Desde Configuración > Usuarios, gestiona los accesos y permisos de los usuarios de tu cuenta dependiendo de las exigencias y organización de tu empresa. Según el rol asignado, podrás establecer los límites de acceso a determinadas áreas de la plataforma.
Los tres tipos de acceso
Al invitar a alguien a tu cuenta, eliges qué tipo de acceso tendrá. Existen tres:
Usuario de Plataforma. Acceso completo según el rol que le asignes (Administrador, etc.). Incluye también los otros dos accesos (Tarjeta Wallet y Equipo). Cada plan incluye un número limitado de Usuarios de Plataforma; puedes ampliarlos contratando usuarios extra.
Usuario de Tarjeta Wallet. Puede pagar con las tarjetas Wallet de la empresa. Es el acceso indicado para quien solo necesita usar una tarjeta, sin entrar al resto de Holded ni ocupar una licencia completa de plataforma. Este tipo de usuario está limitado por plan y no se puede ampliar (para tener más, es necesario subir de plan). Consulta los detalles y límites en el artículo Holded Wallet: cómo gestionar permisos y accesos.
Usuario de Equipo. Solo tiene acceso a su zona de empleado ("Mi zona"). Requiere tener un empleado vinculado. Este es el rol que antes se llamaba "Invitado".
Invitar a un usuario
Para invitar a nuevos usuarios a tu cuenta de empresa, sigue estos pasos:
Ve a Configuración > Usuarios.
Haz clic en + Invitar usuarios.
Introduce la dirección de email de la persona a invitar. Puedes añadir varios emails.
Si la persona pertenece a una asesoría, marca la casilla "Es una asesoría".
En "¿Qué tipo de acceso debe tener?", selecciona uno de los tres tipos:
Usuario de Plataforma — y elige el Rol en el desplegable (Administrador, etc.).
Usuario de Tarjeta Wallet.
Usuario de Equipo.
Revisa el panel lateral: muestra tu plan, el consumo de licencias (p. ej. "Usuario de Plataforma 1/2") y el coste mensual resultante de la invitación.
Haz clic en Invitar para confirmar.
Roles predefinidos:
Propietario: quien ha dado de alta la cuenta y quien la puede eliminar. Tiene acceso a todos los apartados, y no se puede asignar, solo transferir.
Administrador: acceso a todas las áreas de la plataforma, y con derecho de añadir o eliminar usuarios. Puede haber más de uno.
Finanzas: con acceso a Ventas, Contabilidad, Bancos, Contactos y Proyectos > Proyectos.
Ventas: con acceso a Ventas y Contactos en su totalidad, a Contabilidad > Pagos, a la sección Proyectos > Proyectos, y acceso de solo lectura a Inventario > Productos.
Acceso completo a Inventario: acceso a Inventario y Contactos en su totalidad y a Proyectos > Proyectos (solo visible tras haber activado la gema de Inventario).
Recursos humanos: con acceso a Equipo en su totalidad, a Contabilidad > Nóminas y a Proyectos > Proyectos.
Miembro de proyectos: da acceso a la sección de Proyectos > Proyectos.
Miembro de CRM: con acceso a la sección de Oportunidades y Actividades del CRM.
Agente de ventas: acceso a sus presupuestos, facturas y proformas asignados a él, al listado de contactos y a algunos apartados del CRM (Embudo de ventas, Actividades, Calendario y Reuniones).
Si Holded se utiliza únicamente para gestionar datos como empleado o supervisor, hay que otorgar permisos de Usuario de Equipo al dar acceso a un usuario.
Es importante tener en cuenta que, en el plan básico de Holded, los usuarios solo pueden ser asignados como administradores o usuarios de equipo. Los roles predefinidos (disponibles a partir del plan estándar) y los roles personalizados (disponibles a partir del plan avanzado) permiten una mayor personalización de los permisos de usuario.
Por lo tanto, si necesitas asignar roles específicos a los usuarios, será necesario considerar una actualización al plan estándar o superior.
Aceptar la invitación a una empresa
Sigue estos pasos para aceptar la invitación a una empresa, tanto si ya estás registrado como si necesitas crear un nuevo usuario:
A. Acepta la invitación con tu cuenta de usuario
Recibe la invitación a una empresa mediante correo electrónico.
Desde el email, pulsa el botón Unirse al equipo:
Pulsa Aceptar:
Introduce tu email y tu contraseña, y haz clic en Iniciar sesión (si tienes los datos guardados en tu navegador, se iniciará automáticamente).
Habrás iniciado sesión en la respectiva cuenta. Para cambiar de cuenta, sigue los pasos indicados aquí.
B. Acepta la invitación y crea un nuevo usuario
Recibe la invitación a una empresa mediante correo electrónico.
Desde el email, pulsa el botón Unirse al equipo:
Pulsa Aceptar, y haz clic en Registrarse.
Continúa con el proceso normal de creación de usuario.
Introduce tu email y tu contraseña, y haz clic en Iniciar sesión (si tienes los datos guardados en tu navegador, se iniciará automáticamente).
Habrás iniciado sesión en la respectiva cuenta. Para cambiar de cuenta, sigue los pasos indicados aquí.
Reenviar o revocar una invitación a un usuario
Para reenviar una invitación o revocarla, sigue estos pasos:
Haz clic en tu cuenta, arriba a la izquierda, y ve a Configuración > Cuenta > Usuarios.
En Invitaciones pendientes, haz clic en Reenviar o en Revocar.
Confirma la acción.
