La firma digital en Holded te permite enviar documentos para firmar directamente desde la plataforma. Tus clientes recibirán un email con acceso al documento y podrán revisarlo y firmarlo online sin necesidad de imprimirlo ni escanearlo.
Una vez completada la firma, el documento se actualiza automáticamente y ambas partes reciben una confirmación por email.
☝🏼 Si en lugar de presupuestos y otros documentos creados en Holded, quieres enviar contratos u otros documentos externos a firmar desde el CRM, consulta este artículo.
Configurar la firma digital
💎 Antes de empezar, asegúrate de tener activada la gema de Firma digital desde la Holded Store.
Antes de solicitar firmas en documentos de Holded, puedes definir qué tipos de documentos podrán enviarse a firmar. Para ello:
Ve a Menú > Configuración, haz clic en CRM y escoge Firma digital.
En Documentos firmables, activa o desactiva la casilla de aquellos documentos de venta (presupuestos, facturas y proformas) y de inventario (pedidos de venta, albaranes de venta) para los que quieras permitir la firma digital.
En Tiempo de expiración de la firma, marca Utilizar fecha de expiración predeterminada, o bien utiliza el desplegable para elegir el tiempo máximo para completar la firma antes de que expire.
☝🏼 Si la solicitud de firma de un presupuesto expira, el presupuesto se cancelará automáticamente y se añadirá un comentario indicando “La firma ha expirado”.
Una vez configurado, podrás activar el requerimiento de firma digital en los documentos enviados a tus clientes.
Solicitar la firma digital de un documento
Para pedir la firma de un documento creado en Holded:
Accede al listado correspondiente (por ejemplo, desde Inventario > Albaranes, o Ventas > Presupuestos), y clica sobre el documento que deseas enviar a firmar.
En el panel lateral derecho, localiza el apartado Firma digital.
Haz clic en Requerir firma digital.
Activa o desactiva la casilla de las opciones que desees:
Este documento requiere firma digital: actívalo para requerirlo.
☝🏼 Activar la firma digital no envía automáticamente el documento al cliente. La firma se solicitará cuando envíes o compartas el documento.
Almacenar documento: activa esta opción y usa el desplegable para decidir dónde se guarda el documento firmado.
Campos requeridos:
Nombre (obligatorio).
Correo electrónico (obligatorio).
DNI / Número de identificación: obligatorio en muchos países para firmas legales.
Cargo / empresa: en contratos B2B, a veces es relevante incluir la posición del firmante.
Fecha de expiración de la firma: elige una opción:
Misma que el vencimiento del documento.
Fecha personalizada.
☝🏼 Puedes introducir uno o varios correos electrónicos. Si introduces varios, el primero que firme completará el proceso y el resto ya no podrá hacerlo.
Haz clic en Aplicar.
El documento quedará preparado para solicitar la firma. Cuando lo envíes al cliente, este recibirá un enlace para revisarlo y firmarlo.
Vuelve a acceder al apartado “Firma digital”, en el panel lateral del documento, para desactivar el requerimiento de firma o para editar cualquier otro ajuste relacionado con la firma.
Enviar el documento para su firma
Cuando envíes ese documento al cliente (por ejemplo, enviando el presupuesto o compartiéndolo a través del Portal del cliente), el destinatario recibirá un email con acceso al documento y la opción de firmarlo.
Desde ahí podrá:
revisar el documento.
completar los datos requeridos.
dibujar su firma.
Una vez firmado, tanto tú como el cliente recibiréis un email confirmando que el documento ha sido firmado.
Solicitar una firma a varios destinatarios
Al solicitar la firma de un documento puedes introducir uno o varios correos electrónicos como destinatarios.
Todos recibirán el mismo enlace, pero solo el primero que firme validará el documento. A partir de ese momento, los demás ya no podrán firmar.
Cuando la firma se complete:
el documento pasará a estado Firmado.
todos los destinatarios recibirán un email de confirmación.
en el registro del documento se mostrará únicamente el nombre de quien ha firmado.
Firmar un documento desde el Portal del cliente
Cuando el cliente recibe la solicitud de firma, puede acceder al documento desde el enlace incluido en el email.
Dentro del Portal del cliente podrá:
Revisar el documento.
Completar los datos solicitados.
Dibujar la firma en el recuadro correspondiente.
💡 Haz clic en Borrar para volver a dibujar la firma o en Cancelar para regresar a la pantalla anterior.
Confirmar la firma.
☝🏼 Si el documento ya ha sido firmado por otro destinatario, el portal mostrará un mensaje indicando que la firma ya se ha completado.
Configuración de la firma por defecto según el tipo de documento
En Configuración > CRM > Firma digital, puedes activar el documento como firmable por defecto.
También puedes ajustar por tipo de documento los campos obligatorios (DNI, cargo…) y la caducidad de la firma.
Versiones de un documento firmado
En los documentos firmados digitalmente, Holded mantiene un registro de las distintas versiones del documento.
Desde el apartado Firma digital del panel lateral de un documento cualquiera podrás consultar:
la versión original del documento.
las versiones firmadas generadas durante el proceso.
Esto permite revisar el historial del documento y acceder a cada versión cuando sea necesario.
☝🏼 Si un documento firmado se edita posteriormente (por ejemplo para corregir datos o aplicar un descuento, etc.), la firma puede invalidarse y será necesario solicitarla nuevamente.
Cancelar o editar una solicitud de firma
Si ya has enviado un documento a firmar, pero necesitas modificarlo (por ejemplo, te has equivocado al introducir los datos del firmante), puedes cancelar la solicitud de firma.
Hay dos formas de hacerlo:
Editar el documento
Abre el documento cuya firma deseas editar.
Haz clic en el botón de tres puntos (⋮) en la parte superior derecha.
Selecciona la opción Editar.
Confirma la cancelación haciendo clic en Aceptar.
☝🏼 Si editas un documento con una firma pendiente, la solicitud de firma se cancelará automáticamente, ya que cualquier modificación invalida la versión enviada.
Cancelar la firma desde los ajustes
Abre el documento.
En el panel lateral derecho, ve al apartado Firma digital.
Haz clic en Ajustes.
Selecciona Cancelar firma (abajo a la izquierda).
Confirma.
Una vez cancelada la firma:
el firmante recibirá un email informando de la cancelación.
el documento volverá a su estado original.
podrás editarlo y enviar una nueva solicitud de firma.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos de Holded pueden firmarse?
Actualmente puedes solicitar firma en documentos de venta como presupuestos, pedidos de venta o albaranes.
¿Qué ocurre si la firma expira?
Si la firma está asociada a un presupuesto y el plazo expira, el presupuesto se cancelará automáticamente.
¿Puedo modificar un documento después de enviarlo a firmar?
Si necesitas modificarlo, deberás cancelar la solicitud de firma, realizar los cambios y enviar una nueva.