Uno de los requisitos de la ley Antifraude es garantizar la inalterabilidad de las facturas, es por ello que el modo borrador es obligatorio para todas las cuentas con esquema fiscal español. Esta medida existe porque según la ley, una vez aprobada, una factura no puede eliminarse ni modificarse.
El modo borrador permite crear facturas de ventas y compras sin aprobarlas de inmediato. Así puedes revisarlas, hacer cambios y asegurarte de que todo esté correcto antes de que pasen a ser definitivas.
En resumen, cuando una factura está en borrador:
No genera asientos contables.
No tiene numeración.
No aparece en informes, ni modelos de impuestos.
En caso de que incluya productos, el stock se descuenta igualmente.
Cómo se aplica el modo borrador
El modo borrador no funciona igual en todos los casos. Dependiendo de cómo se genere la factura, se aplicará de una forma u otra:
Facturas creadas manualmente: puedes guardarlas como borrador o aprobarlas directamente.
Facturas importadas: siempre se crearán en borrador
Facturas por e-commerce: siempre se crean en borrador y tendrás que aprobarlas en masa después.
Facturas por API: al crear una factura, puedes usar el parámetro
approveDoc: true/falsepara elegir si aprobarlas al generarlas o si crearlas en borrador.Tickets TPV: tanto los tickets como las devoluciones generadas desde el TPV de Holded se aprobarán de forma automática.
Facturas recurrentes: al crear una factura recurrente, tienes tres opciones de generar facturas:
Marcar la casilla Aprobar las facturas automáticamente: las facturas se aprobarán directamente en cuanto se generen.
Marcar la casilla Crear las facturas como borradores automáticamente: las facturas se crearán como borrador para que puedas revisarlas antes de aprobarlas.
Ninguna opción marcada: tendrás que seleccionar las facturas pendientes para convertirlas y aprobarlas manualmente.
Cuentas con el SII activado: de momento no tendrán el modo borrador activado.
Bloquear documentos de venta aprobados
La modalidad Bloquear documentos de venta aprobados asegura que, una vez validada, la factura no pueda modificarse ni eliminarse. Cada vez que apruebes una factura, el botón de aprobación mostrará un icono de candado, señal de que el documento ha quedado bloqueado de forma definitiva.
Modificar o eliminar una factura aprobada
Una vez aprobada, no puedes ni eliminar ni modificar el contenido de la factura directamente. Sin embargo, tienes estas opciones:
Crear una factura rectificativa para corregir la información de la factura original.
Anular la factura y crear una nueva. Al anularla, se eliminará el asiento correspondiente y la factura será visible en el listado marcada como anulada.
☝️ Ten en cuenta que los datos de categorización, como la cuenta contable, los tags, la descripción interna o el proyecto asignado, pueden editarse en cualquier momento, siempre que el periodo contable no esté bloqueado.
Diferencia entre anular y rectificar
Factura anulada
Se utiliza cuando la factura no ha llegado a tener validez. Ejemplos: se aprobó por error, con datos incorrectos antes de enviarla al cliente, o nunca llegó a enviarse.
La factura anulada se mantienen en el listado con el estado anulada.
La numeración de la factura no puede reutilizarse y deberás crear una nueva factura con numeración diferente.
Factura rectificativa
Se utiliza cuando la factura ya fue enviada al cliente o declarada y es necesario corregir un error (importe, base imponible, impuestos, etc.).
La factura rectificativa siempre hace referencia a la original.
Puedes rectificar total o parcialmente la factura original.
Se genera como una factura de abono.