1. Comprende la obligatoriedad
La Ley Antifraude establece que todas las facturas emitidas deben cumplir los principios de integridad, trazabilidad e inalterabilidad. Esto significa que, desde la fecha de aprobación, una factura no puede modificarse ni eliminarse.
Verifactu, el sistema contemplado dentro de la ley, permite enviar automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria, generando un código QR y un identificador VFAC para cada factura.
La normativa establece plazos claros: las empresas deben adaptarse antes del 1 de enero de 2027, y las personas físicas antes del 1 de julio de 2027. En Holded ya puedes activar Verifactu, lo que te permite probar el sistema con tiempo suficiente.
Activar Verifactu desde Holded te permite cumplir la ley de forma sencilla y automatizada, evitando errores y optimizando tu facturación. Si decides acogerte a "No Verifactu", pronto también podrás hacerlo a través de Holded, pero con Verifactu todo te será más fácil y seguro.
2. Activa Verifactu
Verifactu permite enviar automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria, generando un código QR y un identificador VFAC. Para activar Verifactu en Holded:
Realiza la activación en Holded: en el apartado Configuración Ley antifraude, haz clic en "Configurar"
Indica si tu empresa está "Obligada" o "Exenta".
Si tu empresa está "Obligada" podrás escoger entre Activar Verifactu o No activar Verifactu.
¡Y listo!
☝️ Si tienes una cuenta con ecommerce, podrás solicitar la activación de Verifactu, pero el proceso es diferente. Una vez enviada la solicitud, el equipo de Holded revisará tu caso y, cuando todo esté preparado, te avisaremos para que puedas a usar Verifactu con confianza.
3. Configura certificados y permisos
Activar Verifactu requiere un certificado electrónico válido y los permisos de usuario adecuados. Puedes usar el certificado de Holded por defecto o subir tu propio certificado electrónico.
Para aceptar el uso del certificado de Holded, sigue estos pasos:
Dirígete a Configuración > Facturación > Conformidad.
Configura la activación: al hacerlo, se te pedirá aceptar los Términos y Condiciones (TyC).
Acepta los TyC: aquí se indica que, si no subes ningún certificado, se utilizará automáticamente el certificado de Holded por defecto. Este paso es obligatorio para poder usar Verifactu.
Una vez aceptados los TyC, Verifactu quedará activado.
Para subir tu certificado, sigue estos pasos:
Dirígete a Configuración > Facturación > Conformidad.
Hacer clic en Subir certificado y seleccionar el archivo desde tu dispositivo.
Comprueba que los permisos de usuario permitan acceder a Verifactu y aprobar facturas.
Asegúrate de que la fecha y hora del sistema sean correctas.
Por último, ten en cuenta que:
Si eliminas tu certificado o la relación con Verifactu, se volverá a usar automáticamente el certificado de Holded.
Asegúrate de que tus permisos de usuario permitan acceder a Verifactu y aprobar facturas, y que la fecha y hora de tu sistema sean correctas.
Para más detalle sobre la configuración consulta el artículo Verifactu: configurar.
4. Define reglas de automatización
Las reglas automáticas agilizan la preparación de facturas y reducen errores. Para configurarlas sigue estos pasos:
Accede a Conformidad > Reglas Verifactu.
Define valores por defecto según país y tipo de documento.
Asigna campos automáticos como: clave de operación, descripción de la operación, tipo de IVA.
Revisa las reglas aplicadas antes de aprobar facturas en borrador.
Si quieres saber más, consulta el artículo Verifactu: cómo funcionan las reglas y para qué sirven. Allí, aprenderás a aprovechar las reglas predefinidas y comprenderás cuándo crear una regla nueva.
5. Planifica flujos de facturación
Preparar tus flujos permite un envío eficiente a la AEAT. Algunas recomendaciones para ello son:
Decide si las facturas recurrentes se generan en modo borrador para revisión o se aprueban automáticamente.
Integra ventas de e-commerce, recurrentes y facturas importadas desde Excel o API.
Mantén un registro de facturas rectificativas y anulaciones.
Coordina la numeración y la secuencia para cumplir la Ley Antifraude.
6. Revisar datos antes de enviar
Antes de aprobar una factura, comprueba todos los datos para evitar errores con la AEAT. Los pasos para revisar una factura son:
Abre la factura desde Ventas > Facturas.
Accede a Verifactu para consultar los campos adicionales.
Comprueba los datos del cliente: tipo de ID, nombre, dirección y país.
Verifica información de la factura: fecha, tipo, conceptos, subtotales e impuestos.
Revisa campos por ítem: descripción, IVA y recargo de equivalencia.
Confirma que las reglas automáticas se aplican correctamente.
Guarda y verifica antes de aprobar.
Las facturas en borrador permiten revisar datos sin enviarlas a la AEAT. Una vez aprobada, solo se pueden modificar mediante rectificativa.
7. Buenas prácticas para evitar sanciones
Al definir tu situación frente a la Ley Antifraude (obligado o exento), asegúrate de consultar con tu asesor para evaluar tu caso específico.
Ten en cuenta que una configuración incorrecta podría generar sanciones conforme a la normativa vigente. Asegúrate de realizar cada paso correctamente.
8. Las ventajas de anticiparse a Verifactu
Activar y configurar Verifactu en Holded ofrece los siguientes beneficios concretos:
cumplimiento legal sencillo y automatizado,
reducción de errores y rechazos de la AEAT,
ahorro de tiempo en la gestión de la facturación,
flujo unificado para ventas recurrentes, e-commerce y facturas importadas, y
control y trazabilidad de todos los registros de facturación.