La integración con Zapier te permite conectar Holded a una gran variedad de aplicaciones a través de la API, sin tener que implementar código, lo que te permite gestionar más eficazmente tu tiempo y acceder a la información que necesitas desde un solo lugar.
Aplicaciones con las que puedes trabajar
Podrás utilizar plantillas de workflows o Zaps que hemos elaborado para que transfieras los datos de tu aplicación de terceros a Holded, y viceversa. Hemos reunido un gran número de apps utilizadas frecuentemente por nuestros clientes, aplicando la lógica necesaria en cada una de ellas para que puedas transferir información fácilmente de una plataforma a otra.
Aunque tendrás que autentificarte en las aplicaciones que vayas a conectar, podrás revisar y modificar los workflows predefinidos siempre que quieras.
A parte de las plantillas, también puedes crear tus propios Zaps para conectar cualquier otra app disponible en Zapier.
Datos que puedes transferir
Actualmente puedes transferir información sobre: Contactos, Oportunidades, Empleados y Documentos (factura de venta, factura de compra, presupuesto, pedido de venta, y ticket de venta).
Los Triggers y Actions en los Zaps
Los Zaps necesitan eventos llamados Triggers y Actions para funcionar.
Trigger (desencadenante): es un evento que inicia un Zap. Una vez que hayas configurado un Zap, Zapier monitorizará ese evento desencadenante. Por ejemplo, digamos que quieres crear un nuevo contacto en Holded cada vez que se crea un nuevo contacto en Hubspot. En este caso, el trigger es la creación de un nuevo contacto en Hubspot, por lo que podemos decir que el trigger es la condición que hace que se inicie todo el proceso.
Actions (acciones): es lo que sucede después de que se produzca el Trigger. En el ejemplo anterior, la acción es el nuevo contacto creado en Holded. En cierto modo, podemos entender las acciones como consecuencias.
Los Zaps siempre requieren un Trigger que puede combinarse con una o más Actions. Este último caso se conoce como multi-step workflows (workflows de varios pasos).
☝🏼 Los usuarios de Zapier necesitan una cuenta de pago para construir multi-step workflow
De forma continua, introducimos nuevos Triggers y Actions para ofrecerte más formas de mover información entre Holded y otras aplicaciones
Integrar Zapier con Holded
Sigue estos pasos para conectar cualquier aplicación soportada por Zapier con Holded:
1. Crear una cuenta en Zapier
Para poder utilizar Zapier, necesitas crear una cuenta para empezar a conectar aplicaciones:
Visita el sitio de Zapier para registrarte.
Después de crear tu cuenta en Zapier, ve a Holded Store > Integraciones.
Selecciona Zapier, y haz clic en "Activar".
2. Configurar tus Zaps usando las plantillas de Holded
Ve a Holded Store > Integraciones.
Haz clic en "Zapier", y pulsa "Activar".
Haz clic sobre el icoco de "Zapier - Configuración" que habrá aparecido en el lateral izquierdo, debajo de Integraciones.
Haz clic en "Configuración" y, en el listado, selecciona la app que te interesa conectar mediante el botón "Use this Zap".
Inicia sesión mediante tu cuenta Google, Facebook, o Microsoft, o bien introduce tus datos y pulsa "Get started free" para empezar el periodo de prueba.
Pulsa el botón "Connect" para conectar tu cuenta en la aplicación de terceros.
Haz clic en "Next" en los siguientes pasos.
Testea tu Zap haciendo clic en "Send Test".
Haz clic en "Next".
Activa tu Zap pulsando el botón "Turn on Zap".
☝🏼 Tanto si utilizas las plantillas proporcionadas por Holded como si creas tus propios Zaps desde cero, tendrás que autentificarte en todas las aplicaciones del workflow, normalmente introduciendo la clave API o API key.
3. Construir Zaps desde cero
Puedes construir tus propios Zaps para conectar cualquier aplicación de terceros soportada por Zapier con tu cuenta de Holded. Esto te permite integrar aplicaciones alternativas que no estén incluidas entre nuestras plantillas, además de la posibilidad de aprovechar al máximo los triggers y actions de tu elección.
