A continuación, te explicamos los pasos para configurar tu cuenta en relación a la ley Antifraude y activar Verifactu en Holded. Además, aprenderás a subir tu certificado electrónico, automatizar los campos de tus facturas y aprobarlas correctamente. El proceso es sencillo, se realiza una sola vez y te prepara para emitir tus facturas de manera segura y organizada.
Paso 1. Configurar la cuenta y activar Verifactu
En Holded te ofrecemos la posibilidad de activar Verifactu antes de la fecha obligatoria prevista para que puedas adaptarte a la nueva normativa con tu ritmo. Para empezar:
En la sección Configuración Ley Antifraude, haz clic en Configurar
Indica si tu empresa está obligada o exenta de cumplir con la ley y pulsa Siguiente. Si tu empresa está exenta, selecciona el motivo entre los disponibles.
Si está obligada, selecciona Verifactu. Una vez tu cuenta esté activa, prueba el sistema emitiendo facturas en borrador.
☝️ Ten en cuenta que al activar Verifactu:
La activación definitiva ocurre al emitir tu primera factura.
La opción de facturas en modo borrador se habilita automáticamente.
Las facturas aprobadas quedan bloqueadas para garantizar trazabilidad.
Debes mantener Verifactu activo hasta el 31 de diciembre del año siguiente.
En el apartado de conformidad puedes acceder a nuestra declaración responsable. Ve a Conformidad>Facturación>Conformidad.
Paso 2. Configura certificados y permisos
Activar Verifactu requiere un certificado electrónico válido y los permisos de usuario adecuados. Puedes usar el certificado de Holded por defecto o subir tu propio certificado electrónico.
Para aceptar el uso del certificado de Holded, sigue estos pasos:
Dirígete a Configuración > Facturación > Conformidad.
Configura la activación: al hacerlo, se te pedirá aceptar los Términos y Condiciones (TyC).
Acepta los TyC: aquí se indica que, si no subes ningún certificado, se utilizará automáticamente el certificado de Holded por defecto. Este paso es obligatorio para poder usar Verifactu.
Una vez aceptados los TyC, Verifactu quedará activado.
Para subir tu certificado, sigue estos pasos:
Dirígete a Configuración > Facturación > Conformidad.
Hacer clic en Subir certificado y seleccionar el archivo desde tu dispositivo.
Comprueba que los permisos de usuario permitan acceder a Verifactu y aprobar facturas.
Asegúrate de que la fecha y hora del sistema sean correctas.
Por último, ten en cuenta que:
Si eliminas tu certificado o la relación con Verifactu, se volverá a usar automáticamente el certificado de Holded.
Asegúrate de que tus permisos de usuario permitan acceder a Verifactu y aprobar facturas, y que la fecha y hora de tu sistema sean correctas.
Paso 3. Crear reglas para automatizar Verifactu
Las facturas con Verifactu incluyen campos adicionales obligatorios. Para agilizar su cumplimentación, realiza lo siguiente:
¿Cómo crear una regla?
En el apartado Configurar los valores por defecto, haz clic en Añadir nueva regla.
Escribe un nombre para la regla.
Selecciona el tipo de documento donde se aplicará la regla.
Define el país, ya sea España, la UE o fuera de ella.
Configura los valores y haz clic en Guardar.
¿Qué valores puedes automatizar?
Por contacto:
Tipo de ID del cliente/proveedor.
Clave de operación (régimen fiscal).
Tipo de operación (bienes o servicios).
Por factura:
Descripción de la operación, que se aplicará automáticamente según el tipo de documento y país definidos.
Por ítem:
Holded usará los datos de las líneas de factura (concepto, subtotal, impuestos, etc.).
El sistema detectará si el IVA es exento, no exento o no sujeto.
La causa del IVA debe seleccionarse manualmente desde el desplegable.
Para más información, consulta el artículo Verifactu: las reglas de automatización caso por caso.
Paso 4. Revisar y aprobar facturas
Antes de enviar la factura a Hacienda:
Abre la factura en Ventas>Facturas.
Comprueba los datos del cliente, fecha, tipo de operación, conceptos e impuestos.
Revisa los valores aplicados por las reglas automáticas.
Guarda y aprueba la factura.
Por último, ten en cuenta que:
Las facturas en borrador permiten revisar la factura antes de aprobarla y enviarla a AEAT. Una vez aprobada ya no es posible editar la mayoría de campos del documento, pero todavía podrás anular o rectificarla.
El código QR tributario automático en Holded se aplica de forma automática, garantizando el cumplimiento legal del Real Decreto 1007/2023, donde se establece que el código QR debe situarse al inicio de la factura, en una posición visible y con un tamaño entre 30×30 mm y 40×40 mm.
Casos especiales
1. Negocios con TPV: configuración
Si utilizas Verifactu junto con el Punto de Venta (TPV), hay algunos pasos adicionales que debes seguir para que el sistema funcione correctamente. Deberás crear dos reglas de conformidad específicas y revisar la configuración de tu cuenta antes de emitir tus primeros tickets. Aprende cómo hacerlo aquí.
2. Empresa obligada pero sin Verifactu
En el momento de la configuración, selecciona No activar Verifactu. Ten en cuenta que debes cumplir integridad, trazabilidad e inalterabilidad según la ley y que las facturas se emiten normalmente con QR pero no se envían automáticamente a Hacienda.
3. Empresa exenta de la Ley Antifraude
En el momento de la configuración, selecciona Exenta y especifica el motivo. No es necesario activar Verifactu ni aplicar restricciones adicionales.
4. Cuentas con ecommerce y plantillas personalizadas
Si tu cuenta tiene un e-commerce o utilizas plantillas personalizadas, estamos adaptándolas a los últimos requisitos de la Agencia Tributaria para utilizar Verifactu correctamente. Recibirás la notificación de activación de Verifactu antes de que sea obligatorio y podrás cumplir con la ley antifraude sin preocupaciones.