Crear una factura de compra

Aprende a crear una factura de gastos. Estos pasos son válidos también para crear un ticket de compra.

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Escrito por Camilla
Actualizado hace más de una semana

Antes que nada:

  1. Haz clic en Nueva compra arriba a la derecha o pulsa la tecla N

Al crear una factura de gasto podrás distinguir cuatro áreas con los mismos campos tanto para una compra, como para un ticket o factura de compra simplificada.

Algunos campos, como los impuestos o las cuentas contables, se completarán de forma automática siguiendo un orden de prioridad: antes las preferencias del contacto, después las del producto y finalmente las de la empresa.

1. Información básica

  • Selecciona el contacto que emite la factura.
    Si no está registrado, puedes escribir su nombre y hacer clic en + Añadir para crear uno nuevo

  • El número de documento lo proporciona el proveedor

  • El campo del número interno se completa automáticamente según lo que has configurado en las Preferencias de facturación

  • La fecha es por defecto la hodierna, mientras la de vencimiento la estableces tú

  • Puedes añadir la Fecha de deducción haciendo clic en el campo fecha emisión y seleccionando fecha contable

2. Adjunta el archivo de gasto

Al contabilizar el gasto en Holded, puedes adjuntar un archivo para tenerlo documentado.

  1. Haz clic sobre Selecciona o arrastra un documento

  2. Arrastra el documento que corresponda o escógelo desde la ventana emergente

3. Datos obligatorios

  • En el campo concepto, añade los productos o servicios que quieras incluir. Puedes seleccionar artículos ya existentes o crear nuevos escribiendo el nombre y pulsando en el icono +. Si el producto tiene más de un precio de compra asignado, se le aplicará el precio vinculado para el contacto.

  • Añade una descripción

  • Establece cantidades, precios e impuestos, el importe total se calculará automáticamente.

4. Campos adicionales

  • Escribe un mensaje visible en la factura si lo necesitas y añade los Campos personalizados

  • Asigna una cuenta contable de ventas y añade Tags

  • Vincula un Proyecto para seguir su facturación

Verifica que toda la información esté correcta y haz clic en Guardar para aprobarla de inmediato o en Guardar como borrador si has activado el modo borrador.

Añadir líneas, títulos y escanear productos

Puedes añadir a tu factura una nueva línea, agrupar conceptos por títulos, añadir suplidos e incluso escanear productos, abriendo el desplegable justo debajo del campo sobre el importe total.

El documento generado se abrirá automáticamente para que puedas visualizarlo y llevar a cabo las acciones imprescindibles, como añadir pagos.


Opciones avanzadas

Algunos detalles de tu factura de compra vienen predefinidos según lo que has configurado. Sin embargo, desde el menú de Opciones puedes personalizar tu factura dependiendo del momento.

  • Numeración
    Selecciona si quieres utilizar la numeración predeterminada o escribir una manualmente

  • Descuento

    Rellena la casilla con el % que quieras descontar y se aplicará al total de la factura.

  • Moneda
    Selecciona la moneda que aparecerá en la factura desde el menú desplegable. Al elegir una divisa diferente a la que está asignada en la cuenta de la empresa, se aplicará el cambio correspondiente al día de hoy. Si lo necesitas, puedes editar el cambio manualmente.

  • Modo Documento

    Esta función está deshabilitada para compras, ya que no se genera un PDF al contabilizarlas.

  • Factura

    En caso de desactivar esta opción desaparecerán los campos de Descuento y Fecha de vencimiento.

  • Cuenta por ítem

    Activa la casilla para poder asignar una cuenta de gasto por línea de factura.

  • Tags por ítem

    Activa la casilla para poder asignar un tag por línea de factura.

  • Descuento por producto

    Al activar esta opción se añadirá una nueva columna en la tabla donde aplicar un descuento para cada línea de producto.

  • Mostrar todas las cuentas

    Esta opción te permitirá añadir cualquier cuenta contable

  • Campos de factura-e/SII

    Al abrir estos enlaces podrás rellenar los campos necesarios para tramitar tus compras a los órganos administrativos correspondientes.


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