¿Qué es la legalización digital de los libros contables?
Después de finalizar el ejercicio contable, los administradores cuentan con un plazo de tres meses para formular sus cuentas anuales. La siguiente fase en el calendario de cierre contable es la legalización de los libros oficiales de contabilidad.
Todos los libros contables que los empresarios están obligados a mantener deben completarse en formato electrónico y presentarse para su legalización en el Registro Mercantil a través del programa oficial Legalia 2. Esta responsabilidad afecta a todas las sociedades registradas en el Registro Mercantil.
Libros oficiales disponibles en Holded
En Holded están disponibles todos los libros contables oficiales, es decir:
Libro diario
Sumas y saldo
Pérdidas y ganancias
Balance de situación
Libro mayor
La frecuencia de presentación es anual para todos los libros, ten en cuenta, pero, que el informe de Sumas y Saldo se tiene que presentar dividido por trimestres acumulativos.
¿Como realizar la legalización de los libros oficiales?
Para realizar correctamente la legalización, haz lo siguiente:
En la sección Contabilidad, ve a Libros y cuentas anuales
Accede a la pestaña Libros oficiales y haz clic en Nueva legalización, arriba a la derecha de tu pantalla
Nombra el archivo ZIP que se va a generar
Selecciona los libros que quieres presentar y el periodo anual o trimestral correspondiente
Pulsa en Crear legalización para descargar el ZIP con los archivos listos para presentar
Al descargar el ZIP con los libros, podrás bloquear el periodo contable hasta la fecha que consideres más conveniente. Esta acción previene que se genere o modifique un asiento contable con la edición de facturas, la conciliación o la amortización de activos, entre otros.
👆 Al marcar la casilla Cambiar el estado de esta legalización a Presentado, no podrás volver a editar ningún dato. En caso contrario, la legalización se registrará en Holded como un borrador, lo que te permitirá modificarla según tus necesidades.
Una vez que hayas descargado el ZIP, tendrás que subir cada reporte contable a la plataforma digital del Registro Mercantil a través del programa Legalia 2. Si necesitas más información, consulta la página oficial del Registro Mercantil.
Editar una legalización
Para modificar el borrador de una legalización, haz lo siguiente:
En la sección Contabilidad, ve a Libros y cuentas anuales
Accede a la pestaña Libros oficiales
Abre el menú de tres puntos a la derecha de la legalización. Su estado tiene que ser Borrador.
Selecciona Editar y aplica las modificaciones necesarias
Haz clic en Actualizar legalización
Para marcar la legalización como presentada, simplemente haz clic en ella y sigue el proceso. En caso de que necesites borrar una legalización, sigue los mismos pasos y selecciona Eliminar.
👆 La legalización de los libros contables se encuentra incluida en los planes Estándar, Avanzado y Premium. Si quieres mejorar tu subscripción, consulta nuestros planes.