Las reglas de conciliación son normas que tú defines para vincular automáticamente movimientos bancarios recurrentes (comisiones, suscripciones, seguros, pagos a la Seguridad Social), contra sus correspondientes cuentas contables, creando un asiento en Holded.
En vez de clasificar estos movimientos manualmente, puedes crear reglas para que Holded lo haga automáticamente. Por ejemplo, si configuras una regla llamada "Nóminas Personal", el sistema detectará los movimientos que incluyan esa palabra clave y los conciliará por ti.
☝🏼 Las reglas de conciliación están disponibles en todos los planes de Holded. El número de reglas activas incluidas varía según tu plan: • Trial: 15 reglas • Plus: 15 reglas • Basic: 15 reglas • Standard: 50 reglas • Advanced: 100 reglas • Premium: ilimitadas
Cada regla consta de tres partes:
Nombre: un título identificativo, como "Nóminas Personal".
Condiciones: criterios que deben cumplir los movimientos para ser conciliados (por ejemplo, que el concepto incluya la palabra "nómina"; o, que el importe esté dentro de un rango determinado).
Resultado: lo que hará Holded cuando un movimiento cumpla esas condiciones, ya sea recomendarte la conciliación o ejecutarla automáticamente si activaste esa opción.
Así, en cuanto Holded detecte un movimiento que coincida con la regla, lo conciliará según las condiciones que hayas establecido. Esto te permitirá automatizar el proceso, evitar tareas repetitivas y ahorrar tiempo en la gestión contable.
☝🏼 Puedes revisar los movimientos conciliados en la sección de Conciliación.
Crear reglas de conciliación
Sigue estos pasos para crear una regla:
Ve a Tesorería > Cuentas, y selecciona la cuenta bancaria que deseas automatizar.
Haz clic en Nueva Regla (esquina inferior izquierda).
Escribe un nombre para la regla (por ejemplo, "Nóminas Personal", "Seguro AXA", "Pago proveedores", etc.).
Define las condiciones:
Tipo de movimiento: selecciona si la regla se aplica a movimientos positivos (ingresos) o negativos (gastos).
Que pertenezca a...: elige si la regla aplica a todas las cuentas de banco o solo a algunas cuentas específicas. Marca las casillas de las cuentas, tarjetas o pasarelas de pago que desees incluir.
Y que cumpla con...: define si la regla se aplica cuando todas las condiciones o al menos una se cumplan. Cada línea representa una condición. En el desplegable, elige entre:
Descripción: permite ingresar una o varias palabras clave, y elegir entre opciones como contiene, igual a, no contiene, distinto de, empieza por, termina por.
Importe: permite ingresar un importe específico o un rango, y seleccionar la divisa correspondiente. Puedes definir el valor con opciones como igual a, distinto de, mayor que, mayor o igual que, menor que, menor o igual que.
☝🏼 Puedes eliminar cualquier línea de condición usando el icono de papelera y añadir nuevas condiciones con el botón + Nueva condición.
Después de definirlas, haz clic en el botón Encontrar movimientos para previsualizar en tiempo real qué movimientos coinciden con la regla y asegurarte de que la conciliación es correcta.
A continuación, en la sección Resultados, elige cómo deben conciliarse los movimientos encontrados. En Conciliar mediante, selecciona una de estas opciones:
Nuevo asiento: crea un asiento contable para el movimiento. Aparecerá una tabla con las líneas del asiento donde puedes configurar los campos Cuenta, Descripción, Debe (%), Haber (%) y Etiquetas. La primera línea (Cuenta/s bancarias) está predefinida. Usa + Nueva línea para añadir más cuentas contables. El porcentaje de Debe entre todas las líneas debe sumar el 100% del importe.
Documento: vincula el movimiento a un documento. En el campo Tipo de documento, elige entre: Nuevo documento de compra: crea una nueva factura de compra. Rellena el Contacto, Fecha, Cuenta contable, Descripción, Impuestos y Porcentaje. El número de factura se genera automáticamente. Nuevo ticket de compra: crea un nuevo ticket de compra. Documento existente: vincula el movimiento a un documento ya existente en Holded. También puedes añadir notas y etiquetas.
Marcar como conciliado: concilia el movimiento sin crear ni vincular ningún documento. Opcionalmente, puedes añadir etiquetas.
Con la casilla "Conciliación automática" puedes activar que los movimientos que cumplan la regla se concilien automáticamente, o desactivarlo para que deban conciliarse de forma manual.
Finalmente, haz clic en Crear y guardar.
La regla quedará activa y comenzará a aplicarse según lo configurado.
✨ ¿Prefieres que la IA te ayude? Al abrir el formulario de nueva regla, Holded te muestra la opción "Deja que la IA te proponga las reglas de conciliación": detecta los movimientos recurrentes de tu banco y te sugiere reglas listas para crear el documento o el asiento automáticamente. Haz clic en Explorar para verlas.
Editar, pausar o eliminar reglas
Si necesitas cambiar, pausar o eliminar una regla que ya has creado, sigue estos pasos:
Ve a Tesorería > Cuentas, y selecciona la cuenta bancaria que deseas editar.
En el apartado "Reglas de conciliación", a la izquierda, haz clic sobre las reglas activas para abrir el listado.
En la lista de reglas:
Editar o Eliminar: haz clic sobre la que quieras modificar para abrirla. Luego edita los criterios según sea necesario y guarda los cambios. Si prefieres eliminar la regla, haz clic en Eliminar.
Pausar o Reactivar reglas: si necesitas hacer cambios en tus reglas o crear nuevas sin que las reglas actuales afecten la conciliación, puedes pausarlas fácilmente.
En la esquina superior derecha, encontrarás el botón para Pausar reglas, lo que desactivará temporalmente su aplicación. Esto te permitirá modificar las reglas existentes o añadir nuevas sin que se ejecuten durante ese tiempo.Cuando estés listo para reactivarlas, simplemente haz clic en Activar reglas.
Priorizar reglas
Si un movimiento coincide con varias reglas, Holded aplicará la que esté más arriba en la lista. Puedes cambiar la prioridad arrastrando las reglas para que la más importante esté en primer lugar.
☝🏼 En este ejemplo, la regla "Pago Seguridad Social" tendrá prioridad sobre "Nóminas empleados" al estar situada por encima.
Consejos para sacar el máximo partido a las reglas
Usa nombres claros: nombra las reglas de manera descriptiva para identificarlas fácilmente (ej. "Nóminas Personal" o "Seguro AXA").
Encontrar movimientos: antes de guardar una regla, utiliza el botón “Encontrar movimientos” para previsualizar qué movimientos coinciden con la regla y asegurarte de que la conciliación es correcta.
Aplica y concilia automáticamente: marca la casilla para que Holded realice la conciliación sin intervención manual.
Pausa cuando sea necesario: si estás haciendo cambios, pausa las reglas para evitar que se apliquen erróneamente.