Las reglas de conciliación son normas que tú defines para vincular automáticamente movimientos bancarios recurrentes (comisiones, suscripciones, seguros, pagos a la Seguridad Social), contra sus correspondientes cuentas contables, facturas, gastos u otros documentos en Holded.

En vez de clasificar estos movimientos manualmente, puedes crear reglas para que Holded lo haga automáticamente. Por ejemplo, si configuras una regla llamada "Nóminas Personal", el sistema detectará los movimientos que incluyan esa palabra clave y los conciliará por ti.

Cada regla consta de tres partes:

Nombre: un título identificativo, como "Nóminas Personal".
Condiciones: criterios que deben cumplir los movimientos para ser conciliados (por ejemplo, que el concepto incluya la palabra "nómina"; o, que el importe esté dentro de un rango determinado).
Resultado: lo que hará Holded cuando un movimiento cumpla esas condiciones, ya sea recomendarte la conciliación o ejecutarla automáticamente si activaste esa opción.

Así, en cuanto Holded detecte un movimiento que coincida con la regla, lo conciliará según las condiciones que hayas establecido. Esto te permitirá automatizar el proceso, evitar tareas repetitivas y ahorrar tiempo en la gestión contable.

☝🏼 Puedes revisar los movimientos conciliados en la sección de Conciliación.

Activar la gema Reglas de conciliación

Para comenzar a usar las reglas de conciliación, primero necesitas activar la gema correspondiente en Holded. ¡Es muy fácil! Sigue estos pasos:

Ve a la Holded Store y, en la sección Gemas, busca Reglas de Conciliación.
Selecciona el plan que prefieras:
- 15 reglas: gratis.
- 40 reglas: 5 €/mes.
- 100 reglas: 10 €/mes.
Haz clic en Activar.

Crear reglas de conciliación

Una vez activada la gema, sigue estos pasos para crear una regla:

Ve a Tesorería > Cuentas, y selecciona la cuenta bancaria que deseas automatizar.
Haz clic en Nueva Regla (esquina inferior izquierda).
Escribe un nombre para la regla (por ejemplo, "Nóminas Personal", "Seguro AXA", "Pago proveedores", etc.).
Define las condiciones:
- Tipo de movimiento: selecciona si la regla se aplica a movimientos positivos (ingresos) o negativos (gastos).
- Cuenta bancaria: elige si la regla aplica a todas las cuentas de banco o solo a algunas cuentas específicas. Marca las casillas de las cuentas, tarjetas o pasarelas de pago que desees incluir.
- Condiciones específicas: define si la regla se aplica cuando todas o al menos una de las condiciones se cumplan. Cada línea representa una condición. En el desplegable, elige entre:
  - Descripción: permite ingresar una o varias palabras clave, y elegir entre opciones como contiene, igual a, no contiene, distinto de, empieza por, termina por.
  - Importe: permite ingresar un importe específico o un rango, y seleccionar la divisa correspondiente. Puedes definir el valor con opciones como igual a, distinto de, mayor que, mayor o igual que, menor que, menor o igual que.
  ☝🏼 Puedes eliminar cualquier línea de condición usando el icono de papelera y añadir nuevas condiciones con el botón + Nueva condición.
Después de definirlas, haz clic en el botón Probar condiciones para previsualizar en tiempo real qué movimientos coinciden con la regla y asegurarte de que la conciliación es correcta.
A continuación, define el resultado de la regla:
- Cuenta contable: asigna automáticamente el movimiento a una cuenta específica.
- Fecha: elige si usar la fecha del movimiento o la de conciliación.
- Notas y tags: añade información adicional como una nota o una etiqueta, si es necesario.
- Aplicar la regla y conciliar automáticamente: marca esta casilla para que todos los movimientos que no hayan sido conciliados y que cumplan con las condiciones de la regla, se concilien automáticamente.
  
  La regla se ejecutará automáticamente cuando entren nuevos movimientos, ya sea por sincronización o importación manual, cuando se cree, edite o elimine una regla, o cuando se cambie la prioridad entre reglas..
Finalmente, haz clic en Crear.

La regla quedará activa y comenzará a aplicarse según lo configurado.

Editar, pausar o eliminar reglas

Si necesitas cambiar, pausar o eliminar una regla que ya has creado, sigue estos pasos:

Ve a Tesorería > Cuentas, y selecciona la cuenta bancaria que deseas editar.
En el apartado "Reglas de conciliación", a la izquierda, haz clic sobre las reglas activas para abrir el listado.
En la lista de reglas:
- Editar o Eliminar: haz clic sobre la que quieras modificar para abrirla. Luego edita los criterios según sea necesario y guarda los cambios. Si prefieres eliminar la regla, haz clic en Eliminar.
- Pausar o Reactivar reglas: si necesitas hacer cambios en tus reglas o crear nuevas sin que las reglas actuales afecten la conciliación, puedes pausarlas fácilmente.
  
  En la esquina superior derecha, encontrarás el botón para Pausar reglas, lo que desactivará temporalmente su aplicación. Esto te permitirá modificar las reglas existentes o añadir nuevas sin que se ejecuten durante ese tiempo.
  
  Cuando estés listo para reactivarlas, simplemente haz clic en Activar reglas.

Priorizar reglas

Si un movimiento coincide con varias reglas, Holded aplicará la que esté más arriba en la lista. Puedes cambiar la prioridad arrastrando las reglas para que la más importante esté en primer lugar.

☝🏼 En este ejemplo, la regla "Pago Seguridad Social" tendrá prioridad sobre "Nóminas empleados" al estar situada por encima.

Consejos para sacar el máximo partido a las reglas

Usa nombres claros: nombra las reglas de manera descriptiva para identificarlas fácilmente (ej. "Nóminas Personal" o "Seguro AXA").
Prueba las condiciones: antes de guardar una regla, utiliza la opción "Probar condiciones" para asegurarte de que todo funciona correctamente.
Aplica y concilia automáticamente: marca la casilla para que Holded realice la conciliación sin intervención manual.
Pausa cuando sea necesario: si estás haciendo cambios, pausa las reglas para evitar que se apliquen erróneamente.