El calendario de Holded es una herramienta de gestión de tareas y citas, que permite a los usuarios organizar y planificar sus actividades de manera eficiente.
No solo funciona como cualquier otro calendario, mostrando todas las actividades de tu agenda; es además una herramienta potenciada para poder administrar y supervisar todos aquellos recordatorios imprescindibles para tu empresa, como el vencimiento de las facturas, los gastos recurrentes y las actividades del CRM.
La intención de esta funcionalidad es ayudar a los usuarios a aumentar su productividad y a mejorar su organización personal y profesional.
☝🏼 Puedes invitar participantes, crear recordatorios e integrar las oportunidades desde CRM y contactos.
Para acceder al calendario, ve a CRM > Calendario.
Información contenida en el Calendario
Mi Calendario: mi Calendario concentra aquellas actividades manualmente creadas por ti, como por ejemplo una llamada con un proveedor. Pueden ser actividades generadas en Holded o sincronizadas desde tu calendario externo:
Mis eventos compartidos: aquí encontrarás las invitaciones a las actividades que tus compañeros organizan y que quieren compartir contigo.
De mis oportunidades: visualiza y administra las oportunidades de negocio asociadas a tus clientes, filtra por estado o fecha, y edita o elimina oportunidades individuales.
Eventos de sistema: se crean automáticamente para que los usuarios de tu empresa con los permisos correctos puedan ver las fechas relevantes sobre los documentos creados en Holded. Por ejemplo, al crear una factura, Calendario genera una entrada en su fecha de creación y otra para su fecha de vencimiento:
La funcionalidad incluye la creación y gestión de eventos, la programación de actividades, la sincronización con otras aplicaciones y la visualización de la agenda de manera clara y ordenada.
1. Registrar actividades
Desde Calendario podrás crear actividades manualmente, registrarlas y asignarles una categoría, como por ejemplo Llamada, Reunión, Vuelo, etc.:
☝🏼 Las actividades se pueden crear también desde CRM > Actividades, o desde el botón de "Crear (+)", en la esquina superior izquierda.
Aprende cómo registrar Actividades aquí.
2. Reuniones
El programador de reuniones te permite crear enlaces a páginas personalizadas donde se puede reservar una reunión contigo en función de las franjas horarias que quieras poner a disposición.
Aprende cómo programar reuniones aquí
💎 Activa la gema Reuniones en la Holded store.
3. Sincronizar tu calendario externo
Holded puede integrarse con tu calendario externo (Google, Outlook, etc.) a través de una conexión bidireccional, de modo que puedas tener todos tus eventos sincronizados en un solo lugar:
Ve a CRM > Calendario.
Haz clic en el botón "+ Añadir cuenta", a la izquierda de tu pantalla.
Serás redirigido a una nueva página. Añade tu dirección de email y tu contraseña para conectarte.
☝🏼 Dependiendo de tu proveedor, se te pedirá que otorgues permisos a Holded o no (por ejemplo, Google los solicita).
Ahora que tu cuenta está integrada, puedes elegir cuáles calendarios quieres habilitar activando el botón correspondiente.
A tener en cuenta en la sincronización con calendarios externos
La conexión es bidireccional: todos los cambios hechos en Holded serán reflejados en tu calendario externo y viceversa.
Los eventos se sincronizarán con una retroactividad máxima de 30 días.
Cuando conectas un calendario de una cuenta externa, Holded copiará las propiedades como el color e invitados del original
Si tienes varios calendarios sincronizados de tu cuenta externa, puedes habilitar solo los que necesitas. Puedes activarlos o desactivarlos en cualquier momento.
Los eventos sincronizados desde una cuenta externa serán asignados automáticamente a un tipo de actividad por defecto. Podrás cambiar el tipo de actividad de los nuevos eventos sincronizados, pero no los anteriores.
Cualquier persona dentro de tu empresa con una cuenta de Holded puede conectar su propio calendario externo de forma privada (no compartida con otros usuarios).
Al añadir a un evento invitados que tengan cuenta de Holded, estos aparecerán dentro del Calendario de Holded bajo "Mis eventos compartidos".
Aquellos invitados que no tengan cuenta de Holded recibirán la invitación por email con la cuenta de tu calendario como remitente.
4. Eliminar una cuenta de calendario conectada
Ve a CRM > Calendario.
Haz clic en la cuenta de calendario integrada, a la izquierda de tu pantalla.
Pulsa en el icono de la papelera, justo a su lado.
Confirma la operación.
5. Cambiar el tipo de actividad por defecto de un calendario externo
Para cambiar el tipo de actividad por defecto de los eventos provenientes de la sincronización.
Ve a CRM > Calendario.
Haz clic en la cuenta de calendario integrada, a la izquierda de tu pantalla.
Selecciona desde el menú desplegable "Tipo predeterminado el tipo de actividad" la actividad deseada entre las disponibles: Llamada, Reunión, Vuelo, Comida, Cena.
6. Guardar una actividad en tu calendario externo
Cuando creas una actividad, ya sea desde CRM > Actividades o directamente desde Calendario, puedes guardar dicha actividad en tu calendario externo.
Al final del formulario de creación de una actividad, abre el menú desplegable y selecciona el calendario externo.
Haz clic en "Crear" para finalizar la operación.
☝🏼 Ten en cuenta que una actividad solo puede ser vinculada a un calendario externo y no puede ser modificado una vez guardado. Por otra parte, puedes vincular diferentes calendarios a diferentes eventos.