Amazon: cómo integrarlo con Holded

Automatiza el proceso de importación de tus pedidos de Amazon a tu cuenta Holded

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Escrito por Héctor Emperador
Actualizado hace más de una semana

Esta integración automatiza la importación de pedidos desde tu tienda en línea de Amazon hacia tu cuenta en Holded. Así, los pedidos importados se convierten fácilmente en facturas y albaranes, manteniendo tus registros de ventas y ganancias al día.

Además, al procesar los pedidos, los niveles de inventario se actualizan automáticamente en Holded, ya que los productos se vinculan automáticamente con las ventas en Amazon mediante el SKU.

☝🏼 Esta integración no importa contactos ni productos. Los contactos no se guardan directamente en Holded y se marcan como "Amazon Contact" en la columna de Contacto, pero sí se podrá ver su detalle en las facturas generadas a partir de los pedidos.


1. Activar la integración

  1. Ve a Menú > Holded Store, en la esquina superior derecha.

  2. Utiliza el buscador para encontrar "Amazon"; o bien búscalo desde la pestaña "Integraciones", a la izquierda.

  3. Pulsa "Activar".


    El icono de Amazon aparecerá en el panel de la izquierda, bajo "Integraciones".


2. Configurar la integración

🚨 Para configurar esta integración necesitas un plan Profesional de vendedor en Amazon.

  1. Ve a Menú > Configuración, en la esquina superior derecha.

  2. En el apartado Integraciones, haz clic en "Amazon".

  3. Pulsa el botón "Crear", arriba a la derecha.

  4. Proporciona el Marketplace ID, y haz clic en "Siguiente". Esta acción te llevará a tu cuenta en "Amazon Selle Central".

    ☝🏼 Aunque puedan existir múltiples Identificadores de web (Marketplace IDs) según vendas en distintos países, escoge siempre uno único según el país del marketplace que quieras añadir.

  5. Marca la casilla de autorización para que Holded pueda acceder a los datos de ventas en tu nombre.

  6. Pulsa el botón "Confirmar".

Este último paso te redirigirá a una nueva página de configuración en la que puedes editar las opciones de importación de pedidos de Amazon a Holded, tal y como se detalla a continuación.


3. Editar las opciones de importación de pedidos de Amazon a Holded

Puedes editar las opciones de los marketplace añadidos siguiendo estos pasos:

  1. Ve a Configuración > Integraciones > Amazon, y localiza el marketplace que desees editar.

  2. Pulsa el botón "Edit", a su derecha.

  3. Informa o modifica los siguientes campos:

    • Configuración:

      • Merchant ID: número de vendedor de Amazon. Se rellenará automáticamente al realizar la integración.

      • Marketplace ID: número de marketplace de Amazon. Se rellenará automáticamente al realizar la integración.

    • Pie de página (aparecerá en tus documentos): texto que aparecerá en el PDF del pedido o documento específico.

    • Almacén: almacén que se asignará al documento y del que restará stock al convertir a factura, ticket o albarán.

    • Banco:  banco con el que quedará marcada como cobrada la factura.

    • Opciones:

      • Canal de venta: canal de venta que se asignará al documento. Te servirá para el análisis en informes.

      • Plantilla de email: texto en el mail que recibirán tus clientes al enviar la factura manualmente.

      • Plantilla: formato de plantilla de PDF que se utilizará en los documentos de este marketplace.

      • Idioma: idioma de la plantilla PDF que se utilizará en los documentos de este marketplace.

      • Forzar pedidos por SKU: marca esta casilla si deseas convertir únicamente los pedidos que contienen productos encontrados en Holded a través de su SKU. Los pedidos que incluyan productos no encontrados serán identificados, pero no procesados automáticamente.

    • Numeración documentos: línea de numeración que se utilizará para cada tipo de documento.

      • Facturas.

      • Albaranes.

      • Tickets de venta.

    • Impuestos incluidos: al activar esta opción y seleccionar un impuesto específico, se aplicará dicho impuesto a todos los pedidos del marketplace. Si activas "Impuestos incluidos", no podrás habilitar "Impuestos por país".

    • Impuestos por país: esta opción utiliza el sistema de impuestos por país para el marketplace seleccionado. Si activas "Impuestos por país", no podrás habilitar "Impuestos incluidos" al mismo tiempo.

    • Núm. cuenta contable manual (todos los contactos creados tendrán la misma cuenta).

  4. Haz clic en "Guardar" en la esquina superior derecha de la pantalla.

☝🏼 El descuento de stock solo funciona con productos simples y variantes, no se descontará de forma automática el stock de productos con lote ni packs.

🚨 Si al volver a las opciones de configuración tu pantalla se queda cargando de forma permanente (Loading data from Amazon), significa que alguna de las claves de Amazon no se informó correctamente. En este caso, ve de nuevo a la página de Configuración y vuelve a añadir el marketplace siguiendo los pasos.

💎 Potencia la integración de Amazon activando la gema Inventario, y visualiza, así, pedidos de venta y albaranes, entre otros.


4. Añadir marketplaces adicionales en Holded

Agregar marketplaces adicionales en Holded es crucial si vendes en varios países con diferentes identificadores de la web (Marketplace ID) en Amazon. Cada uno de estos debe ser añadido por separado en tu cuenta Holded para una gestión eficiente:

☝🏼 Antes de incorporar nuevos marketplaces, asegúrate de que el primero esté completamente cargado y se muestre en color verde o azul, no en rojo. Si aparece en rojo, verifica si el último pedido realizado en ese marketplace ocurrió hace meses.

