1. ¿Cómo puede ayudarte Holded?
Para empezar, Holded es una plataforma todo en uno que simplifica la gestión de tu negocio. Con ella, puedes manejar facturación, contabilidad, tesorería, inventario, clientes y proveedores sin tener que cambiar de programa constantemente.
Si trabajas con productos, siempre tendrás el control de tu stock y podrás automatizar procesos de venta y compra. Además, si colaboras con una asesoría externa, compartiréis los mismos datos contables en tiempo real, reduciendo errores y aumentando la confianza gracias a la contabilidad colaborativa (una metodología de trabajo que se basa en la cooperación entre la asesoría y la empresa en el proceso contable).
A continuación, te mostraremos cómo configurar Holded y gestionar tu negocio de productos de forma eficiente. Aprenderás a organizar contactos, inventario y facturación, automatizar procesos y usar herramientas de análisis para tomar decisiones más inteligentes. Al finalizar, tendrás todo lo necesario para controlar tu negocio desde un único lugar y optimizar tu tiempo y recursos.
2. ¿Cómo configurar tu cuenta Holded?
Antes de nada, prepara tu cuenta para empezar a trabajar. Para ello, tienes que completar los datos de tu empresa, definir tus preferencias de facturación, añadir las formas de pago, personalizar tus documentos e integrar las herramientas que ya utilizas.
2.1. Completa los datos de tu empresa
Primero, accede a Configuración > Cuenta > Datos de la empresa e introduce:
Nombre comercial
NIF
Dirección de facturación
☝🏼Asegúrate de que los datos son correctos antes de emitir una factura.
2.2. Define tus preferencias de facturación
Después, desde Configuración>Facturación>Preferencias indica la numeración de documentos, los impuestos y los plazos de vencimiento.
2.3. Añade las formas de pago
A continuación, facilita la vida a tus clientes ofreciéndo diferentes métodos de pago, como transferencia, PayPal, Stripe u otros. Configurarlos en Holded es muy sencillo:
Desde Configuración, accede a Facturación>Formas de pago.
Haz clic en + Añadir método de pago.
Completa los campos necesarios.
De esta manera, cada vez que emitas una factura, tus clientes tendrán opciones claras y cómodas para pagarte.
2.4. Personaliza las plantillas de documentos
Luego, puedes darle un aspecto profesional a presupuestos, facturas y demás documentos. En Configuración>Facturación>Plantillas de documentos puedes elegir entre más de 50 diseños, subir tu logo y adaptar colores y tipografía.
2.5. Integra las herramientas que ya utilizas
Finalmente, conecta Holded con tus herramientas habituales. En la Holded Store encontrarás integraciones para e-commerce (Shopify, WooCommerce, Amazon, PrestaShop, etc.), TPV, CRM y muchas otras herramientas. Puedes activarlas con un clic y conectarlas fácilmente a tu negocio.
3. Empieza a vender: organiza contactos, inventario y facturación
Con tu cuenta de Holded configurada, es momento de gestionar tu negocio. Aprenderás a registrar contactos, organizar tu inventario y emitir tus primeras facturas, completando tu primer ciclo de ventas, y descubrirás cómo usar funciones adicionales, como la gema de Inventario, para automatizar procesos y mantener todo bajo control.
3.1. Crea tu primer contacto
Para comenzar, antes de emitir presupuestos, pedidos o facturas, es necesario registrar a tus clientes y proveedores, de modo que al generar una factura puedas indicar su nombre y los demás campos se completen automáticamente.
El proceso es el siguiente:
Ve a Contactos desde el menú principal.
Haz clic en Nuevo contacto (arriba a la derecha).
Completa los campos con los datos de tu cliente o proveedor.
Haz clic en Guardar. Ten en cuenta que al guardar, la información de cada contacto prevalecerá sobre las preferencias de facturación que hayas definido.
☝🏼Si ya tienes una base de clientes, puedes importarla en bloque. Si quieres saber más, consulta Crear un contacto.
3.2. Comienza a usar Inventario
El acceso básico a Inventario está incluido en cualquier plan. En esta versión puedes gestionar productos simples, es decir, crear una unidad de producto individual (por ejemplo: una camiseta).
Si necesitas funcionalidades más avanzadas, como manejar diferentes tipos de productos, generar pedidos de compra y venta o crear albaranes, es necesario adquirir la gema de pago Inventario.
Casos en los que se requiere la gema de Inventario:
Alimentos: posibilidad de gestionar números de lote.
Productos tecnológicos: control mediante números de serie.
