Antes de nada:
Accede a Compras>Facturas
Haz clic en Nueva compra arriba a la derecha o pulsa la tecla N
Tanto al crear una factura de compra como un ticket o factura de gasto simplificada, te encontrarás con un mismo diseño donde podrás distinguir cuatro áreas: una sobre la información fiscal, otra sobre las líneas de conceptos, precios e impuestos, un área donde completar los datos sobre las cuentas contables y, por último, una sección donde subir el archivo o comprobante de gasto correspondiente.
Algunos campos, como los impuestos o las cuentas contables, se completarán de forma automática siguiendo un orden de prioridad: antes las preferencias del contacto, después las del producto y finalmente las de la empresa.
1. Información fiscal
Selecciona el contacto que emite la factura. Si no está registrado, puedes escribir su nombre y hacer clic en + Añadir para crear uno nuevo
El número de documento lo proporciona el proveedor
El campo del número interno se completa automáticamente según lo que has configurado en las Preferencias de facturación
La fecha es por defecto la hodierna, mientras la de vencimiento la estableces tú
Puedes añadir la Fecha de deducción haciendo clic en el campo fecha emisión y seleccionando fecha contable
2. Concepto, precios e impuestos
En el campo concepto, añade los productos o servicios que has adquirido. Puedes seleccionar artículos ya existentes o crear nuevos escribiendo el nombre y pulsando en el icono +. Si el producto tiene más de un precio de compra asignado, se le aplicará el precio vinculado a la ficha del contacto.
Añade una descripción
Establece cantidades, precios y selecciona el impuesto correspondiente. Puedes gestionar los tipos de impuesto disponibles en este apartado.
Para reportar un descuento, haz clic + Añadir descuento, marca la casilla correspondiente, sea sobre el producto o sobre el total, y añade el porcentaje a descontar
El importe total se calculará automáticamente
Si lo necesitas, puedes escribir un mensaje visible al final de la factura y añadir aquellos campos personalizados previamente establecidos
Añadir líneas, suplidos, títulos y escanear productos
Puedes añadir a tu factura de compra una nueva línea, agrupar conceptos por títulos, añadir suplidos e incluso escanear productos, abriendo el desplegable justo debajo del campo sobre el importe total.
3. Cuentas contables y categorización
Asigna una cuenta contable de gastos. Si lo necesitas, puedes vincular cuentas distintas a las líneas de tu factura de compra marcando la casilla Cuenta por concepto
Añade Etiquetas para clasificar mejor tus documentos. También puedes diversificar los tags marcando la casilla Etiquetas por conceptos
Vincula un Proyecto para seguir su facturación con más facilidad
4. Adjunta el archivo de gasto
Al registrar el gasto en Holded, puedes adjuntar un archivo o comprobante para tenerlo documentado.
Haz clic sobre Selecciona o arrastra un documento
Arrastra el documento que corresponda o escógelo desde la ventana emergente
Para aprobar de inmediato la compra haz clic en Guardar arriba a la derecha. Si has activado el modo borrador, pulsa en Guardar como borrador y aprueba el gasto en un segundo momento.
Opciones avanzadas
Algunos detalles de tu factura de compra vienen predefinidos según lo que has configurado. Sin embargo, desde el menú de Opciones puedes personalizar tu factura dependiendo del momento.
Numeración
Selecciona otra numeración o asigna un número de forma manual. Recuerda que puedes configurar la numeración de tus facturas en la sección formato de documentos de este apartado
Tarifa
Elige una tarifa alternativa a la que has asignado como principal. Aprende como configurar tarifas aquí
Moneda
Al elegir una divisa diferente a la que está asignada en tu cuenta de Holded, se aplicará el cambio correspondiente al día de hoy. Si lo necesitas, puedes editar el cambio manualmente.Mostrar todas las cuentas
Al deshabilitar esta opción no podrás vincular más de una cuenta contable a tu factura
Es una factura de compra
Deshabilita esta opción si lo que estás creando en un ticket de gastos o una factura de compra simplificada
Campos del SII
Para llevar a cabo la correcta gestión de tus envíos al SII, es necesario acceder al menú Opciones, seleccionar SII, y completar todos los campos necesarios para tramitar tus gastos a las Haciendas forales u órganos administrativos pertinentes.