en icono "Exportar", en la parte superior derecha, y elige si exportar los albaranes en Excel, PDF o por ítems.
☝🏼 La opción "Exportar ítems" te permite exportar los albaranes desglosados por producto (un producto por línea, con su SKU correspondiente).
Los filtros y las fechas seleccionados en el listado, se quedarán guardados en el archivo de descarga.
Rellenar los campos de la plantilla de importación
A continuación verás los campos que contiene la plantilla Excel de importación. Aquellos obligatorios se han marcado con un asterisco (*):
Núm. de documento*: incluir en cada línea. Te recomendamos seguir el contenido de muestra.
Formato de numeración: sigue el formato propuesto.
Fecha dd/mm/yyyy*: Introducir en formato dd/mm/yyyy.
Fecha de vencimiento dd/mm/yyyy*: pasada esta fecha el albarán de venta cambiará de estado en Holded.
Descripción: información adicional sobre el albarán.
Nombre del contacto*: incluir el cliente al que va dirigido el albarán.
NIF*: es importante incluir este campo para relacionar el albarán con el contacto.
Dirección: añadir la dirección de facturación del contacto.
Población: ubicación de la dirección del contacto.
Código postal: añadir el código de la dirección de contacto.
Provincia: región donde se sitúa esta dirección.
País: país al que pertenece la dirección.
Concepto*: incluir los nombres de los productos (uno por línea).
Descripción del producto: información adicional del producto introducido.
SKU*: con este campo Holded podrá relacionar los albaranes con productos que ya estén registrados en la plataforma.
Precio unidad*: introducir el precio por producto, sin incluir el impuesto.
Unidades*: añadir el número de unidades para que Holded pueda realizar el cálculo.
Unidades recibidas: incluir el número de unidades recibidas.
Descuento %: añadir el descuento de cada producto por línea.
IVA %*: añadir el % de IVA para el correspondiente ajuste contable. Hay que incluir la key del impuesto que encontrarás en Configuración > Facturación > Impuestos Ejemplo: Si necesitas incluir un IVA 21% deberás indicar la siguiente key: p_iva_21.
Retención %: en el caso de que el albarán contenga una retención adicional. Hay que incluir la key del tipo de retención que encontrarás en Configuración > Facturación > Impuestos.
Rec. de eq. %: indica el recargo de equivalencia, según el IVA del artículo.
Operación: en la columna del documento de Excel tendrás que especificar el régimen con uno de los siguientes valores: intra (intracomunitaria), general (general), impexp (importación / exportación), nosujeto (no sujeto), exento (exento), receq (recargo de equivalencia). Esta información quedará reflejada en Operación en el apartado de Contabilidad del contacto.
Forma de pago: debes incluir la API KEY de la forma de pago. Primero genera la Key desde Configuración > Desarrolladores > + Nueva API Key. Para finalizar, ve a Configuración > Facturación > Formas de pago, y haz clic en la forma de pago correspondiente. En la ventana emergente copia el código API que encontrarás en la parte inferior al lado del símbolo del enchufe.
Tags separados por -: etiquetas o tags empleados para organizar tus documentos. Usa un guion (-) para separarlos.
Nombre canal venta: nombre personalizado donde se agruparán tus albaranes de una misma cuenta contable.
Cuenta canal de venta: Añadir la cuenta de venta para llevar una contabilidad correcta. Se puede encontrar la numeración correspondiente a la cuenta venta desde Configuración > Facturación > Preferencias > Ventas y Compras.
Moneda: especificar la divisa del albarán.
Cambio de moneda: incluirlo si se quiere conservar el cambio del albarán.
Una vez hayas completado los campos de la plantilla, guarda la hoja de cálculo en formato Excel o csv para poder importar la información de forma correcta.
☝🏼 Para asegurar que la importación funciona correctamente, recuerda no dejar celdas vacías entre los números de albarán. Tampoco combines las celdas en la hoja de cálculo.