La política de balance de horas es el reglamento del saldo: decide qué diferencia de jornada cuenta, cómo puede compensarla RRHH y cuándo caduca. Sin una política asignada, la persona no acumula horas, así que crearla es el primer paso para usar Balance de horas.
En este artículo verás, paso a paso, cómo crear la política, asignarla a tu equipo y mantenerla al día.
☝️ Necesitas el plan Team Pro y un rol con el permiso Balance para crear, editar y asignar políticas.
1. Crea la política
Las políticas se gestionan desde Configuración, junto al resto de ajustes de RRHH.
Ve a Configuración > RRHH > Balance de horas.
Haz clic en + Nueva política de balance.
Completa los apartados del formulario, que verás en los puntos siguientes.
Haz clic en Guardar.
[CAPTURA: Configuración > RRHH > Balance de horas, con el listado "Políticas de Balance de horas" y el botón "+ Nueva política de balance"]
💡 Si tu cuenta aún no tiene ninguna política, también puedes empezar desde RRHH > Balance de horas con el botón Configurar balance de horas.
2. Información básica
Este apartado identifica la política y, si es la primera, te permite aplicarla a todo el equipo de una vez.
Nombre: es el nombre que verás en la tabla de Balance de horas y en la ficha del empleado.
Aplicar a toda la plantilla: asigna la política desde hoy a las personas activas que tienen política de ausencias.
☝️ Aplicar a toda la plantilla solo aparece al crear la primera política de la cuenta. Las altas posteriores quedan Sin política hasta que se la asignes.
3. Cuándo cuenta como tiempo extra
La diferencia de cada jornada solo entra en el saldo si supera el umbral. Si lo supera, cuenta entera, no solo lo que pasa del umbral.
Umbral por jornada para sumar: lo que tiene que superar la jornada planificada para sumar horas.
Umbral por jornada para restar: lo que tiene que quedarse por debajo para restar horas.
☝️ El umbral para restar no puede ser menor que el de sumar. Por ejemplo, con Más de 15 min para sumar, no podrás guardar Más de 10 min para restar.
Los dos umbrales empiezan en Cualquier diferencia y puedes subirlos hasta Más de 2 h.
💡 El saldo compara cada día con su jornada planificada. Si alguien trabaja jornadas distintas según el día y su horario no lo refleja, un umbral distinto de Cualquier diferencia puede hacerle perder horas.
4. Tipos de compensación permitidos
Elige cómo podrá devolver RRHH las horas del saldo. Tienes que activar al menos uno.
Horas libres: se compensan en múltiplos de media hora. Los minutos sueltos no se pueden canjear.
Días libres: se compensan días enteros o medios días, que se descuentan del saldo.
Equivalencia en horas: aparece al activar Días libres e indica cuántas horas vale un día. Medio día vale la mitad.
☝️ No puedes desactivar Horas libres o Días libres si alguien con esta política tiene horas o días compensados sin disfrutar.
5. Límites por solicitud
Los límites fijan cuánto se puede compensar de una vez.
Mínimo por solicitud: el tiempo mínimo de cada compensación. Por defecto son 30 minutos, que también es el mínimo permitido.
Máximo por solicitud: el tope de cada compensación. Déjalo vacío si no hay límite.
6. Caducidad del saldo
Activa la caducidad si quieres que las horas que no se compensen dejen de contar pasado un tiempo.
Activa Caducidad del saldo.
En Vencimiento, elige entre 1 y 24 meses. Por defecto son 12 meses.
☝️ Cada hora caduca contando desde el día en que se trabajó. A diferencia de las vacaciones, no vence en una fecha fija del año.
[CAPTURA: formulario "Política de Balance de horas" completo, con los cinco apartados]
7. Asigna la política a una persona
Si no aplicaste la primera política a toda la plantilla, o para las altas nuevas, la asignación va persona a persona. La persona acumula horas desde el día en que se la asignas; los días anteriores no cuentan. Antes, la persona tiene que tener una política de ausencias.
Ve a RRHH > Empleados y abre la ficha de la persona.
Abre el menú de tres puntos y selecciona Editar.
Ve a la pestaña Organización.
En el apartado Ausencias, elige la política en Política de horas extra.
Haz clic en Guardar.
[CAPTURA: pestaña Organización de un empleado, con el selector "Política de horas extra" junto a "Política de Ausencias"]
💡 En RRHH > Balance de horas, haz clic en + Asignar política en la fila de quien no tiene ninguna para ir directamente a esa pestaña.
8. Cambia o quita la política de una persona
Desde el mismo selector Política de horas extra puedes pasar a alguien a otra política o dejarle sin ninguna.
Cambiar: elige otra política y haz clic en Guardar. El saldo se conserva y la nueva política se aplica desde ese día.
Quitar: borra la selección para que quede Sin política y haz clic en Guardar. Solo puedes hacerlo si su saldo es 0: si tiene horas a favor o en contra, compénsalas o ajusta el saldo antes.
📄 Descubre cómo en Cómo compensar y ajustar el saldo de horas.
9. Edita o elimina una política
Puedes cambiar una política en cualquier momento. Los cambios se aplican a los días que se contabilicen a partir de ahora; lo ya contabilizado no cambia.
Ve a Configuración > RRHH > Balance de horas.
Haz clic en la política que quieres cambiar.
Modifica lo que necesites y haz clic en Guardar.
Si quieres borrarla, haz clic en Eliminar y confirma.
⚠️ Eliminar una política no se puede deshacer, y Holded no guarda versiones anteriores cuando la editas. Solo puedes eliminarla si nadie la tiene asignada, incluidos los ex-empleados.