La firma digital en Holded permite enviar documentos para firmar directamente a través del Portal del Cliente, eliminando la necesidad de herramientas externas y agilizando la gestión documental.
Con esta funcionalidad, tus clientes pueden firmar presupuestos, albaranes y otros documentos de manera rápida y segura. Además, podrás controlar el estado de cada solicitud con un registro detallado de actividad.
Cuando un documento es firmado, la firma se añade automáticamente al PDF, y ambas partes recibirán una notificación por email confirmando la firma.
Cómo funciona la firma digital
☝🏼 Antes de empezar, asegúrate de tener activada la gema de Firma digital desde la Holded Store.
Una vez activada, podrás configurar tus preferencias y enviar documentos concretos a firmar desde su panel lateral.
Selecciona un documento (como un presupuesto o albarán) y activa la opción de Firma digital.
Tu cliente recibirá un email con la solicitud de firma y un enlace al documento.
Al abrirlo, podrá introducir su nombre, correo y dibujar su firma.
La firma se adjuntará automáticamente al PDF del documento.
Tanto tú como tu cliente recibiréis un email de confirmación una vez firmado.
De esta forma, la gestión documental dentro del CRM de Holded es más rápida y profesional, eliminando la necesidad de imprimir, escanear o utilizar otras herramientas externas de firma de documentos.
Validez legal de la firma digital en Holded
La firma digital en Holded se basa en el uso del correo electrónico, dirección IP, hash del documento y fecha/hora de la firma, cumpliendo con los requisitos de la firma electrónica avanzada establecidos por el Reglamento (UE) Nº 910/2014 (eIDAS).
Esta funcionalidad tiene como objetivo facilitar acuerdos entre partes mediante un consenso entre usuarios, sin requerir certificados digitales ni la intervención de un prestador de servicios de confianza externo.
Por tanto, no equivale a una firma electrónica cualificada ni tiene validez legal garantizada por Holded. Si necesitas garantías legales específicas, te recomendamos consultar con un asesor legal.
Puedes revisar los términos completos de uso de la firma electrónica en Holded aquí.
Configuración de la firma digital
Para configurar las preferencias de firma digital:
Ve a Menú > Configuración, haz clic en CRM y escoge Firma digital.
En "Documentos firmables", activa o desactiva la casilla de aquellos documentos de venta (presupuestos, facturas y proformas) y de inventario (pedidos de venta, albaranes de venta) que deseas permitir para la firma.
En "Tiempo de expiración de la firma", marca Utilizar fecha de expiración predeterminada, o bien utiliza el desplegable para elegir el tiempo máximo para completar la firma antes de que expire.
☝🏼 Si una firma está asociada a un presupuesto y expira, el presupuesto se cancelará automáticamente con un comentario indicando "La firma ha expirado".
En "Plantilla de email", utiliza el desplegable para seleccionar la plantilla predeterminada para el envío de solicitudes de firma.
Una vez configurado, podrás activar el requerimiento de firma digital en los documentos enviados a tus clientes.
Límite mensual de firmas según tu plan
El número de firmas digitales disponibles al mes depende del plan que tengas contratado:
Freelance PRO → hasta 5 firmas/mes.
Básico → hasta 20 firmas/mes.
Estándar → hasta 50 firmas/mes.
Avanzado → hasta 100 firmas/mes.
Premium → hasta 400 firmas/mes.
☝🏼 Una vez alcanzado el límite mensual, no podrás solicitar nuevas firmas hasta el siguiente periodo.
Activar o desactivar el requerimiento de firma digital a un documento
Accede al listado de documentos que desees (por ejemplo, Inventario > Albaranes, o Ventas > Presupuestos), y clica sobre el documento donde deseas requerir la firma.
En el panel lateral derecho del documento, localiza el apartado “Firma digital”, y haz clic en Requerir firma digital.
Activa o desactiva la casilla de las opciones que desees:
Este documento requiere firma digital: actívalo para requerirlo.
Almacenar documento: activa esta opción y usa el desplegable para decidir dónde se guarda el documento firmado.
Campos requeridos:
Nombre (obligatorio).
Correo electrónico (obligatorio).
DNI / Número de identificación: obligatorio en muchos países para firmas legales.
Cargo / empresa: en contratos B2B, a veces es relevante incluir la posición del firmante.
Fecha de expiración de la firma: elige una opción:
Misma que el vencimiento del documento.
Fecha personalizada.
☝🏼 Puedes introducir uno o varios correos electrónicos. Si introduces varios, el primero que firme completará el proceso y el resto ya no podrá hacerlo.
