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Gastos: guía de inicio

Toda la información que necesitas para empezar a registrar y llevar el seguimiento de tus gastos.

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Escrito por Camilla
Actualizado hace más de una semana

1. Personaliza tus cuentas de gastos

Cuando registras una factura de compra en Holded necesitas asignar una cuenta de gastos para que quede reflejada en tu contabilidad. Puedes personalizar tus cuentas para diferenciar tus gastos según su tipología.

  1. Haz clic en el botón + y pulsa en Nueva cuenta de gasto

  2. En Tipo usa el desplegable para seleccionar cualquiera de las cuentas incluidas en el Grupo 6 (Compras y Gastos)

  3. Escribe el nombre con el que quieras identificar la cuenta de gasto

  4. En el campo Número, añade la cuenta contable con la que quieres que quede registrada la cuenta de gasto

  5. Asigna un color para poder diferenciar la cuenta de gasto en el apartado de Informes

  6. Haz clic en Crear


2. Configura tu email de Inbox

Configurar la dirección de correo electrónico Inbox es un paso esencial para recibir tus comprobantes de gastos, convertirlos a documentos de compra y así registrarlos en tu contabilidad.

  1. Abre la ventana de Configuración

  2. Escribe la dirección de correo, por defecto aparecerá el nombre de la cuenta de tu empresa

  3. Haz clic en Guardar


3. Crea tus empleados (opcional)

Para poder registrar, asignar y contabilizar las nóminas, que son una parte importante de tus gastos, necesitarás antes que nada crear el perfil de tus empleados. Si no tienes empleados, y, por lo tanto, ninguna nómina para contabilizar, puedes saltar este paso.

  1. Desde la barra de navegación, ve a Equipo > Empleados

  2. Haz clic en Nuevo Empleado, arriba a la derecha

  3. Rellena los campos sobre nombre, apellido y correo electrónico, y haz clic en Crear.

  4. Desde tu listado de empleados, selecciona al empleado y pulsa Editar en la ventana en la izquierda

  5. Completa toda la información necesaria en el apartado de Preferencias, Datos personales y Contabilidad.


4. Crea una compra de prueba manualmente

Crea y registra documentos de gasto tal y como facturas de compra, tickets de compra o compra rectificativa.

  1. Desde la barra de navegación, ve a Gastos > Gastos

  2. Haz clic en Nueva compra arriba a la derecha

  3. Selecciona el contacto

  4. Pon una fecha de vencimiento

  5. Detalla los conceptos, su cantidad, precio e impuestos

  6. Añade un mensaje si lo deseas

  7. Adjunta el archivo de compra

  8. Selecciona la cuenta de gasto

  9. Puedes modificar tu factura de compra y guardarla como borrador. Cuando esté lista del todo, simplemente haz clic en Aprobar.


5. Sube un gasto de prueba con la app de Holded

Esta opción resulta especialmente útil para evitar introducir manualmente cada ticket, factura, o pedido de compra con los que trabajas. Necesitas en tu móvil la app de Holded para poder hacer fotos a tus comprobantes de gastos, disponible en Play Store (Android) o App Store (iOS).

  1. Entra en la aplicación móvil de Holded

  2. Haz una foto del archivo para subirlo a Inbox

  3. Desde Inbox, selecciona el archivo

  4. En la ventana emergente, pulsa Escanear

  5. Conviértelo en una compra, ticket o pedido


6. Elimina la compra de prueba

Ahora que ya has creado tu gasto de prueba, eliminalo para que no afecte a tu contabilidad. No se eliminarán ni los contactos ni los productos o servicios que hayas creado al generar la factura de compra.

  1. Desde el listado, selecciona la factura marcando la casilla a la izquierda

  2. Desde la barra inferior, haz clic en Eliminar

  3. Confirma la acción



7. Registra una nómina de prueba

En el caso de que tengas empleados, necesitarás aprender a crear nóminas para que se contabilicen.

  1. Desde la barra de navegación, ve a Gastos > Nóminas

  2. Haz clic en Nueva nómina

  3. Indica el nombre del trabajador

  4. Introduce la fecha de contabilización de la nómina

  5. Detalla los conceptos: Salario, Total S.S., Gasto S.S. Empresa e IRPF

  6. Añade una descripción y tags, si deseas llevar a cabo una contabilidad más analítica

  7. Adjunta la nómina en formato PDF

  8. Haz clic en Crear

Puedes usar la casilla Marcar como pagado para contabilizar el pago directamente desde la nómina. El cálculo de la cantidad en A pagar se realizará automáticamente teniendo en cuenta: (Salario + Gasto S.S. Empresa) - (Total S.S. + IRPF).




8. Elimina la nómina de prueba

Elimina ahora la nómina de prueba para que no se descuadre nada en tu contabilidad.

  1. Selecciona la nómina marcando la casilla a la izquierda

  2. haz clic en Eliminar desde la barra inferior

  3. Confirma la acción


9. Importa tus gastos

Importar tus gastos te permitirá controlar mucho mejor tu contabilidad analizando el flujo de gastos y cómo estos impactan sobre los beneficios de tu negocio.

  1. Haz clic en el menú de 3 puntos y selecciona Importar

  2. Descarga la plantilla de importación

  3. Completa la plantilla con los datos correspondientes

  4. Una vez guardado, arrastra el archivo o pulsa Subir archivo

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