1. Define las políticas de ausencia de tu empresa
Personalizar las políticas de ausencia de tu empresa es un paso imprescindible en la gestión de equipos. En Holded puedes crear tantas como necesites, diferenciando por tipos y estableciendo las características y requisitos de cada una.
Abre el Menú, ubicado en la esquina superior derecha
Haz clic en Configuración
Desde Equipo, selecciona Ausencias
Por defecto, hay a tu disposición el modelo Basic, que podrás personalizar cómo mejor te convenga.
2. Establece los tipos de ausencias
Una vez definidas las políticas tendrás que determinar los tipos de ausencias disponibles. Podrás utilizar cuatro tipos ya configurados: vacaciones, enfermedades, paternidad y enfermedad de un familiar. Los puedes modificar según tus necesidades o crear otros siguiendo estos pasos:
Accede a Configuración>Equipo>Ausencias
Haz clic en el botón Nuevo tipo de ausencia
Rellena los campos y pulsa en Crear
3. Organiza los equipos de trabajo
El segundo paso imprescindible es organizar tu empresa por equipos.
Accede a Configuración>Equipo> Organización
Desde Equipos, pulsa en + Nuevo equipo
Nombra el equipo, asígnale un color y un icono, y define su líder
Haz clic en Crear equipo
4. Crea y completa el perfil de un empleado
Una vez configuradas las políticas de ausencias y organizado los equipos, tendrás que crear el perfil de tus empleados.
Ve a Equipo desde la barra de herramientas
Selecciona Empleados
Haz clic en Nuevo empleado
Rellena los campos con la información sobre nombre, apellido, correo electrónico y equipo
Pulsa en Crear
Después de crear el perfil de un empleado, tendrás que completar su ficha con las preferencias, datos personales e información contable.
Haz clic en el nombre de tu empleado desde el listado
Desde la ventana emergente en la izquierda haz clic en el botón Editar
Rellena los campos de todas las pestañas
Haz clic en Guardar
5. Asigna tu empleado a un usuario
Para que los trabajadores de tu empresa tengan acceso a Mi zona, su espacio personal como empleados, necesitarán una cuenta de usuario de Holded. Si tu empleado no tiene una cuenta aún, deberás invitarle. Las personas invitadas recibirán por email un enlace para poder acceder a la plataforma.
Desde Configuración>Cuenta de empresa> Usuarios, pulsa en Gestionar roles
Haz clic en el botón Invitar usuarios, arriba a la derecha de tu pantalla
Escribe la dirección email de la persona que quieres invitar
Selecciona el rol de usuario que quieres asignar. Seleccionando el rol de Invitado, será posible acceder únicamente a Mi zona.
Haz clic en Invitar
Una vez que tus empleados tengan una cuenta de usuario Holded, tendrás que vincularla a su perfil.
Accede a Empleados desde Equipo
Selecciona la persona
En la barra lateral izquierda, haz clic en Asignar usuario
En las preferencias del perfil, selecciona la cuenta de usuario desde el desplegable Acceso de usuario del empleado y haz clic en Guardar
6. Asigna un contrato laboral
Para cada empleado, tendrás que registrar un contrato laboral y asignarlo a su perfil.
Por defecto, hay a tu disposición 6 tipos de contratos laborales: Indefinido, Temporal, Prácticas, Contratista, Agencia o Formación y Aprendizaje.
Accede a Equipo y pulsa en Contratos
Haz clic en Nuevo Contrato
En el modal de creación, selecciona el empleado desde el menú desplegable
Selecciona el tipo de contrato
Rellena los campos sobre título, fechas, salario y horarios
Activa el contrato
Sube una copia del contrato
Haz clic en Crear
Si necesitas crear otros tipos de contratos, podrás hacerlo desde Configuración>Equipo>Organización.
7. Añade una ausencia
Puedes consultar el listado de ausencias de tus empleados, asignarlas a los encargados de aprobarlas, eliminarlas e incluso crear ausencias para tus empleados.
Accede a Equipo y pulsa en Ausencias
Haz clic en Añadir ausencia
En el modal de creación, selecciona el empleado desde el menú desplegable
Elige el tipo de ausencia, establece su duración y sube un justificante en caso de que sea necesario
Haz clic en Crear
8. Crea una nómina
Aunque las nóminas están relacionadas con la gestión de empleados, en Holded se consideran y contabilizan como un gasto de empresa. Por esta razón se tendrán que crear desde el apartado de Gastos.
Accede a Gastos y pulsa en Nóminas
Haz clic en Nueva nómina
Indica el nombre del trabajador
Introduce la fecha de contabilización de la nómina
Detalla los conceptos: Salario, Total S.S., Gasto S.S. Empresa e IRPF
Añade una descripción y Tags
Adjunta la nómina
Haz clic en Crear
9. Finaliza un contrato
Al finalizar un contrato, no se eliminará el perfil de un empleado: simplemente su estado pasará a ser de ex-empleado y no se cobrará más por él. Al recuperar un contrato, el estado pasará a ser activo y se cobrará por el empleado otra vez. Para ambas acciones:
Ve a Equipo> Empleados
Selecciona la persona y entra en su perfil pulsando en el botón Más
Desde la pestaña Contratos, haz clic en el menú de tres puntos (⋮) arriba a la derecha
Selecciona Finalizar contrato
Elige la razón del despido, establece una fecha final y deja un comentario
Pulsa en Continuar
Escribe la dirección email del empleado
Confirma la acción