Accede a tu cuenta de Zapier.
Haz clic en el botón "Create Zap".
Configura los triggers:
Cuando creas un Trigger en Zapier seleccionando Holded como aplicación significa que cuando una determinada acción tiene lugar en tu cuenta de Holded otra tendrá lugar en la app de terceros que elijas en el paso de Action:
1. Nombra tu Zap.
2. En "1. Trigger > App Event", busca y selecciona Holded.
3. En "Trigger Event", elige la acción que activará el Zap (comprueba los triggers disponibles para Holded explicados a continuación).
4. Haz clic en "Continue".
5. Inicia sesión en Holded y conecta tu cuenta.
☝🏼 Utiliza el enlace proporcionado en la nueva ventana para generar tu clave de API. Copia la API Key en el campo proporcionado y pulsa Yes, Continue para conectar tu cuenta de Holded6. De nuevo en Zapier, pulsa "Continue".
7. En Set up trigger, haz clic en "Continue".
8. En el siguiente paso, selecciona "Test trigger" para validar que la conexión entre Holded y Zapier funciona correctamente.
9. Haz clic en "Continue".
Configura las actions:
Si lo que quieres es que ocurra algo en Holded después de que una determinada acción haya tenido lugar en la app de terceros de tu elección, tienes que seleccionar Holded como la app de Action en Zapier, y la app de terceros como la de Trigger:
1. En 2. Action > App Event, busca y selecciona Holded.
2. Escoge la acción que se ejecutará en Holded desde el menú desplegable en "Action Event" (puedes consultar una explicación detallada de cada una de estas acciones más abajo).
3. Pulsa "Continue".
4. Escoge tu cuenta Holded si ya la has enlazado previamente.
Si aún no tienes una cuenta enlazada, desde el link proporcionado en la nueva ventana, genera tu API Key. Copia la API Key en el campo habilitado y pulsa Yes, Continue para conectar tu cuenta Holded.
5. En Zapier, haz clic en "Continue".
6. Configura los campos requeridos en la sección Set Up action. Usa la información proporcionada en los desplegables en cada campo y pulsa "Continue".
7. En la sección Test action, haz clic en el botón "Test & Continue".
8. En el paso siguiente, pulsa "Turn on Zap" para activarlo.
4. Desactivar Zaps
Para cambiar el estado de tus Zaps:
Accede a tu cuenta en Zapier.
Ve a la sección de Zaps desde tu panel de control.
Emplea el selector para activar o desactivar un Zap en concreto.
☝🏼 Recuerda que sólo podrás conectar Holded con aplicaciones que soporten Zapier.
Si necesitas ayuda extra para orientarte en Zapier puedes consultar esta guía de inicio rápido.
Triggers disponibles para Holded
New Contact (Nuevo contacto): el workflow se iniciará cuando se cree un contacto en Holded.
Los campos personalizados no se transfieren a la aplicación de terceros.
New Deal (Nueva oportunidad): el workflow se desencadenará cuando se genere una nueva oportunidad en Holded.
Ten en cuenta que esto devolverá IDs internos para algunas de las claves (Funnel ID, Stage ID, User ID).
New Sales Invoice (Nueva factura de venta): el workflow comenzará cuando se cree una nueva factura de venta en Holded.
Los campos personalizados no se transfieren a la aplicación de terceros.
New Sales Receipt (Nuevo ticket de venta): el workflow tendrá lugar cuando se prepare un ticket de venta en Holded.
Los campos personalizados no se transfieren a la aplicación de terceros.
New Sales Order (Nuevo pedido de venta): el workflow ocurrirá cuando se genere un nuevo pedido de venta en Holded.
Los campos personalizados no se transfieren a la aplicación de terceros.
☝🏼 Ten en cuenta que estos no ocurren al instante. La acción puede tardar unos 15 minutos en producirse en la aplicación de terceros
Actions disponibles para Holded
Create a Contact (Crear un contacto): cuando se crea un contacto en la aplicación de terceros, éste se crea también en Holded.
