"Reuniones" de Holded es una funcionalidad de Calendario que te permite planificar reuniones y citas, y compartirlas con otras personas en función de las horas que decidas poner a disposición.
Al crear una reunión, se genera una URL única donde se muestran tus fechas y horas disponibles. Podrás compartir dicho link con quien quieras. Además, tus invitados podrán elegir el horario que más les convenga y reservar reuniones según tu disponibilidad.
Y, si tu plan es Avanzado o Premium, también podrás personalizar la URL o enlace, y las preguntas que deseas hacer a los invitados.
Al hacer una reserva, tanto tú como tus invitados recibiréis una notificación con los detalles de la misma, y ambas partes podréis cancelarla o modificarla. Además, podrás cerrar o pausar la disponibilidad de una franja de tiempo.
1. Crear una reunión
Para crear una reunión, sigue estos pasos:
Ve a CRM > Reuniones.
💎 Asegúrate de tener activa la gema Reuniones en la Holded store.
Haz clic en el botón "Nueva reunión".
Introduce los Detalles de tu actividad:
Imagen: arrastra una imagen o selecciónala desde tu dispositivo.
Título de la reunión: escribe aquí el título de la actividad que verán tus invitados.
Nombre interno de la reunión.
Enlace para reservar (URL).
Dónde se llevará a cabo: Videollamada / Llamada telefónica / En persona.
☝🏼 Al elegir la opción de Videollamada, podrás generar automáticamente una URL a la videoconferencia a través de tu calendario externo, en caso de que hayas sincronizado uno, o añadirla tú mismo manualmente.
URL de la videoconferencia: escribe aquí el enlace de la videoconferencia.
Añadir calendario externo: para generar un enlace automático de videoconferencia.
Detalles de la reunión: escribe una descripción para que tus invitados sepan de qué trata la actividad.
Una vez introducidos los detalles, haz clic en "Continuar".
Gracias al programador de reuniones, podrás crear reuniones y citas, configurando tu disponibilidad horaria, y compartiéndola con otras personas. Incluye ahora la información de Disponibilidad:
Duración: 15 min / 30 min / 45 min / 1 hora / 1 hora y 30 min / 2 horas / 4 horas
Rango de fechas: Siempre activo / Esta semana y la siguiente / Rango de fechas personalizado.
Límite de visibilidad de reservas: limita el margen de tiempo que tus invitados verán al abrir la página de reservas. Eligiendo 1 semana, solo se ofrecerán opciones para los siguientes 7 días.
Horarios disponibles: marca la casilla de los días de la semana que deseas programar como disponibles.
Desde: indica la hora de inicio.
Hasta: elige la hora de finalización.
+ Añadir: agrega líneas adicionales para incluir más horarios disponibles.
Margen de tiempo: añade el tiempo de margen entre reservas.
Incremento de hora de inicio: configura cada cuánto se podrá reservar una actividad. Seleccionar 30 minutos implica que a las 0:30 y a las 0:00 de cada hora habrá una franja reservable.
Preaviso mínimo: 30 min / 1 hora / 2 horas / 4 horas / 8 horas / 1 día / 2 días / 3 días / 1 semana.
Tipo de actividad: Llamada / Reunión / Vuelo / Comida / Cena.
Calendario.
Calcular la disponibilidad según: Calendario de Holded / Mis eventos compartidos.
Tras introducir la información de disponibilidad, pulsa "Continuar".
En Datos del invitado, selecciona los campos que tus invitados deben completar.
Nombre.
Email.
Apellido.
Número de teléfono.
Empresa.
Profesión.
+ Campo personalizado.
2. Editar una reunión
Para editar una reunión ya creada, sigue estos pasos:
Ve a CRM > Reuniones.
En el listado, elige la reunión que desees editar.
Pulsa el botón "Editar".
Modifica los datos necesarios en las pestañas Detalles, Disponibilidad, y Datos del invitado, y pulsa "Guardar".
3. Eliminar una reunión
Para eliminar una programación, sigue estos pasos:
Ve a CRM > Reuniones.
En el listado, elige la programación que desees eliminar.
Pulsa el botón "Eliminar" (icono de papelera).
4. Activar o desactivar una reunión
Puedes pausar temporalmente la reserva de reuniones, activando o desactivando la programación. Así, si la programación está inactiva, los invitados no podrán reservar ninguna franja.
Para desactivar temporalmente las reuniones, sigue estos pasos:
Ve a CRM > Reuniones.
En el listado, elige la reunión que desees desactivar.
Desmarca la casilla "Programación activa" para que los invitados no puedan realizar reservar (vuelve a activarlo, para que puedan volver a hacerlas).
Podrás ver las programaciones inactivas en el listado como "Reservas pausadas".
Preguntas frecuentes sobre Reuniones
¿Por qué no veo una reunión en mi calendario?
Para poder ver una reunión que se ha reservado en tu calendario, sea externo o no, tendrás que seleccionarlo desde el menú desplegable correspondiente mientras programas la actividad.
¿Los recordatorios de mis facturas recurrentes afectan mi disponibilidad?
No, los eventos del sistema no afectan tu disponibilidad.
¿Puedo relacionar mis contactos creados en Holded con los invitados a mis reuniones?
No, de momento esta opción no está disponible.
¿Qué significa Incremento de hora de inicio?
Es la opción que determina la hora de inicio de tus actividades y su frecuencia. Por ejemplo, al elegir 30 minutos, las actividades empezarán siempre con una frecuencia de media hora, es decir, a las 9.30 - 10.00 - 10.30.
¿Dónde encuentro las reservas que me han hecho?
Las reservas confirmadas aparecerán como reuniones en tu calendario de Holded y, en el caso de que se cancele un encuentro, esta misma reunión desaparecerá. Al cancelar una reserva, todos los participantes serán notificados por email y tu franja horaria quedará disponible nuevamente.
Recuerda que si usas la funcionalidad de sincronizar calendarios externos, puedes escoger que se añada la reunión también en tus otros calendarios.