La firma digital de Holded te permite enviar documentos para firmar de forma sencilla y seguir su estado en todo momento, sin necesidad de imprimir, escanear ni utilizar herramientas externas.
Puedes solicitar firma en documentos creados en Holded (como presupuestos o albaranes) o subir archivos propios, como contratos o acuerdos en PDF.
Una vez enviada la solicitud, los firmantes reciben un email con acceso al documento y pueden completar la firma online. Cuando el proceso finaliza, el documento firmado queda registrado y ambas partes reciben una confirmación.
Antes de empezar
Para utilizar esta funcionalidad, primero debes activar la gema de Firma digital desde la Holded Store.
Una vez activada, podrás acceder a sus opciones desde:
Desde ahí podrás definir qué tipos de documentos pueden enviarse a firmar y ajustar otras preferencias relacionadas con el proceso.
Tipos de documentos que puedes enviar a firmar
Con la firma digital puedes solicitar firma en dos tipos de documentos:
Documentos creados en Holded, como presupuestos, facturas proforma, pedidos de venta o albaranes.
En este caso, el documento se envía al cliente desde Holded y el firmante podrá revisarlo y firmarlo desde el Portal del cliente. Consulta cómo hacerlo aquí.
Documentos externos: también puedes subir documentos propios, como contratos o acuerdos en PDF, y enviarlos a firmar desde el CRM.
En este caso, crearás una solicitud de firma, añadirás los firmantes y colocarás los campos dentro del documento antes de enviarlo. Consulta cómo funciona aquí.
Estados de una firma
Los documentos enviados a firmar pueden tener diferentes estados:
Pendiente: el documento aún no ha sido firmado.
Firmado: la firma se ha completado correctamente.
Expirado: la firma no se realizó dentro del plazo establecido.
Cancelado: la solicitud de firma ha sido anulada.
No requiere: no se ha solicitado firma para ese documento.
Puedes filtrar por estado de firma en la columna Firma, dentro de cualquier listado de documentos (facturas, presupuestos, albaranes, etc.).
Además, cuando un documento cambia a estado Firmado, tanto tú como el firmante recibiréis un email de confirmación con un enlace para descargar el documento.
Límite mensual de firmas según tu plan
El número de firmas digitales disponibles al mes depende del plan contratado:
Freelance PRO → hasta 5 firmas/mes.
Básico → hasta 20 firmas/mes.
Estándar → hasta 50 firmas/mes.
Avanzado → hasta 100 firmas/mes.
Premium → hasta 400 firmas/mes.
☝🏼 Una vez alcanzado el límite mensual, no podrás solicitar nuevas firmas hasta el siguiente periodo.
Permisos necesario según el rol
Es necesario para poder enviar la firma digital que el usuario tenga específicamente al apartado de firma digital. Por ejemplo, asignando un rol específico de miembro CRM o con un rol personalizado:
Preguntas frecuentes sobre la firma digital
¿Es legal la firma digital en Holded?
La firma digital en Holded se basa en evidencias electrónicas como el correo electrónico del firmante, la dirección IP, el hash del documento y la fecha y hora de la firma.
Estas evidencias permiten demostrar el acuerdo entre las partes, aunque no equivale a una firma electrónica cualificada.
Puedes consultar más detalles en el artículo sobre validez legal de la firma digital en Holded.
¿Puedo enviar documentos propios para firmar?
Sí. Puedes subir documentos externos, como contratos o acuerdos en PDF, y enviarlos a firmar desde Holded.
¿Pueden firmar varias personas un mismo documento?
Sí. Puedes añadir varios firmantes al enviar el documento.
¿Qué ocurre cuando un documento se firma?
Cuando la firma se completa:
La firma se añade al documento.
El estado pasa a Firmado.
Tanto tú como el firmante recibís un email de confirmación.