1. Personaliza tus gastos
Cada documento compra generado se autocompletará en parte según las preferencias que configures siguiendo estos pasos
Haz clic en el nombre de tu cuenta en la esquina superior izquierda
Completa los campos sobre Vencimiento, Pago/cobro por defecto, Impuestos y cuentas contables
2. Configura tu dirección Mailbox
Configurar la dirección de correo Mailbox es un paso esencial para recibir tus comprobantes de gastos en Escáner, convertirlos a documentos de compra y así registrarlos en tu contabilidad.
Accede a Escáner
Abre la ventana de Configuración
Escribe la dirección de correo, por defecto aparecerá el nombre de la cuenta de tu empresa
Haz clic en Guardar
4. Crea una factura de compra de prueba
Crea y registra documentos de gasto tal y como facturas de compra, tickets de compra o compras rectificativa.
Desde la barra de navegación, ve al listado de Gastos
Haz clic en Nueva compra arriba a la derecha
Selecciona el contacto
Pon una fecha de vencimiento
Detalla los conceptos, su cantidad, precio e impuestos
Añade un mensaje si lo deseas
Adjunta el archivo de compra
Selecciona la cuenta de gasto
Puedes modificar tu factura de compra y guardarla como borrador. Cuando esté lista del todo, simplemente haz clic en Aprobar.
5. Sube un gasto de prueba con la app de Holded
Esta opción resulta especialmente útil para evitar introducir manualmente cada ticket, factura, o pedido de compra con los que trabajas, además de garantizar la homologación AEAT de tus gastos y evitar tener que guardar las copias físicas. Necesitas la app de Holded en tu móvil para poder hacer fotos a tus comprobantes de gastos y
Entra en la aplicación móvil de Holded
Haz una foto del archivo para subirlo a Holded
Desde Escáner, selecciona el archivo
En la ventana emergente, pulsa Escanear
Conviértelo en una compra, ticket o pedido
6. Elimina la factura de compra de prueba
Ahora que ya has creado tu gasto de prueba, elimínalo para que no afecte a tu contabilidad. No se eliminarán ni los contactos ni los productos o servicios que hayas creado al generar la factura de compra.
Accede al listado de compras
Selecciona la factura marcando la casilla a su izquierda
Desde la barra inferior, haz clic en Eliminar
Confirma la acción
7. Registra una nómina de prueba
En el caso de que tengas empleados, necesitarás aprender a registrar los gastos relacionados con sus nóminas para que se contabilicen.
Accede a Compras> Nóminas
Haz clic en Nueva nómina
Indica el nombre del trabajador
Introduce la fecha de contabilización de la nómina
Detalla los conceptos: Salario, Total S.S., Gasto S.S. Empresa e IRPF
Añade una descripción y tags, si deseas llevar a cabo una contabilidad más analítica
Adjunta la nómina en formato PDF
Haz clic en Crear
Puedes usar la casilla Marcar como pagado para contabilizar el pago directamente desde la nómina. El cálculo de la cantidad en A pagar se realizará automáticamente teniendo en cuenta: (Salario + Gasto S.S. Empresa) - (Total S.S. + IRPF).
8. Elimina la nómina de prueba
Elimina ahora la nómina de prueba para que no se descuadre nada en tu contabilidad.
Accede a Compras> Nóminas
Selecciona la nómina marcando la casilla a la izquierda
haz clic en Eliminar desde la barra inferior
Confirma la acción
9. Importa tus gastos
Importar tus gastos te permitirá controlar mucho mejor tu contabilidad analizando el flujo de gastos y cómo estos impactan sobre los beneficios de tu negocio.
Accede al listado de Gastos
Haz clic en Acciones y selecciona Importar
Descarga la plantilla de importación
Completa la plantilla con los datos correspondientes
Una vez guardado, arrastra el archivo o pulsa Subir archivo