Obligatoriedad y activación
¿Es obligatorio activar Verifactu?
No, el uso de Verifactu no es obligatorio, pero sí lo es cumplir la Ley Antifraude. Esta ley exige que todas las facturas cumplan los principios de integridad, trazabilidad e inalterabilidad. Desde la fecha de aprobación, una factura no puede modificarse ni eliminarse.
Verifactu es el sistema incluido dentro de la Ley Antifraude. Permite enviar automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria, generando un código QR y un identificador VFAC para cada factura. Su uso automatiza el cumplimiento de la ley y reduce errores. La normativa establece plazos claros:
Empresas: antes del 1 de enero de 2027.
Personas físicas: antes del 1 de julio de 2027.
¿Puedo desactivarlo una vez activado?
No se puede desactivar de forma inmediata. Una vez emitida la primera factura, debes mantenerlo activo durante el ejercicio fiscal correspondiente.
Tipos de documentos y alcance
¿Qué tipos de documentos se envían con Verifactu?
Solo se envían facturas emitidas, incluidas las rectificativas y simplificadas. No se aplica a proformas, presupuestos ni facturas de compra.
¿Se deben enviar también facturas fuera de España?
Sí. Todas las facturas emitidas deben cumplir la Ley Antifraude, independientemente del país del cliente.
¿Qué pasa con las facturas simplificadas sin NIF del cliente, como los tickets de venta?
Se pueden enviar sin problema. El campo Contacto no es obligatorio y la factura no será rechazada.
Envío y flujo de facturas
¿Cuándo y cómo se envían las facturas a la AEAT?
Al aprobar la factura en Holded con Verifactu activo, se envía automáticamente a la AEAT, que asigna un código QR y un identificador VFAC.
¿Se envían automáticamente al aprobarlas?
Sí. Las facturas se envían únicamente una vez aprobadas.
¿Qué pasa si mi gestoría ya presenta las facturas?
Si tu gestoría se encarga de presentar las facturas, es importante que aclares con ellos quién realiza el envío a la AEAT y desde qué software lo harán. En caso de que uses Holded únicamente para llevar el control de tus facturas, pero no realices el envío a la AEAT desde Holded (porque lo hace la gestoría o tú mismo desde otro software), deberás marcar las facturas como “exento” en Verifactu.
¿Se puede usar más de un software de facturación?
Sí, pero si utilizas dos o más softwares de facturación deberías asegurarte de no registrar la misma factura en más de un software para evitar duplicidades en AEAT.
¿Se puede trabajar con borradores antes de enviar a la AEAT?
Sí. Al activar Verifactu, se habilita la modalidad de ventas en borrador automáticamente. Las facturas se envían solo al aprobarlas.
¿Se puede automatizar también el envío al cliente?
En las facturas recurrentes se puede automatizar el envío al cliente.
Facturas: modo borrador, anuladas y rectificativas
¿Puedo modificar una factura ya aprobada?
No. Una vez enviada, la información esencial de la factura (número, fecha, importe o datos del emisor y receptor) no puede modificarse. Sin embargo, sí puedes actualizar otros campos que no afectan a la validez fiscal, como la categorización contable o las etiquetas internas de gestión, sin necesidad de anular ni crear una factura rectificativa.
¿Qué diferencia hay entre una factura anulada y una factura rectificativa?
La factura anulada se usa cuando la factura no ha tenido validez (por ejemplo, si se creó por error o con datos incorrectos antes de enviarla al cliente) y aparece en el libro de facturas emitidas. Su numeración no puede reutilizarse, por lo que deberás crear una nueva factura. Además, ten en cuenta que al anular una factura se elimina el asiento contable de dicha factura.
En cambio, la factura rectificativa se usa cuando la factura ya fue enviada, cobrada o declarada y es necesario corregir un error (importe, base imponible, impuestos, datos del cliente, etc.). Siempre hace referencia a la factura original, se puede rectificar total o parcialmente los importes y se genera como una factura de abono, ajustando la contabilidad y el IVA. La factura rectificativa aparecerá en el listado de facturas emitidas y, una vez generada, se creará un asiento contable nuevo en sentido inverso al asiento inicial de la factura. Por último, ten en cuenta que la factura rectificativa también puede anularse y en ese caso, también la verás en el libro de facturas emitidas.
¿Cuándo debo anular una factura y cuándo debo rectificarla?
