Los datos de tus clientes, proveedores o acreedores completarán automáticamente algunos campos de las facturas creadas a su nombre. Por ello, al registrar un contacto del tipo que sea, tienes a disposición cuatro pestañas sobre los datos básicos, la información bancaría, además de las preferencias y la información contable.

Para crear un nuevo contacto:

Accede a Contactos
Haz clic en el botón Nuevo contacto, arriba a la derecha, o pulsa la tecla N
Rellena los campos en las 4 diferentes pestañas según explicado a continuación
Cuando hayas completado todos campos, pulsa el botón Crear.

1. Pestaña campos básicos

Los campos básicos para que una factura sea válida son: Nombre, NIF y localización fiscal completa. La dirección e-mail indicada es donde se enviarán los documentos.

Escoge si el nuevo contacto es una Persona o una Empresa
Introduce su nombre y NIF o CIF.
Añade los datos de localización fiscal: Dirección, Población, Código postal, Provincia y País
Introduce el Nombre comercial y la identificación VAT. Estos campos solo aparecerán si creas una Empresa y son opcionales.
Incluye la información de contacto: Email, Teléfono, Móvil, Website
Puedes añadir más de una dirección de correo para un mismo contacto separándolas por una coma.
Añade los Tags, etiquetas que te ayudarán a clasificar y relacionar este contacto a una venta o a un comercial, por ejemplo
Selecciona el tipo de contacto para asignarle una cuenta contable específica.
Asigna el contacto a un usuario con rol de agente de ventas. Por defecto, el contacto se asignará a la persona que lo crea. Ten en cuenta que la posibilidad de asignar contactos solo está disponible a partir del plan Estándar.

☝️ El nombre comercial identifica a una empresa en el tráfico mercantil, mientras el número VAT es un identificador fiscal UE para las empresas que operan entre los países miembros.

2. Pestaña información cuenta bancaria

La información bancaria se tomará en cuenta a la hora de generar remesas de pago y de cobro con el contacto.

☝️ Si aún no has añadido ningún banco a tu cuenta Holded, primero tendrás que hacer clic en Añadir banco para poder completar los campos a continuación:

Banco: Selecciona la entidad bancaria correspondiente desde el desplegable
IBAN: Es imprescindible indicar el IBAN del cliente para poder crear remesas en Holded
SWIFT: El código de seguridad para poder identificar el banco receptor al hacer una transferencia. Si se trata de un contacto nacional no es necesario incluirlo.
Ref. mandato (Remesas SEPA): Se trata del identificador de acreedor y deberá facilitarlo el contacto
Fecha mandato (Remesas SEPA): Corresponde a la fecha de inicio de mandato con el contacto. Caduca en el momento que pasan 36 meses desde el último cobro

Para establecer un banco como favorito para un contacto, marca la casilla Banco predeterminado. Si quieres eliminar este banco, pulsa Eliminar. Por otro lado, si quieres añadir un banco adicional, haz clic en Añadir banco.

3. Pestaña preferencias

Configura las preferencias de un contacto para que se incluyan automáticamente en los documentos relacionados.

Indica el idioma y la moneda del contacto, ten en cuenta que el sistema creará los documentos automáticamente con el idioma que escojas.
Selecciona una cuenta de ventas y, si el contacto es un proveedor, añade una cuenta de compra para que se añada automáticamente en los documentos.
Incluye la referencia interna del contacto para identificarlo mejor.
Vincula una forma de pago con la que el contacto realizará el pago.
Selecciona una fecha de vencimiento predeterminada. Aparecerá automáticamente al crear una factura.
Añade los descuentos pactados, aparecerán automáticamente al generar una factura.
Asigna tarifas personalizadas.
Selecciona un día fijo de pago teniendo en cuenta el vencimiento previamente asignado al contacto.
Mostrar nombre comercial en facturas: marca esta casilla si quieres que en las facturas aparezca el nombre comercial incluido previamente.
Mostrar país en facturas: marca esta otra casilla para incluir el país del cliente en el documento.
Personaliza las líneas de numeración pulsando en Asignar líneas de numeración predeterminadas. Recuerda que la línea de numeración asignada por contacto prevalece ante las asignadas en Configuración.
Al hacer clic en Campos factura-e podrás añadir algunos de los datos necesarios para completar automáticamente los campos de una factura electrónica para las administraciones públicas.

4. Pestaña información contable

En la pestaña Contabilidad, podrás registrar y gestionar todos los datos contables relacionados con las transacciones de este contacto, optimizando los procesos.

Incluye los impuestos de venta y compra para que aparezcan por defecto.
No es necesario rellenar los campos en el apartado ID número, que se refiere a la cuenta contable del cliente, proveedor o acreedor, al no ser que se quiera asignar una cuenta contable específica.
En el desplegable Operación hay que seleccionar que tipo impositivo se quiere añadir al contacto y especificar si Acumula en el modelo 347.
En caso de que actives el SII se habilitarán nuevas casillas que te permitirán añadir datos esenciales para completar una factura.