Esta acción no comprueba si el contacto ya existe en Holded antes de ser creado
La mayoría de las aplicaciones de terceros no transfieren el código del contacto, que es el campo principal que Holded utiliza para identificar los contactos en la plataforma
Create an Employee (Crear un empleado): esta acción crea un empleado en Holded. Puedes elegir si los empleados creados a través de este Zap deben recibir un enlace de invitación para acceder a Holded o no.
Sólo se transfieren los campos Nombre, Apellido, Email.
Create a Deal (Crear una oportunidad): esta acción creará una oportunidad en Holded. Debes seleccionar el embudo al que quieres enviarla cuando configures el Zap.
Las oportunidades se asignarán siempre a la primera etapa del funnel.
El contacto tiene que asignarse por el ID del contacto. Para obtener este ID, tendrás que combinar esta acción con otra como Find Contact (explicada más abajo).
El campo Fecha de vencimiento debe ser introducido como un unix timestamp. Visita esta web para convertir fechas a este formato específico.
Create a Document (Crear un documento): esta acción creará un documento en Holded. Estos son los documentos soportados: factura de venta, factura de compra, presupuesto, pedido de venta, ticket de venta.
Si quieres asignar un almacén para los movimientos de stock relacionados, es necesario hacerlo al configurar el Zap. Lo mismo ocurre con los canales de venta.
☝🏼 Para que las líneas del documento se formateen correctamente, es necesario introducirlas como partidas. Hay muchas apps que devuelven los valores en el formato correcto, pero, en caso de necesitarlo, existe una herramienta de Zapier llamada Formatter para pasar los valores al formato correcto. Consulta esta guía sobre partidas para saber más sobre este tema.
El contacto tiene que coincidir con el código de contacto. La mayoría de las aplicaciones no lo pasan, lo que hace que Holded cree un contacto cada vez. Por ello, podría ser útil combinar esta acción con la acción Buscar contacto (explicada a continuación).
☝🏼 El campo Fecha de vencimiento funciona con un unix timestamp, mientras que el campo Fecha (fecha de la factura) acepta fechas formateadas. Visita esta página para convertir fechas a este formato específico.
Create Event (Crear un evento): esta acción crea un evento de CRM (actividad) en Holded:
No se puede especificar la duración del evento. El valor por defecto es 1 hora.
El tipo de actividad se tiene que introducir manualmente y debe coincidir con uno de los tipos disponibles en tu cuenta.
☝🏼 El campo de fecha debe ser introducido como un unix timestamp. Visita esta web para convertir fechas a este formato específico.
Find Contact (Buscar un contacto): buscar un contacto es un tipo de acción diferente de las anteriores en el sentido de que realiza una búsqueda. Esto significa que toma un parámetro de búsqueda y te devuelve un contacto coincidente.
Esta acción es muy útil porque se puede combinar con otras acciones como Crear Factura y puede ayudarte a evitar la duplicación de contactos.
Estos son los tres campos que se pueden añadir a tu búsqueda: nombre del contacto, email del contacto, código del contacto (este es el más preciso):
La búsqueda puede no ser completamente precisa: Si tienes varios contactos con el mismo nombre o dirección de correo electrónico, la acción de búsqueda sólo devolverá el primero.
Find or Create Contact (Buscar o crear un contacto): esta acción combina la acción de Buscar Contacto con la de Crear un Contacto. En el caso de que Buscar Contacto no encuentre ningún resultado coincidente, la acción creará un nuevo contacto utilizando los parámetros disponibles.
La acción crear sólo devolverá el ID del contacto. Por ejemplo, si el usuario quiere combinar las acciones Crear Factura y Buscar o Crear Contacto, y Buscar Contacto no devuelve ningún resultado, se creará un nuevo contacto pero la respuesta no contendrá el Código de Contacto por lo que la factura no estará correctamente relacionada con el contacto.
☝🏼 En un escenario como el descrito anteriormente, seguiríamos esta lógica al crear el Zap: Buscar o crear contacto → Buscar contacto → Crear factura.