La acción correcta depende de si la factura ya ha sido enviada o no al cliente (y, por tanto, si puede haber sido comunicada a Hacienda):
Si la factura ya se ha enviado al cliente, lo adecuado es rectificarla. La rectificativa genera un nuevo documento que corrige la información y debe enviarse también al cliente. Además, si la factura original se ha comunicado a Hacienda, la rectificativa permitirá corregirla de forma adecuada.
Si la factura aún no se ha enviado al cliente, puedes anularla sin problema. En este caso no se genera un nuevo documento y el cliente nunca verá esa factura. La anulación simplemente deja constancia de que esa factura existe, pero está anulada.
¿Qué diferencia hay en el portal del cliente entre una factura anulada y una factura rectificativa?
En el portal del cliente, la visualización de los documentos cambia según el tipo de corrección realizada:
Factura anulada: no aparece en el portal del cliente. Al no haberse enviado ni registrado en su contabilidad, el cliente final no llega a verla.
Factura rectificativa: en este caso, sí aparecen ambos documentos: la factura original y la rectificativa. Esto es necesario para que el cliente conozca la corrección y pueda registrar la rectificativa adecuadamente en su contabilidad.
¿Por qué las facturas rectificativas anuladas siguen apareciendo en el Libro de facturas emitidas?
Las facturas rectificativas aparecen en el Libro de facturas emitidas incluso cuando su estado es “anulado”, y esto es completamente correcto. Al registrarse en el libro, ese número de factura queda documentado como anulado, lo que garantiza la trazabilidad y evita saltos en la secuencia numérica. Por este motivo, el número no puede volver a utilizarse, ya que ya forma parte del libro y la numeración debe permanecer correlativa y sin huecos.
¿Qué ocurre al anular una factura con o sin Verifactu o exenta?
Si al crear la factura no estabas acogido a Verifactu o estaba marcada como exenta, al anularla deja de tener efectos contables y fiscales, y debes crear una nueva factura con un número distinto.
La factura anulada con Verifactu sigue apareciendo en AEAT con estado anulada. El resto de efectos es igual que en el caso sin Verifactu: permanece en Holded, no puedes reutilizar el número, y sí aparece en el Libro de facturas emitidas.
¿Qué es el modo borrador y cómo funciona?
El modo borrador permite crear una factura sin aprobar. Es útil si quieres revisar, completar información o validar datos antes de que se envíe al cliente o registre. El comportamiento depende del origen de la factura:
las facturas creadas manualmente puedes guardarlas como borrador o aprobarlas directamente,
las facturas importadas desde el Excel, se crean siempre en modo borrador,
las facturas de e-commerce se generan en borrador y tendrás que aprobarlas en masa,
las facturas por API puedes decidir si aprobarlas al crearlas o dejarlas en borrador (recuerda que en el campo ‘appoveDoc’ debes escoger true o false. True: crea y aprueba la factura, mientras que False crea el borrador de la factura.
los tickets, las devoluciones (TPV) y las facturas recurrentes se aprueban automáticamente.
Si tengo modo borrador, ¿tengo Verifactu activado por defecto?
No. Para activar Verifactu, tienes que acceder a Configuración> Facturación> Conformidad y completar el apartado de Verifactu.
¿El modo borrador es lo mismo que Verifactu?
No. El modo borrador es obligatorio para todas las cuentas de Holded con base en España (con excepción de aquellas acogidas al SII) y es solo uno de los requisitos de la Ley Antifraude.
Si tengo Verifactu, ¿tengo modo borrador activado por defecto?
Sí.
¿Por qué no puedo editar o eliminar una factura aunque no tenga Verifactu activo?
Aunque no tengas Verifactu activo, las facturas solo se pueden editar mientras estén en modo borrador. Este modo permite crear facturas de ventas y compras sin aprobarlas de inmediato, para que puedas revisarlas y hacer cambios antes de que se conviertan en definitivas.
¿Qué pasa si me confundo al indicar los datos básicos de facturación (cliente, importe, etc) y necesito anular una factura?
Si aún no has enviado el documento al cliente, puedes anular la factura. De esa manera, dejará de tener efectos contables y fiscales y cumplirás con la ley. Y, una vez anulada la factura, podrás crear una nueva con los datos correctos y un número nuevo de factura.
Código QR y factura electrónica
¿Es obligatorio incluir el código QR en todas las facturas?
Sí. El código QR debe aparecer en todas las facturas, independientemente de si Verifactu está activado o no.
¿Cómo se genera y dónde se coloca el QR?
La AEAT lo asigna automáticamente y aparece en el margen superior de la factura.
¿El QR aparece solo si Verifactu está activado?
El QR aparece en el sistema Verifactu y no Verifactu.
¿Dónde debe colocarse el código QR y qué tamaño debe tener?
