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Resolver problemas: restringir el acceso a los documentos de venta y a los contactos
Resolver problemas: restringir el acceso a los documentos de venta y a los contactos

Limita la visibilidad de facturas, presupuestos, proformas y fichas de contactos exclusivamente a las personas responsables de su gestión.

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Escrito por Camilla
Actualizado hace más de una semana

¿Cuál es el problema?

Necesito que ciertos usuarios de mi cuenta puedan acceder solo a determinados documentos de venta o la información de contactos seleccionados.

Cómo resolverlo

Para limitar el acceso a facturas, presupuestos, proformas e información de un contacto, tendrás que asignar estos elementos a los usuarios con el rol de Agente de venta. Con este rol, solo se podrá acceder a los documentos o contactos creados personalmente o que han sido asignados de manera específica. Ten en cuenta que esta funcionalidad está disponible únicamente a partir del plan Estándar.

Asignar el rol de Agente de ventas a nuevos usuarios

  1. Ve a Configuración > Cuenta de empresa > Usuarios

  2. Haz clic en Invitar usuarios

  3. Escribe la dirección de email del usuario que quieras invitar

  4. Abre el menú desplegable Rol de usuario y selecciona Agente de ventas

  5. Haz clic en Invitar para confirmar la acción

Asignar el rol de Agente de ventas a usuarios existentes

  1. Ve a Configuración > Cuenta de empresa > Usuarios.

  2. Selecciona el usuario

  3. En el panel lateral emergente, abre el menú desplegable Cambiar rol

  4. Selecciona Agente de ventas 

  5. Confirma la acción
    ​

Asignar una factura a un usuario con rol Agente de ventas

  1. Crea la factura, presupuesto o proforma tal y como explicado aquí

  2. En la sección de categorización, escribe el nombre de la persona encargada de gestionarla en el apartado Asignar usuarios.
    ​
    ​

Asignar un contacto a un usuario con rol Agente de ventas

  1. Crea el contacto tal y como explicado aquí. Si el contacto ya se ha creado, tendrás que editarlo.

  2. En la sección de campos básicos, escribe el nombre de la persona encargada de gestionar este contacto en el apartado Asignar usuarios
    ​
    ​

  3. Haz clic en Guardar

Asignar más de un contacto a la vez a un usuario con rol Agente de ventas

  1. Selecciona los contactos desde el listado pulsando a la izquierda del nombre

  2. En la barra inferior que aparece haz clic en Asignar

  3. Selecciona Asignar usuarios

  4. Escribe el nombre de la persona encargada de gestionar estos contactos

  5. Pulsa Aplicar
    ​

Por último, ten en cuenta que:

  • Podrás asignar los documentos de venta y los contactos a más de un usuario con este rol.

  • Por defecto, la factura y el contacto serán visibles para quien los crea, sea cual sea su rol de usuario.

  • Con un rol de propietario, administrador o de ventas, se podrá acceder a todos los documentos y contactos sin ninguna restricción.

  • Con el rol de Agente de venta, no se tendrá acceso al enlace del portal del cliente desde la ficha del contacto, pero sí al documento que se la ha asignado dentro del portal.

  • Un usuario con el rol Agente de venta no podrá visualizar el coste y precio de compra de los productos.

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