Conciliar correctamente los pagos de nóminas y remesas es crucial para mantener tus registros contables alineados con los movimientos reales de tu cuenta bancaria. Esto te permitirá asegurarte de que los pagos que has realizado se reflejan adecuadamente en tus informes financieros y evitar posibles errores o duplicados en los registros contables.
A continuación, te mostramos cómo conciliar tanto el pago de nóminas como el de remesas, dependiendo de la situación.
Conciliación de pagos de nóminas
La conciliación de nóminas te permite asegurarte de que los pagos a tus empleados se reflejan correctamente en tus registros contables. Para ello:
Ve a Tesorería > Cuentas.
Selecciona la cuenta donde quieres conciliar el pago, y haz clic en Conciliar, en la esquina superior derecha.
En el listado, filtra por “Pendientes”, ordena por fecha, y marca la casilla del movimiento correspondiente (en este caso, “Nóminas abril” de -3000€).
En el listado de documentos, a la derecha, filtra por “Nóminas”. Aparecerán todas las nóminas que hayas introducido en Holded desde Compras > Nóminas, y que están aún pendientes de pago.
Marca la casilla a la izquierda de la nómina correspondiente.
Haz clic en Conciliar, en la parte inferior derecha.
Este proceso no solo relaciona el movimiento bancario con la nómina, sino que también cambia el estado de la nómina a “Pagada”, generando el movimiento de pago y su correspondiente asiento contable.
Conciliación de pagos de remesas
Imagina que recibes el pago de una remesa de tus clientes o proveedores. ¿Cómo haces para asegurarte de que el cobro se registra adecuadamente y se relaciona con las facturas correspondientes?
Antes de nada, asegúrate de haber introducido previamente la remesa en Holded desde Tesorería > Remesas.
Conciliación de pagos de remesas con estado "Pendiente"
Ve a Tesorería > Cuentas.
Selecciona la cuenta donde quieres conciliar el pago, y haz clic en Conciliar, en la esquina superior derecha.
En el listado, filtra por “Pendientes”, ordena por fecha, y marca la casilla a la izquierda del movimiento correspondiente (en este caso, “Remesa abril” de +5205€).
En el listado de documentos, a la derecha, filtra por “Remesas”.
☝🏼 Para que la remesa aparezca en este listado, debe estar en estado “Pendiente”. Si la remesa está completada, no aparecerá bajo este filtro.
Marca la casilla a la izquierda de la remesa que deseas conciliar.
Haz clic en Conciliar, en la parte inferior derecha.
Al conciliarla, se generará un movimiento de cobro en cada una de las facturas asociadas a la remesa, por el importe correspondiente.
Conciliación con estado de la remesa a "Completado"
Para marcar una remesa como completada, sigue estos pasos:
Accede a Tesorería > Remesas.
Selecciona la remesa que quieres conciliar.
En el apartado "General", utiliza el desplegable para cambiar el estado de la remesa a “Completado”.
Una vez que marques la remesa como completada, todos los documentos adjuntos se marcarán automáticamente como pagados. Además, se generará un pago por el importe de la remesa en cada factura correspondiente y se registrará un asiento en el libro diario.
A continuación, para conciliar desde el extracto bancario, ya que las facturas están pagadas al haber completado la remesa, deberás conciliar contra el pago (o cobro, dependiendo del tipo de remesa). Sigue estos pasos:
Ve a Tesorería > Cuentas.
Selecciona la cuenta donde se refleja el pago o cobro y haz clic en Conciliar en la esquina superior derecha.
En el listado de transacciones, filtra por "Pendientes", ordena por fecha y marca la casilla del movimiento correspondiente.
En el listado de documentos, a la derecha, filtra por "Pago" o "Cobro", según si la remesa es de pago o cobro.
Marca la casilla del movimiento correspondiente y haz clic en Conciliar.
Al completar la conciliación, los documentos asociados a la remesa se marcarán como pagados y el movimiento se registrará automáticamente en la contabilidad.
☝🏼 Recuerda que puedes filtrar los movimientos conciliados desde el extracto bancario y hacer clic en uno específico para ver los documentos con los que se ha conciliado. Los detalles aparecerán a la derecha, y desde ahí podrás acceder a cada documento para consultar más información.
Registro de asientos contables al conciliar remesas
Cuando concilias una remesa con varios documentos en Holded, puedes elegir cómo quieres que se registren los asientos contables:
Crear un asiento contable por cada documento relacionado (opción predeterminada): esta opción genera un asiento contable para cada documento, lo que proporciona mayor detalle y trazabilidad en la contabilidad, facilitando el desglose de la información.
Crear un único asiento que agrupa todos los documentos en una sola transacción: esta opción reduce el número de registros contables, simplificando la gestión de tu contabilidad. Al agrupar todo en un único asiento, se facilita la conciliación de la remesa y mejora la alineación con el banco, evitando posibles descuadres.
Si prefieres una contabilidad más simplificada y alineada con los movimientos bancarios, puedes activar la segunda opción en la configuración:
Ve al menú (esquina superior izquierda) y selecciona Configuración.
Haz clic en Contabilidad, y luego en Preferencias.
Desplázate hasta el apartado de Conciliación, y marca la casilla "Crear un único asiento para cada movimiento del extracto bancario".
Utilizando el desplegable, selecciona la cuenta donde se asignará la cantidad restante cuando no sea posible conciliar la totalidad del movimiento con la remesa (por defecto, para España, es la Cuenta 55500000 - Partidas pendientes de aplicación).
Finalmente, pulsa Guardar en la parte superior derecha.
☝🏼 Esta configuración solo se aplicará a remesas que aún no han sido conciliadas.