1. Personaliza tus cuentas de gastos
Cuando registras una factura de compra en Holded necesitas asignar una cuenta de gastos para que quede reflejada en tu contabilidad. Puedes personalizar tus cuentas para diferenciar tus gastos según su tipología.
Accede a Analítica > Objetivos
Haz clic en el botón + y pulsa en Nueva cuenta de gasto
En Tipo usa el desplegable para seleccionar cualquiera de las cuentas incluidas en el Grupo 6 (Compras y Gastos)
Escribe el nombre con el que quieras identificar la cuenta de gasto
En el campo Número, añade la cuenta contable con la que quieres que quede registrada la cuenta de gasto
Asigna un color para poder diferenciar la cuenta de gasto en el apartado de Informes
Haz clic en Crear
2. Configura tu email de Inbox
Configurar la dirección de correo electrónico Inbox es un paso esencial para recibir tus comprobantes de gastos, convertirlos a documentos de compra y así registrarlos en tu contabilidad.
Ve a Gastos > Inbox
Abre la ventana de Configuración
Escribe la dirección de correo, por defecto aparecerá el nombre de la cuenta de tu empresa
Haz clic en Guardar
3. Crea tus empleados (opcional)
Para poder registrar, asignar y contabilizar las nóminas, que son una parte importante de tus gastos, necesitarás antes que nada crear el perfil de tus empleados. Si no tienes empleados, y, por lo tanto, ninguna nómina para contabilizar, puedes saltar este paso.
Desde la barra de navegación, ve a Equipo > Empleados
Haz clic en Nuevo Empleado, arriba a la derecha
Rellena los campos sobre nombre, apellido y correo electrónico, y haz clic en Crear.
Desde tu listado de empleados, selecciona al empleado y pulsa Editar en la ventana en la izquierda
Completa toda la información necesaria en el apartado de Preferencias, Datos personales y Contabilidad.
4. Crea una compra de prueba manualmente
Crea y registra documentos de gasto tal y como facturas de compra, tickets de compra o compra rectificativa.
Desde la barra de navegación, ve a Gastos > Gastos
Haz clic en Nueva compra arriba a la derecha
Selecciona el contacto
Pon una fecha de vencimiento
Detalla los conceptos, su cantidad, precio e impuestos
Añade un mensaje si lo deseas
Adjunta el archivo de compra
Selecciona la cuenta de gasto
Puedes modificar tu factura de compra y guardarla como borrador. Cuando esté lista del todo, simplemente haz clic en Aprobar.
5. Sube un gasto de prueba con la app de Holded
Esta opción resulta especialmente útil para evitar introducir manualmente cada ticket, factura, o pedido de compra con los que trabajas. Necesitas en tu móvil la app de Holded para poder hacer fotos a tus comprobantes de gastos, disponible en Play Store (Android) o App Store (iOS).
Entra en la aplicación móvil de Holded
Haz una foto del archivo para subirlo a Inbox
Desde Inbox, selecciona el archivo
En la ventana emergente, pulsa Escanear
Conviértelo en una compra, ticket o pedido
6. Elimina la compra de prueba
Ahora que ya has creado tu gasto de prueba, eliminalo para que no afecte a tu contabilidad. No se eliminarán ni los contactos ni los productos o servicios que hayas creado al generar la factura de compra.
Ve a Gastos > Gastos
Desde el listado, selecciona la factura marcando la casilla a la izquierda
Desde la barra inferior, haz clic en Eliminar
Confirma la acción
7. Registra una nómina de prueba
En el caso de que tengas empleados, necesitarás aprender a crear nóminas para que se contabilicen.
Desde la barra de navegación, ve a Gastos > Nóminas
Haz clic en Nueva nómina
Indica el nombre del trabajador
Introduce la fecha de contabilización de la nómina
Detalla los conceptos: Salario, Total S.S., Gasto S.S. Empresa e IRPF
Añade una descripción y tags, si deseas llevar a cabo una contabilidad más analítica
Adjunta la nómina en formato PDF
Haz clic en Crear
Puedes usar la casilla Marcar como pagado para contabilizar el pago directamente desde la nómina. El cálculo de la cantidad en A pagar se realizará automáticamente teniendo en cuenta: (Salario + Gasto S.S. Empresa) - (Total S.S. + IRPF).
8. Elimina la nómina de prueba
Elimina ahora la nómina de prueba para que no se descuadre nada en tu contabilidad.
Ve a Gastos > Nóminas
Selecciona la nómina marcando la casilla a la izquierda
haz clic en Eliminar desde la barra inferior
Confirma la acción
9. Importa tus gastos
Importar tus gastos te permitirá controlar mucho mejor tu contabilidad analizando el flujo de gastos y cómo estos impactan sobre los beneficios de tu negocio.
Accede a Gastos > Gastos
Haz clic en el menú de 3 puntos y selecciona Importar
Descarga la plantilla de importación
Completa la plantilla con los datos correspondientes
Una vez guardado, arrastra el archivo o pulsa Subir archivo