Cambiar el rol de un usuario existente
Cambia de rol a un usuario si, por ejemplo, este ha sido ascendido u ocupa una posición nueva en la que necesite nuevos permisos:
Haz clic en tu cuenta, arriba a la izquierda, y ve a Configuración > Cuenta > Usuarios.
Selecciona el usuario que quieres modificar.
En el panel lateral emergente, haz clic en Cambiar rol.
Selecciona el rol que necesitas.
Pulsa Confirmar.
Eliminar a un usuario de la cuenta
Elimina un usuario de tu cuenta de Holded si, por ejemplo, un ex empleado ya no debe tener acceso o si necesitas liberar espacio para invitar a otro usuario:
Haz clic en tu cuenta, arriba a la izquierda, y ve a Configuración > Cuenta > Usuarios.
Selecciona el usuario que quieres modificar.
En el panel lateral emergente, haz clic en Eliminar usuario de la cuenta.
Pulsa Confirmar.
☝🏼 Solo los usuarios con rol de Administrador pueden eliminar a otros usuarios.
¿Se pierde la información al eliminar un usuario?
No. Al eliminar un usuario, solo se elimina su acceso a la cuenta.
Los contactos, documentos y asientos que haya creado se mantienen en la cuenta.
En el historial de creación, estos elementos aparecerán como creados por “usuario no encontrado”.
Si el usuario tenía tareas o actividades asignadas, quedarán sin asignar y podrás asignarlas a otro usuario.
Al eliminar un usuario, se libera una invitación que podrás usar para dar acceso a otra persona.
Añadir usuarios extra de plataforma
Si has alcanzado el límite de usuarios de plataforma incluido en tu plan, puedes añadir usuarios adicionales sin cambiar de plan.
Los usuarios extra tienen un coste de 10 €/mes por usuario.
Están disponibles desde cualquier plan, sin límite de cantidad.
Se contratan desde el propio panel de usuarios, con la opción "Usuarios extra" desde Usuario de Plataforma.
Cómo añadir usuarios extra:
Haz clic en tu cuenta, arriba a la izquierda, y ve a Configuración > Cuenta > Usuarios.
Localiza la opción de ampliar usuario de plataforma en el panel.
Indica el número de usuarios adicionales que necesitas.
Confirma la contratación.
Transferir la propiedad de la cuenta
Transfiere la propiedad cuando, por ejemplo, asumas un nuevo rol y ya no te ocupes de la gestión, o si eres el creador y decides dejar la empresa.
Al transferir la propiedad, pasas de ser propietario a ser administrador. Aunque mantendrás acceso completo como administrador, perderás la capacidad de eliminar la cuenta, o a otros usuarios administradores:
Accede a tu cuenta con el usuario propietario.
Haz clic en tu cuenta, arriba a la izquierda, y ve a Configuración > Cuenta > Usuarios.
Selecciona el usuario administrador al que quieras transferir la propiedad.
En el panel lateral emergente, haz clic en "Transferir propiedad".
Marca la casilla de verificación, y pulsa "Confirmar".
Solo podrás transferir la propiedad de tu cuenta a usuarios que tengan el rol de administrador. Además, los usuarios con roles personalizados no podrán ser propietarios de la cuenta.
☝🏼 Aparte de transferir la cuenta, si quieres que el nuevo administrador controle algunos proyectos o embudos, necesitarás otorgarle acceso uno a uno, siempre y cuando no sean públicos o ya los tenga en su lista de accesos (esto incluye proyectos antiguos que ya hayan finalizado).
Crear un rol de usuario personalizado
Personaliza los accesos y permisos creando roles a tu medida (únicamente disponible si has adquirido un plan Avanzado o Premium). Activa las funcionalidades que te interesen, y seleccionar los apartados disponibles para el usuario:
Haz clic en tu cuenta, arriba a la izquierda, y ve a Configuración > Cuenta > Usuarios.
Haz clic en Gestionar roles, y luego pulsa el botón + Crear rol.
Nombra el nuevo rol y añade una descripción.
Activa las funcionalidades y los apartados que necesites.
Para aquellos apartados que incluyan la generación de documentos (facturas, nóminas, etc.), establece el nivel de permiso entre estos tres:
Todo: el usuario tendrá el permiso de consultar y editar documentos y contenido.
Lectura: el usuario solo podrá consultar documentos y contenido.
Acceso limitado: únicamente disponible en ventas (en concreto para facturas, presupuestos y proformas), el usuario solo podrá ver:
los documentos asignados a él (puedes asignar documentos en el momento de su creación, o editarlos y asignarlos a posteriori).
el listado de contactos, si bien no podrá ver ningún documento asignado a ningún contacto.
Sin acceso: el usuario no podrá ni consultar ni editar ningún tipo de documento.
Haz clic en Guardar rol.
☝🏼 Ten en cuenta que a los usuarios con roles personalizados no se les podrá transferir la propiedad de la cuenta en el futuro.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Qué documentos puede ver un agente de ventas?
Un usuario con el rol Agente de ventas puede ver los documentos de ventas asignados a él, como presupuestos, facturas y proformas.
También puede acceder a:
sus contactos
el embudo de ventas
actividades
calendario
reuniones
☝🏼 Para que el agente pueda ver un documento, este debe estar asignado a ese usuario.
¿Puede un agente de ventas ver pedidos de venta?
No necesariamente.
El rol Agente de ventas solo permite ver documentos de ventas asignados al usuario.
Actualmente, los pedidos de venta no se pueden asignar a usuarios, por lo que un agente de ventas no podrá verlos con este rol.
Si necesitas que un usuario tenga acceso a pedidos de venta, deberás asignarle un rol con más permisos, como Ventas o un rol personalizado.