En Holded, el área privada Mi zona está pensada para facilitar la gestión diaria de las personas que trabajan en tu empresa y puede usarse como supervisor o como empleado.
El modo de supervisor es para quienes tienen personas a cargo, un líder de equipo, un gerente o un responsable de Recursos Humanos (RRHH), entre otros, y necesitan gestionar tareas asociadas a los empleados, como por ejemplo:
aprobar solicitudes de ausencias,
controlar las horas trabajadas y
visualizar a quienes se encuentran trabajando en remoto.
El modo de empleado es para todas las personas que trabajan en la empresa y sirve para realizar las tareas comunes a la jornada laboral, como registrar las horas de trabajo. Una vez que el empleado tenga su cuenta en Holded, desde Mi zona podrá:
registrar el horario de llegada, las pausas y la hora de salida,
contabilizar las horas trabajadas de forma automática,
editar los datos de su perfil y mantener actualizada su información,
consultar y descargar sus nóminas y
solicitar permisos para ausencias, ya sean vacaciones, citas médicas, etc.
Quiénes pueden configurar Mi zona para un empleado
Las cuentas de usuario habilitadas para configurar el área privada Mi zona de cada empleado son las de administrador, propietario o recursos humanos. Este tipo de cuentas pueden añadir o eliminar usuarios, configurar las políticas de ausencias, crear carpetas para la documentación o habilitar la edición del control horario a los empleados.
Pasos para configurar Mi zona para un empleado
A continuación, te explicamos cómo configurar Mi zona para un empleado, ya sea que tengas una cuenta de propietario, administrador o recursos humanos.
1. Invitar al empleado a Holded
Para que los empleados puedan acceder a Mi zona, primero deben crear una cuenta de usuario en Holded y aceptar la invitación que recibirán por mail. Después de que el empleado crea su cuenta, puedes invitarlo a Holded y vincularlo a su perfil.
Para invitar a un empleado a Holded, tienes que:
Acceder a Configuración.
Hacer clic en la sección de Cuenta, primero, y en Usuarios, después.
Pulsar en el botón Invitar usuarios, ubicado en la esquina superior derecha.
Escribir la dirección email del empleado.
Seleccionar el rol de usuario que tendrá el empleado. Si escoges la opción de Invitado, el empleado podrá acceder únicamente a Mi zona.
Hacer clic en Invitar.
El empleado recibirá un enlace de acceso a la plataforma en su correo electrónico. Para continuar, debe hacer clic en dicho enlace y acceder a Mi zona. Por último, recuerda que las cuentas de usuario habilitadas para invitar a un nuevo empleado a Holded son las de propietario, administrador o recursos humanos.
2. Vincular la cuenta del empleado a su perfil de Holded
Para vincular la cuenta de usuario del empleado con su perfil, tienes que:
Hacer clic en RRHH desde la barra lateral izquierda, y en Empleados después.
Seleccionar al empleado y pulsar el botón Asignar usuario.
En las preferencias del perfil, seleccionar la cuenta de usuario desde el desplegable ubicado en la parte inferior del modal y hacer clic en Guardar.
3. Habilitar funcionalidades para el empleado
Desde Configuración puedes personalizar las funcionalidades para tu empleado y habilitar las que creas necesarias, ya sea permitirle que acceda al calendario de la empresa, a más información del equipo y al control horario.
Para habilitar las funcionalidades del empleado, tienes que:
Acceder a Configuración.
Hacer clic en RRHH y acceder a Zona del empleado.
En la sección Funciones disponibles, habilitar las opciones que consideres y hacer clic en Guardar.
4. Organizar las carpetas y documentos del empleado
En Holded, hay 4 carpetas disponibles por defecto para que los empleados puedan subir y encontrar sus documentos. Según las necesidades de la empresa, puedes modificar o crear nuevas carpetas para mostrar los documentos al empleado.
Para organizar las carpetas del empleado, tienes que:
Acceder a Configuración.
Hacer clic en RRHH y acceder a Zona del empleado.
Haz clic en + Nueva carpeta.
