Desde Configuración > Usuarios, gestiona los accesos y permisos de los usuarios de tu cuenta dependiendo de las exigencias y organización de tu empresa. Según el rol asignado, podrás establecer los límites de acceso a determinadas áreas de la plataforma.
Invitar a un usuario
Para invitar a nuevos usuarios a tu cuenta de empresa, sigue estos pasos:
Haz clic en tu cuenta, arriba a la izquierda, y ve a Configuración > Cuenta > Usuarios.
Haz clic en Invitar usuarios.
Escribe la dirección de email del usuario que quieras invitar y pulsa "Enter" para que quede guardado.
Marca la casilla si se trata de una asesoría.
Haz clic en el desplegable para elegir el rol del usuario:
Roles predefinidos: los roles más comunes ya predefinidos en Holded.
Roles personalizados (si los has creado previamente): aquellos roles customizados desde los roles predefinidos y que se adaptan mejor a tus necesidades.
Activa la opción Invitado si Holded se va a utilizar únicamente para gestionar datos como empleado o supervisor. Aprende más aquí.
💎 Consulta el número de invitaciones disponibles y mejora tu plan para ampliarlo.
Haz clic en "Invitar" para confirmar la acción.
Roles predefinidos:
Propietario: quien ha dado de alta la cuenta y quien la puede eliminar. Tiene acceso a todos los apartados, y no se puede asignar, solo transferir.
Administrador: acceso a todas las áreas de la plataforma, y con derecho de añadir o eliminar usuarios. Puede haber más de uno.
Finanzas: con acceso a Ventas, Contabilidad, Bancos, Contactos y Proyectos > Proyectos.
Ventas: con acceso a Ventas y Contactos en su totalidad, a Contabilidad > Pagos, a la sección Proyectos > Proyectos, y acceso de solo lectura a Inventario > Productos.
Acceso completo a Inventario: acceso a Inventario y Contactos en su totalidad y a Proyectos > Proyectos (solo visible tras haber activado la gema de Inventario).
Recursos humanos: con acceso a Equipo en su totalidad, a Contabilidad > Nóminas y a Proyectos > Proyectos.
Miembro de proyectos: da acceso a la sección de Proyectos > Proyectos.
Miembro de CRM: con acceso a la sección de Oportunidades y Actividades del CRM.
Agente de ventas: con acceso para ver sus documentos y contactos, así como ciertos apartados del CRM (Embudo de ventas, Actividades, Calendario, Reuniones).
Si Holded se utiliza únicamente para gestionar datos como empleado o supervisor, hay que otorgar permisos de Invitado al dar acceso a un usuario. Aprende más aquí.
Es importante tener en cuenta que, en el plan básico de Holded, los usuarios solo pueden ser asignados como administradores o invitados. Los roles predefinidos (disponibles a partir del plan estándar) y los roles personalizados (disponibles a partir del plan avanzado) permiten una mayor personalización de los permisos de usuario.
Por lo tanto, si necesitas asignar roles específicos a los usuarios, será necesario considerar una actualización al plan estándar o superior.
Aceptar la invitación a una empresa
Sigue estos pasos para aceptar la invitación a una empresa, tanto si ya estás registrado como si necesitas crear un nuevo usuario:
A. Acepta la invitación con tu cuenta de usuario
Recibe la invitación a una empresa mediante correo electrónico.
Desde el email, pulsa el botón Unirse al equipo:
Pulsa Aceptar:
Introduce tu email y tu contraseña, y haz clic en Iniciar sesión (si tienes los datos guardados en tu navegador, se iniciará automáticamente).
Habrás iniciado sesión en la respectiva cuenta. Para cambiar de cuenta, sigue los pasos indicados aquí.
B. Acepta la invitación y crea un nuevo usuario
Recibe la invitación a una empresa mediante correo electrónico.
Desde el email, pulsa el botón Unirse al equipo:
Pulsa Aceptar, y haz clic en Registrarse.
Continúa con el proceso normal de creación de usuario.
Introduce tu email y tu contraseña, y haz clic en Iniciar sesión (si tienes los datos guardados en tu navegador, se iniciará automáticamente).
Habrás iniciado sesión en la respectiva cuenta. Para cambiar de cuenta, sigue los pasos indicados aquí.
