En Holded, las reglas de conciliación son normas que crearás para agilizar y automatizar la conciliación de tus movimientos recurrentes, como las comisiones bancarias, las suscripciones, los seguros y los pagos a la Seguridad Social, entre otros.
Cada una de estas reglas se compone de un nombre, un conjunto de condiciones que deben cumplir los movimientos para ser conciliados y un resultado. Si necesitas conciliar las nóminas de las personas que trabajan en tu empresa, puedes crear una regla y nombrarla "Nóminas Personal", por ejemplo.
De esta manera, Holded buscará aquellos movimientos que contengan la palabra "nómina" y te recomendará cómo conciliarlos o los conciliará automáticamente, dependiendo de si habilitaste o no esa opción.
A su vez, es importante mencionar que, al momento de crear una regla, serás tú quien defina las condiciones que deben tener los movimientos para ser conciliados y el resultado que debe obtenerse a través de dicha regla.
Así automatizarás el proceso de conciliación en función de tus necesidades, evitarás revisar cada movimiento y ahorrarás tiempo al contabilizar tus movimientos frecuentes.
Ten en cuenta que para comenzar a utilizar la Gema Reglas de conciliación, tienes que activarla desde la Holded Store.
Cómo crear una regla
Tras activar la Gema Reglas de conciliación, realiza los siguientes pasos:
Desde la barra de navegación, accede a Bancos.
Haz clic en el botón Nueva Regla ubicado en la esquina inferior izquierda.
Escribe el nombre de la regla para identificarla con facilidad.
Si bien el nombre de la regla es un título descriptivo, puedes nombrarla incluyendo el tipo de movimiento, como por ejemplo: "Nóminas Personal", "Seguro AXA", "Suscripciones Google", etc.
Completa y define los campos de Condiciones.
Dentro del apartado de Condiciones, podrás señalar si el movimiento es positivo o negativo, a qué cuenta pertenece, ya sea Banco, Tarjeta o Pasarela de pago, y el tipo de divisa, entre otras cuestiones.
Tras definir las condiciones de una regla, clica en el botón Probar condiciones, ubicado en la esquina inferior derecha, y previsualiza en tiempo real qué movimientos podrían conciliarse.
Completa y define los campos del Resultado.
En el apartado del Resultado, podrás: indicar la cuenta contable contra la que quieres conciliar el movimiento, optar entre la fecha del movimiento o la de conciliación, añadir notas y tags.
Si lo deseas, también puedes marcar la casilla "Aplicar regla automáticamente" ubicada en la parte inferior del apartado de Resultado. Así podrás conciliar los movimientos que coincidan con las condiciones de la regla de forma automática.
Clica en Crear para finalizar.
4 tips para gestionar tus reglas con éxito
1. Aprovecha las etiquetas automáticas
Al crear una regla se asignará una etiqueta con las iniciales del nombre de la regla. Si el nombre de la regla es "Pago Seguridad Social", la etiqueta será PS, tal como se muestra en la imagen a continuación:
Pero, si el nombre de la regla contiene una sola palabra, como puede ser "Nóminas", la etiqueta se conformará con las dos primeras letras de dicho nombre:
Por ello, si prestas atención a cómo nombrar las reglas y utilizas estas siglas con cierta lógica, te servirán para encontrar las reglas con facilidad una vez que aumente la cantidad de estas en tu listado y, además, te ayudará a ordenarlas de acuerdo a tus necesidades.
2. Prioriza tus reglas
En el caso de que un movimiento coincida con más de una regla, Holded conciliará dicho movimiento con la regla que se encuentre ubicada más arriba en el listado de las reglas.
Ten en cuenta que si quieres modificar la prioridad de una regla, solo tendrás que arrastrar la regla hasta la posición que quieras. En este caso, por ejemplo, la regla "Pago Seguridad Social" tendría prioridad por sobre las otras, siempre y cuando el movimiento pueda asociarse a más de una regla.
3. Pausa y reactiva tus reglas cada vez que quieras
En la esquina superior derecha, encontrarás el botón para pausar la aplicación de las reglas ya creadas. De esta manera, podrás modificar las reglas o crear nuevas con la tranquilidad de que no tendrán efectos sobre la conciliación.
4. Ahorra tiempo y esfuerzo con la conciliación automática
Finalmente, recuerda que al crear una regla puedes marcar la casilla para aplicar la regla de forma automática. De esta manera, todos los movimientos que no hayan sido conciliados y que se ajusten a las condiciones de dicha regla, se conciliarán de forma automática.
La regla se ejecutará cuando entran movimientos nuevos, ya sea por sincronización o importación manual, se crea, edita o elimina una regla, y se cambie la prioridad entre reglas.