Haz clic en Aplicar.
Una vez aplicado, este documento ya tiene activado el requerimiento de firma digital.
Vuelve a acceder al apartado “Firma digital”, en el panel lateral del documento, para desactivar el requerimiento o para editar cualquier otro ajuste relacionado con la firma.
Estados de firma y filtrado de documentos
En Holded, los documentos pueden tener los siguientes estados respecto a la firma digital:
Pendiente: aún no ha sido firmado.
Firmado: firma completada.
Expirado: no se firmó dentro del plazo establecido.
No requiere: no se ha solicitado firma.
Puedes filtrar por estado de firma en la columna Firma, dentro de cualquier listado de documentos (facturas, presupuestos, albaranes, etc.). Además, cuando un documento cambia a estado Firmado, tanto tú como el firmante recibiréis un email de confirmación con un enlace para descargar el documento.
Envío de firma a múltiples destinatarios
Cuando solicites una firma digital, puedes añadir uno o varios correos electrónicos como destinatarios. Por defecto, se mostrará el email de contacto del cliente, pero puedes editarlo o añadir otros.
Todos recibirán el mismo enlace, pero solo el primero que firme validará el documento. A partir de ese momento, los demás ya no podrán firmar.
Al completarse la firma:
El documento pasará a estado Firmado.
Todos los destinatarios recibirán un email de confirmación con el nombre de quien ha firmado y la fecha.
En el registro del documento y en los listados, solo se mostrará el nombre del firmante.
Firmar desde el Portal del cliente
Una vez que solicites la firma de un documento, tu cliente recibirá un email con un enlace para acceder al Portal del Cliente. Al abrir el documento, verá un botón de "Aceptar y firmar" (para presupuestos) o "Firmar" (para otros documentos).
El proceso es el siguiente:
Completa los datos requeridos según las opciones activadas por ti en el requerimiento de firma.
Dibuja la firma en el recuadro correspondiente. Clica en Borrar para volver a dibujar la firma o en Cancelar para regresar a la pantalla anterior.
☝🏼 Si el documento ya ha sido firmado por otro destinatario, se mostrará un mensaje informando que ya no está disponible para firmar.
Pulsa "Aceptar presupuesto" o "Firmar", según el tipo de documento.
Una vez firmada, ambas partes recibirán un email de confirmación.
Versiones de un documento firmado
Una vez accedes a cualquier documento firmado digitalmente en Holded, bajo el apartado "Firma digital" del panel derecho, puedes consultar todas sus versiones, desde el original sin firmar hasta cada una de las versiones firmadas. Haz clic en cualquiera de ellas para previsualizarla y acceder a las opciones de impresión.
☝🏼 Si un documento firmado se edita por cualquier motivo (corrección, aplicación de un descuento, etc.), la firma podría invalidarse y sería necesario firmarlo nuevamente. Incluso en ese caso podrás ver las versiones generadas en el apartado "Versiones".
Cancelar o editar una solicitud de firma digital
Si ya has enviado un documento a firmar, pero necesitas modificarlo o te has equivocado al introducir los datos del firmante (por ejemplo, un email erróneo), puedes cancelar la solicitud de firma directamente desde el documento. Al cancelar la firma, se notificará al firmante que la solicitud ha quedado invalidada, y podrás enviar una nueva petición con el documento actualizado.
Existen dos formas de cancelar la firma digital de un documento:
1. Cancelar firma desde el botón “Editar”
Abre el documento cuya firma deseas editar.
Haz clic en el botón de tres puntos (⋮) en la parte superior derecha.
Selecciona la opción Editar.
☝🏼 Al editar un documento con una firma pendiente, la firma se cancelará automáticamente, ya que cualquier modificación invalida la versión enviada.
Confirma la cancelación haciendo clic en Aceptar, o selecciona Cancelar si prefieres mantener la firma activa.
2. Cancelar firma desde la ventana de Ajustes
Abre el documento cuya firma deseas cancelar.
En el panel lateral derecho, dirígete al apartado "Firma digital".
Haz clic en "Ajustes".
En la ventana de ajustes, localiza el botón Cancelar firma, en la parte inferior izquierda.
Confirma la cancelación haciendo clic en Aceptar, o selecciona Cancelar si prefieres mantener la firma activa.
Una vez cancelada la firma:
El firmante recibirá un email informativo indicando que la firma ha sido anulada.
El documento volverá al estado original, permitiéndote editarlo y reenviarlo para su firma.
En el panel lateral del documento, volverás a ver la opción de Enviar a firmar.