En ocasiones, puedes tener dos facturas que se cancelan entre ellas: por ejemplo, cuando tú y un contacto os debéis dinero mutuamente, o cuando hay una devolución y necesitas corregir una factura anterior.
En lugar de hacer pagos o cobros reales, puedes compensar esas facturas en Holded para que el saldo final quede cuadrado.
1. Compensar ventas y compras con el mismo contacto
A veces, puedes tener un contacto con el que trabajas en doble sentido: te vende productos o servicios (proveedor) y también te compra (cliente). En estos casos, es habitual compensar facturas: usar lo que tú le debes para pagar lo que él te debe, o viceversa.
1.1. Compensar una factura de compra con una venta
Para compensar dos facturas, una de compra y otra de venta, donde una parte del importe se compensa con otros gastos y el resto se gestiona a través de una cuenta bancaria, sigue estos pasos:
1.1.1. Crear una pasarela de pagos manual
Ve a Tesorería > Cuentas.
Haz clic en + Añadir cuenta, arriba a la derecha.
Selecciona Pasarela de pago > Añadir manualmente como tipo de pasarela.
Ponle un nombre claro, como "Compensación de facturas".
Asocia una cuenta contable y guarda los cambios.
Esta pasarela será la cuenta puente para reflejar la compensación entre facturas.
1.1.2. Registrar un pago en la factura de compra
Ve a Compras > Facturas y abre la factura de compra que deseas compensar.
Haz clic en Añadir pago, en el panel lateral derecho.
En el campo Cantidad, introduce el importe que se va a compensar con la factura de venta correspondiente.
Verifica que la Fecha del pago sea correcta.
En Cuenta, selecciona la pasarela de pago que creaste anteriormente.
Haz clic en Guardar.
Esto deja constancia de que has pagado esa parte usando la compensación.
1.1.3. Registrar un cobro en la factura de venta
Ve a Ventas > Facturas y abre la factura de venta que se compensará.
Haz clic en Añadir pago, en el panel lateral derecho.
Introduce el mismo importe que en el paso anterior, seleccionando en Cuenta la misma pasarela como método de cobro.
Haz clic en Guardar.
Así se registra que cobraste la factura de venta usando el saldo de la factura de compra.
1.1.4. ¿Y si los importes no coinciden?
Si las facturas a compensar tienen importes distintos, deberás conciliar la diferencia así:
Registra el movimiento bancario:
Si la factura de venta es mayor, registra un cobro desde Ventas > Facturas.
Si la factura de compra es mayor, añade un pago desde Compras > Facturas.
Concilia la diferencia:
Accede a Tesorería > Cuentas y selecciona la cuenta bancaria donde se registró el movimiento.
Haz clic en Conciliar.
Localiza el movimiento correspondiente a la diferencia pendiente, y asígnalo a la factura pendiente para completar la conciliación.
Así aseguras que la diferencia queda reflejada correctamente en tu contabilidad.
1.2. Compensar masivamente varias facturas de compra y venta
Si deseas realizar una compensación masiva, puedes aplicar los mismos pasos a un grupo de facturas.
Usa la misma pasarela creada antes.
Desde cada factura (de compra o venta), registra un pago o cobro con la pasarela por el importe correspondiente.
Cuando todas las facturas estén compensadas, la pasarela quedará saldada automáticamente.
2. Compensar una devolución (factura rectificativa) con la factura original
A veces, después de emitir una factura, ocurre algo que hace necesario ajustarla: puede que devuelvas parte de lo que compraste, o que tu cliente te devuelva algo que ya había pagado. En esos casos, se genera una factura rectificativa o de devolución.
Antes de conciliar el movimiento bancario relacionado, es importante que relaciones esa factura de devolución con la factura original. Así, el importe pendiente será el correcto y todo quedará bien reflejado en tu contabilidad.
Por ejemplo, imagina que tienes una factura de venta de 100 € y luego haces una devolución de 30 €. Si el cliente te paga solo 70 €, deberías relacionar la devolución con la factura original antes de conciliar ese cobro. Así, el sistema sabrá que esos 30 € ya se compensaron y no quedarán como pendientes por error.
Esto se aplica también en compras, cuando tú devuelves algo a un proveedor y te hacen un abono.
Para relacionar la devolución con la factura original y poder conciliar, sigue estos pasos:
Ve a Ventas > Facturas o Compras > Facturas, según lo que necesites.
Abre la factura original que quieras compensar.
En el panel lateral derecho, haz clic en Añadir pago.
En la parte inferior, selecciona Relacionar con un pago existente (verás un icono de lupa).
Elige la factura rectificativa o nota de crédito que hayas creado.
Haz clic en Confirmar.
Una vez hecho esto, las cantidades pendientes se ajustarán automáticamente. Ya podrás conciliar el movimiento bancario sin errores, y tus registros contables quedarán en orden.