Según el Real Decreto 1007/2023, el código QR tributario debe aparecer al inicio de la factura, en una posición visible y destacada, antes del contenido. Su tamaño debe estar entre 30×30 mm y 40×40 mm para garantizar una lectura uniforme. En Holded, esta ubicación y tamaño se aplican automáticamente, cumpliendo con la normativa sin que tengas que configurarlo manualmente.
Certificado electrónico
¿Es obligatorio tener un certificado digital?
Sí. Para enviar facturas digitalmente con Verifactu es necesario disponer de un certificado electrónico válido.
¿Puedo usar el certificado de mi asesoría?
No. Actualmente, debes utilizar el certificado asociado a tu cuenta de Holded.
¿Puedo usar el certificado por defecto de Holded?
Sí. Si no subes tu propio certificado, Verifactu utilizará automáticamente el certificado que te ofrece Holded.
¿Qué seguridad brinda Holded al almacenar el certificado?
El certificado se guarda cifrado. Solo los usuarios autorizados pueden usarlo para enviar facturas a la AEAT.
¿Cómo se hace para usar el certificado electrónico que ofrece Holded?
Ve a Configuración > Facturación > Conformidad. Acepta los Términos y condiciones y Verifactu quedará activado automáticamente.
¿Cómo se hace para subir mi certificado electrónico a Holded?
Ve a Configuración > Facturación > Conformidad. Haz clic en Subir certificado y selecciona el archivo desde tu dispositivo. Comprueba que tus permisos de usuario permitan acceder a Verifactu y aprobar facturas y asegúrate de que la fecha y hora de tu sistema sean correctas.
Integraciones y software externo
¿Cómo afecta Verifactu si uso otro software como Shopify, Prestashop, Stripe, Zoho, etc.?
Las facturas se envían automáticamente según la configuración de borrador o aprobación.
¿Qué pasa si las facturas se generan fuera de Holded y se importan?
Se importan como borrador. Debes aprobarlas para enviarlas a la AEAT.
¿Tengo que completar los campos de Verifactu manualmente en cada factura?
No. Puedes crear reglas automáticas desde Configuración > Conformidad.
Casos especiales y exenciones
¿Debo activar Verifactu si ya estamos en el SII o TicketBAI?
No necesitas activar Verifactu si tu actividad ya está cubierta por estos sistemas, pero recuerda indicar que tu empresa está exenta en el apartado de Conformidad.
¿Cómo se configura Verifactu para empresas exentas de IVA o con regímenes especiales?
Debes indicar el motivo de exención al activar Verifactu en Configuración > Facturación > Conformidad.
¿Qué ocurre con ventas a clientes extranjeros o sin NIF?
Todas las facturas deben enviarse a la AEAT. Las simplificadas sin NIF se aceptan sin problemas.
¿Cómo afecta Verifactu si tengo doble actividad en Holded?
No hay problema si los datos fiscales son los mismos para ambas actividades.
He solicitado la activación de Verifactu y no está activa. ¿Qué sucede?
En Holded, enviamos las activaciones de Verifactu después de revisar tu cuenta. Si tu cuenta tiene asociada un e-commerce o has utilizado plantillas personalizadas para tus facturas, estamos trabajando para adaptar estos casos a los requisitos de la Agencia Tributaria. En cuanto esté disponible, recibirás la notificación de activación, con suficiente antelación para cumplir con la Ley Antifraude y Verifactu.
¿Si tengo Verifactu activado e importo facturas previas a la activación de Verifactu se envian a AEAT también?
No. En caso de que tengas Verifactu activado e importes facturas o tickets de venta con fecha anterior al periodo de activación de Verifactu, las facturas importadas se generarán como borrador y cuando las apruebes no se enviarán a AEAT siempre y cuando tengan una fecha anterior al periodo de activación de Verifactu.
Recuerda que estos documentos solo generarán asiento contable, número de factura y aparecerán en los informes una vez aprobadas. Una vez aprobadas no podrán ser editadas o eliminadas, deberás anular o rectificar el documento.
Contabilidad y control interno
¿Se pueden modificar cuentas contables tras aprobar una factura?
No, una vez aprobada, la información contable queda bloqueada y no puede modificarse. Sin embargo, sí es posible editar la cuenta contable asociada para fines de gestión interna.
¿Se envían los asientos contables a la AEAT?
No. Solo se envían los datos fiscales de la factura.
¿Cómo afecta Verifactu si solo uso Holded para control interno?
Permite cumplir la Ley Antifraude y mantener un registro completo de todas las facturas emitidas.