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Cuando tiene lugar una importación de bienes y esta pasa por aduana, se suelen generar tres documentos cuya información necesitas registrar a nivel contable en la plataforma, además de tramitarla al SII:
La factura del agente de aduanas o transitario
Se trata de los gastos de la persona o empresa que se ha encargado de hacer la gestión en la aduana (Agente de Aduanas).El documento de aduanas (DUA)
Es el documento que se recibe de aduana al retirar la mercancía. En este documento se detalla el importe de la mercancía adquirida al proveedor extranjero en euros, así como los derechos arancelarios y otros posibles gastos. Esto se emplea para calcular la base imponible y el IVA soportado.La factura del proveedor extranjero
Se considera una factura de importación con el importe de la mercancía adquirida al proveedor (no nacional ni intracomunitario).
Introducir las facturas de importación en Holded
Registro de la factura del Agente de Aduanas o transitario
Necesitarás incluir la información de esta factura en la plataforma para que quede constancia sobre este gasto a nivel contable. Además, también es necesario informar sobre este registro al SII.
Accede a Gastos>Gastos y haz clic en el botón Nueva compra para crear una compra de forma habitual:
En el campo Contacto recuerda incluir a la empresa que gestionó el servicio en la aduana
Detalla también el Precio o importe de los servicios prestados
Añade el resto de datos necesarios
Guarda la factura
Recuerda que a esta factura sí se le debe aplicar el IVA (21%) en el campo Impuestos.
Registro de la factura del proveedor extranjero
El siguiente paso consiste en introducir en la plataforma el gasto asociado a la compra al proveedor extranjero. Esta factura, al contrario que el caso anterior, no se envía al SII. Sin embargo, es necesario registrarla en Holded para que el gasto quede reflejado a nivel contable.
De nuevo, crea una nueva compra:
Desde el campo Contacto selecciona el proveedor que corresponda
Detalla también el Precio o importe de la mercancía adquirida en euros. Para que te resulte más fácil, usa la cifra detallada en el DUA como referencia, ya que se trata del importe resultante del cambio de divisa.
Añade el resto de datos necesarios
Guarda la factura
Ten presente que esta factura se debe registrar sin IVA, así que asegúrate de que el campo Impuestos esté vacío.
Registro del documento de aduanas (DUA)
Es importante introducir correctamente la información de este documento en la plataforma, ya que se tendrá que enviar al SII. Durante el registro de estos datos, necesitarás tener en cuenta una serie de particularidades.
Crea una nueva compra:
En el campo Número del documento, incluye el número del DUA
En el campo Contacto, selecciona tu propia empresa como destinataria de la factura. Necesitarás crear tantos nuevos contactos como agentes de aduanas tengas. En cada uno de estos contactos, introduce el nombre de tu empresa en el campo Nombre y en el campo Nombre comercial, escribe alguna combinación como el Nombre del transitario + el nombre de tu empresa. Además, en la pestaña de Contabilidad, tendrás que seleccionar la Cuenta proveedor/acreedor vinculada al transitario correspondiente.
En la primera línea de la factura, en la columna Precio, introduce la base imponible especificada en el DUA
En la columna de Impuestos, selecciona el impuesto de importación
En la segunda línea de la factura, introduce el importe de la base imponible en negativo y deja la información sobre Impuestos en blanco. Esto sirve para evitar que se duplique el gasto a nivel contable, y que solo quede reflejado el IVA soportado. Recuerda que anteriormente ya has registrado la compra al proveedor extranjero sin IVA.
Incluye una línea adicional en la factura para reflejar el importe de los derechos arancelarios y no especifiques ningún impuesto. Esta cifra debe coincidir con el importe de los derechos arancelarios que el Agente de Aduanas ha pagado en tu nombre.
Ve a Opciones > SII
Selecciona la opción Importaciones en el desplegable de Tipo de factura, y comprueba que el resto de campos sean correctos. En este caso no habrá inversión del sujeto pasivo.
Guarda los cambios en las opciones del SII
Guarda la factura de compra
Enviar las facturas de importación al SII
De los tres documentos que has registrado en Holded, solo necesitarás enviar dos al SII: la factura del agente de aduanas y el documento de aduanas (DUA).
Ve al listado de Gastos en Holded
Envía primero el documento de aduanas al SII
A continuación envía la factura del agente
Revisar el estado de la contabilidad
Después de registrar los documentos y enviarlos al SII lo ideal sería revisar cómo ha quedado esta información a nivel contable en Holded.
Comprueba que se reflejan correctamente los gastos referentes a: la factura del transitario, los derechos arancelarios, así como la factura del proveedor extranjero
Si consta que debes dinero a tu propia empresa en lugar del transitario es porque no has seleccionado la Cuenta de proveedor/acreedor correcta en el contacto que generaste para el Agente de Aduanas.