Ropa / Retail: gestión de variantes de producto (tallas, colores, modelos).
Packs de productos: creación de productos tipo pack.
Productos fabricados (también requiere la gema de Facturación): soporte para procesos de fabricación.
3.3. Añade productos a Inventario
Para empezar a gestionar tu inventario, puedes dar de alta tus productos de varias maneras. Una de ellas es crear los productos manualmente:
Ve a Inventario > Productos.
Haz clic en Nuevo producto.
Introduce el nombre, descripción y, si quieres, detalles adicionales como ventas, compras, stock o variantes (talla, color, lotes, números de serie).
Añade etiquetas, categorías e imágenes para organizar mejor tu inventario.
Haz clic en Guardar. Tu producto aparecerá en el listado.
También puedes dar de alta productos de otras dos formas:
Generar productos desde una factura: crea productos directamente al registrar una factura.
Importar tu inventario desde Excel: sube tu listado de productos de forma masiva.
☝🏼En nuestra Academy encontrarás un Glosario de Inventario que te permitirá resolver cualquier duda mientras gestionas tus productos.
3.4. Completa tu primer ciclo de ventas
De esta manera, podrás llevar un proceso completo de venta desde el presupuesto hasta la factura, pasando por el albarán.
El flujo es muy sencillo:
Crea un presupuesto para tu cliente.
Convierte ese presupuesto en pedido y genera el albarán.
Finalmente, emite la factura.
Así, tendrás todo el ciclo de ventas registrado y podrás controlar cada etapa de la operación. Recuerda que la opción de generar pedidos y albaranes está disponible solo si tienes activada la gema de Inventario.
3.5. Añade tu primer pago o concílialo
Cuando recibas el cobro de una factura, puedes registrar el pago de dos formas: añadirlo manualmente o mediante conciliación bancaria, que automatiza el apunte en la contabilidad.
Para añadir el pago manualmente:
Ve a Facturación > Facturas.
Abre la factura correspondiente.
Haz clic en Añadir pago e indica el importe, la fecha y el método utilizado.
Para conciliar el pago automáticamente:
Ve a Tesorería > Cuentas y selecciona tu cuenta bancaria.
Haz clic en Conciliar.
Marca el movimiento bancario y el documento correspondiente (factura, nómina, pago, etc.).
Pulsa Conciliar para vincularlos.
3.6. Mantén actualizado tu stock
Por último, asegúrate de mantener tu inventario siempre al día. La gema de Inventario te permite:
Crear pedidos de venta, de compra y albaranes.
Elegir gestión automática o manual de stock.
Organizar varios almacenes.
Escanear e imprimir etiquetas con códigos de barras.
Con todos los datos de tu inventario organizados y tu catálogo activo, ya puedes gestionar ventas de manera eficiente y precisa.
4. Transforma información en acción
Además, con Holded no solo gestionas tu empresa, también la entiendes mejor. La plataforma pone a tu disposición un conjunto de herramientas opcionales que te permiten adaptar el sistema a tus necesidades y tomar decisiones con mayor seguridad.
Herramientas para tu día a día:
Portal del cliente: ofrece a tus clientes un espacio propio donde consultar y descargar sus facturas o presupuestos, sin necesidad de pedírtelos cada vez.
Panel de inicio: accede a un resumen claro de facturación, cobros y pagos nada más entrar.
Plan financiero - Cashflow: sigue de cerca las entradas y salidas de efectivo para anticiparte a posibles tensiones de liquidez.
Informes y analítica: interpreta tu negocio con gráficos e indicadores clave que te guían en la toma de decisiones.
Etiquetas (tags): segmenta y filtra información para profundizar en el análisis y descubrir patrones ocultos.
☝🏼Tú decides qué herramientas activar para mantener tu panel claro y centrado. Revisa tus datos con regularidad: cuanto antes notes cambios en tu negocio, más rápido podrás adaptarte y tomar decisiones con confianza.
5. Haz crecer tu negocio
En resumen, Holded está diseñado para evolucionar contigo: configura, gestiona y analiza sin complicaciones, para que puedas centrarte en lo más importante, vender más y mejor.
Además, siempre contarás con apoyo: en Holded Academy encontrarás tutoriales, guías y recursos que te ayudarán a resolver cualquier duda. También podrás acceder a artículos detallados, webinars en vivo y vídeos tutoriales, o bien contactar directamente con nuestro equipo de soporte a través del chat.
Con Holded tienes todo lo necesario para optimizar tu gestión, aprender a tu ritmo y hacer que tu negocio crezca de forma consistente.