  1. Haz clic en el botón "Crear" que encontrarás en la esquina superior derecha:

  2. Repite el procedimiento detallado en los apartados anteriores:

Es importante asegurarte de que el nuevo marketplace que añadas tenga al menos un pedido. De lo contrario, la carga se quedará en un bucle.

Recuerda que, a diferencia de otros ecommerces, Amazon en Holded no importa productos ni gestiona el stock. Su función principal es importar pedidos de otros marketplaces.


5. Configurar los impuestos por país en Amazon

Antes de comenzar, asegúrate de marcar la casilla "Impuestos por país" en las opciones de edición de los marketplaces añadidos. Esta función está disponible exclusivamente para las cuentas Premium.

5.1. Crear los impuestos

  1. En el panel de Impuestos, pulsa en el botón "Nuevo impuesto", a la derecha.


  2. Rellena los datos requeridos, incluyendo nombre, key, ámbito, tipo, importe %, cuenta de impuestos, cuenta de impuestos (rectificativas), grupo de impuestos, impuesto activo y mostrar este impuesto al crear documentos.

  3. Haz clic en "Crear".

5.2. Asignar los impuestos a las ventas importadas

  1. Desde Impuestos, pulsa en el botón "Impuestos por país", arriba a la derecha.

  2. Selecciona "Añadir país" y elige el país desde el menú desplegable. Haz clic en "Siguiente".

  3. Bajo el país añadido, pulsa el botón "Nueva regla" para nombrarla y seleccionar la sección a la que se asociarán los impuestos.

  4. Escoge los impuestos pertinentes desde el menú desplegable y haz clic en "Guardar".

    Para los pedidos de Amazon cuyo país del contacto coincida con el país seleccionado en esta asignación de impuestos, al convertir el pedido en factura, por ejemplo, se aplicará automáticamente el impuesto seleccionado.

☝🏼 Ten en cuenta que algunos impuestos de países pueden coincidir con los de España. Para asegurar una correcta identificación de las ventas con contactos en España, también deberás generar el impuesto por país para España y asignar el IVA correspondiente.


6. Importar tus pedidos de Amazon

La sincronización con Amazon es automática. Desde la sección de Amazon - Pedidos, puedes acceder al listado de los pedidos importados.

Utiliza la función de búsqueda haciendo clic en el botón de la lupa o filtra los resultados por la columna "Estados" o por fecha para encontrar un pedido específico en todos los marketplaces (ten en cuenta que puede tardar un tiempo en aparecer).

Si no encuentras un pedido en particular o deseas acelerar la importación desde Amazon, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en el botón "Import" que aparece en la parte superior central de la pantalla.


    ☝🏼 Asegúrate de no abandonar la página para evitar interrumpir la importación, ya que Amazon solo permite cargar pedidos cada 160 segundos. Si has seguido correctamente estos pasos, verás tu pedido importado en el listado.

Ten en cuenta que la integración con Amazon no permite importar automáticamente las devoluciones de pedidos.


7. Convertir tus pedidos de Amazon

Puedes convertir tus pedidos de Amazon en facturas, tickets de venta o albaranes automáticamente desde Holded:

  1. En el listado, selecciona uno a varios pedidos marcando la casilla a su izquierda.

  2. En la barra que aparecerá en la parte inferior de la pantalla, pulsa "Convertir".

  3. En la ventana emergente, elige el tipo de documento (factura, ticket de venta, albarán) y asigna una fecha. Haz clic en "Confirmar".

Recuerda:

  • Solo podrás convertir pedidos con el estado "Enviado" (Shipped). No puedes convertir pedidos con los estados Calcelled ni Pending.

  • Solo podrás convertir los documentos una vez. Por ejemplo, si ya has convertido un pedido en albarán, no podrás volver a convertirlo en factura desde Amazon - Pedidos; tendrás que hacerlo desde Inventario > Albaranes.


8. Eliminar un marketplace

Para eliminar un marketplace, sigue estos pasos:

  1. Ve a Configuración > Integraciones > Amazon, y localiza el marketplace que quieras eliminar.

  2. Pulsa el botón "Edit", a su derecha.

  3. Haz clic en el texto rojo "Eliminar" que encontrarás en la parte inferior derecha de la pantalla.


9. Eliminar pedidos importados de Amazon

9.1 Eliminar uno o varios pedidos

  1. Ve a Inventario > Amazon - Pedidos.

  2. En el listado, marca la casilla de los pedidos que quieras eliminar.

  3. En la barra que aparecerá en la parte inferior de la pantalla, pulsa el botón "Eliminar".


    ☝🏼 Solo podrás seleccionar aquellos pedidos con el estado Shipped (enviado).

9.2 Eliminar todos los pedidos de uno de tus marketplaces

  1. Ve a Configuración > Integraciones > Amazon, y localiza el marketplace en el que quieras eliminar los productos importados.

  2. Pulsa el botón "Edit", a su derecha.

  3. Haz clic en el texto rojo "Eliminar pedidos" que encontrarás en la parte inferior derecha de la pantalla.


10. Desactivar la integración con Amazon

  1. Ve a Menú > Holded Store, en la esquina superior derecha.

  2. Desde la pestaña "Integraciones", haz clic en "Amazon".

  3. Haz clic en "Desactivar".

  4. Pulsa "Confirmar".

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