1. Activa la Gema
El primer paso para empezar a utilizar esta funcionalidad es activar su Gema correspondiente de forma totalmente gratuita.
Haz clic en el Menú, arriba a la derecha de tu pantalla
Pulsa en Holded Store
Desde la pestaña Gemas, accede a CRM
Selecciona Embudo de ventas
Haz clic en Activar
2. Crea un embudo de ventas
Una vez activada la Gema, tendrás que crear tu primer embudo. Por defecto, ya hay a tu disposición un embudo, normalmente nombrado Embudo 1. Puedes editar este mismo o crear uno nuevo, dependiendo de tus exigencias.
Accede a Ventas y selecciona Embudo de ventas
Abre el desplegable y haz clic en + Nuevo embudo
Nombra tu embudo
Define las Etapas de tus oportunidades
Haz clic en Guardar
Por defecto aparecerán 4 etapas. Escribe el nombre de tu posible cliente, deja una pequeña descripción y fija la probabilidad económica. Puedes añadir nuevas etapas o eliminarlas según tus necesidades.
3. Define la privacidad
Una vez creado tu embudo, tendrás que establecer quien tiene el permiso de gestionarlo entre todas las personas con acceso al CRM: si solamente un equipo de ventas en concreto, algún usuario específico o si no quieres determinar ningún límite de acceso.
Accede a Embudo de ventas
Selecciona el embudo desde el menú desplegable
Haz clic en el botón más (+)
Selecciona el equipo de ventas o los usuarios que tendrán acceso al embudo
Haz clic en Guardar
Al seleccionar Privado, exclusivamente los usuarios y los miembros de los equipos de ventas seleccionados tendrán acceso al embudo y a sus oportunidades.
4. Añade campos personalizados
Los campos personalizados se utilizan para añadir información adicional y lograr una mejor organización de tu ciclo de ventas. Puedes añadir todos los que quieras para que aparezcan en la vista detallada de las oportunidades de tu embudo.
Accede a Embudo de ventas
Abre el menú de tres puntos (⋮), arriba a la derecha y haz clic en Configuración
En el modal emergente, pulsa en + Añadir campo
Nombra el campo personalizado
Haz clic en Guardar
5. Escribe las razones de pérdida
En caso de que tengas que marcar una oportunidad como perdida, puedes establecer las posibles razones y realizar así un seguimiento más detallado. Tienes la posibilidad de añadir todas las que necesites, podrás seleccionarlas al indicar que una oportunidad se ha perdido.
Accede a Embudo de ventas
Abre el menú de tres puntos (⋮), arriba a la derecha y haz clic otra vez en Configuración
En el modal emergente, pulsa en + Añadir nuevo, justo abajo de Razones de pérdida
Nombra la razón de pérdida
Haz clic en Guardar
6. Crea una oportunidad
Crear una oportunidad te permite hacer un seguimiento detallado de todo lo que ocurre en las distintas fases tus ventas, visualizando su estado real y su posibilidad económica.
Accede a Embudo de ventas
Haz clic en el botón azul Nueva Oportunidad, arriba a la derecha
Rellena los campos sobre la empresa de tu cliente y la persona de contacto, el título de la oportunidad, su valor económico, define en que etapa de tu embudo se encuentra, selecciona la persona responsable del seguimiento, la fecha de cierre prevista y la probabilidad de ganancia.
Haz clic en Guardar oportunidad
7. Relaciona un documento de venta
Una vez creada tu primera oportunidad, puedes relacionar uno o más documentos de venta.
Accede a Embudo de ventas
Selecciona tu oportunidad
En la vista de la oportunidad que se abre en el lateral de tu pantalla, haz clic en Documento desde la sección Crear nuevo
Se abrirá un nuevo modal. En el apartado Relacionar documento, selecciona si se trata de un presupuesto o de una factura
Escribe el número de documento
Selecciona desde el listado el documento que quieres vincular
Pulsa en Guardar Oportunidad
8. Vincula una actividad
Puedes añadir a tu oportunidad una o más actividades, tal como una llamada o reunión, así como consultar su historial.
Accede a Embudo de ventas
Selecciona tu oportunidad
Desde la vista de la oportunidad que se abre en el lateral de tu pantalla, haz clic en Actividad desde la sección Crear nuevo
Rellena todos los campos con los detalles de tu actividad
Pulsa en Crear
9. Cambia de etapa la oportunidad
Cada oportunidad se puede mover entre las diferentes fases de tu embudo, según las exigencias del momento.
Accede a Embudo de ventas
Selecciona tu oportunidad
Arrastrala de una etapa a otra
9. Elimina una oportunidad
Ahora que ya has entendido como crear una oportunidad, puedes eliminarla.
Accede a Embudo de ventas
Selecciona tu oportunidad para abrir la vista en el lateral izquierdo de tu pantalla
Abre el menú de tres puntos (⋮) arriba a la derecha
Selecciona Eliminar
Confirma la acción