Reenviar o revocar una invitación a un usuario
Para reenviar una invitación o revocarla, sigue estos pasos:
Haz clic en tu cuenta, arriba a la izquierda, y ve a Configuración > Cuenta > Usuarios.
En Invitaciones pendientes, haz clic en Reenviar o en Revocar.
Confirma la acción.
Cambiar el rol de un usuario existente
Cambia de rol a un usuario si, por ejemplo, este ha sido ascendido u ocupa una posición nueva en la que necesite nuevos permisos:
Haz clic en tu cuenta, arriba a la izquierda, y ve a Configuración > Cuenta > Usuarios.
Selecciona el usuario que quieres modificar.
En el panel lateral emergente, haz clic en Cambiar rol.
Selecciona el rol que necesitas.
Pulsa Confirmar.
Eliminar a un usuario de la cuenta
Elimina un usuario de tu cuenta de Holded si deseas, por ejemplo, que un ex empleado deje de tener acceso; o si quieres liberar espacio para dar acceso a un nuevo usuario pero ya has agotado el número de invitaciones disponibles en tu plan.
Haz clic en tu cuenta, arriba a la izquierda, y ve a Configuración > Cuenta > Usuarios.
Selecciona el usuario que quieres modificar.
En el panel lateral emergente, haz clic en Eliminar usuario de la cuenta.
Pulsa Confirmar.
Solo los usuarios con rol de Administrador pueden eliminar a otros usuarios.
Al eliminar el usuario se eliminará el acceso al miembro del equipo, quedando un espacio disponible que podrás ocupar mediante nuevas invitaciones a la cuenta.
💎 Consulta el número de invitaciones disponibles en "+ Invitar usuarios" y mejora tu plan para ampliarlo
Transferir la propiedad de la cuenta
Transfiere la propiedad cuando, por ejemplo, asumas un nuevo rol y ya no te ocupes de la gestión, o si eres el creador y decides dejar la empresa.
Al transferir la propiedad, pasas de ser propietario a ser administrador. Aunque mantendrás acceso completo como administrador, perderás la capacidad de eliminar la cuenta, o a otros usuarios administradores:
Accede a tu cuenta con el usuario propietario.
Haz clic en tu cuenta, arriba a la izquierda, y ve a Configuración > Cuenta > Usuarios.
Selecciona el usuario administrador al que quieras transferir la propiedad.
En el panel lateral emergente, haz clic en "Transferir propiedad".
Marca la casilla de verificación, y pulsa "Confirmar".
Solo podrás transferir la propiedad de tu cuenta a usuarios que tengan el rol de administrador. Además, los usuarios con roles personalizados no podrán ser propietarios de la cuenta.
☝🏼 Aparte de transferir la cuenta, si quieres que el nuevo administrador controle algunos proyectos o embudos, necesitarás otorgarle acceso uno a uno, siempre y cuando no sean públicos o ya los tenga en su lista de accesos (esto incluye proyectos antiguos que ya hayan finalizado).
Crear un rol de usuario personalizado
Personaliza los accesos y permisos creando roles a tu medida (únicamente disponible si has adquirido un plan Avanzado o Premium). Activa las funcionalidades que te interesen, y seleccionar los apartados disponibles para el usuario:
Haz clic en tu cuenta, arriba a la izquierda, y ve a Configuración > Cuenta > Usuarios.
Haz clic en Gestionar roles, y luego pulsa el botón + Crear rol.
Nombra el nuevo rol y añade una descripción.
Activa las funcionalidades y los apartados que necesites.
Para aquellos apartados que incluyan la generación de documentos (facturas, nóminas, etc.), establece el nivel de permiso entre estos tres:
Todo: el usuario tendrá el permiso de consultar y editar documentos y contenido.
Lectura: el usuario solo podrá consultar documentos y contenido.
Acceso limitado: únicamente disponible en ventas (en concreto para facturas, presupuestos y proformas), el usuario solo podrá ver:
los documentos asignados a él (puedes asignar documentos en el momento de su creación, o editarlos y asignarlos a posteriori).
el listado de contactos, si bien no podrá ver ningún documento asignado a ningún contacto.
Sin acceso: el usuario no podrá ni consultar ni editar ningún tipo de documento.
Haz clic en Guardar rol.
☝🏼 Ten en cuenta que a los usuarios con roles personalizados no se les podrá transferir la propiedad de la cuenta en el futuro.