Las licencias de gestión contable te permiten llevar la contabilidad de tus clientes en Holded. Con una licencia puedes:
Crear una cuenta nueva de Holded con todas las funcionalidades imprescindibles para gestionar a un cliente. Eres el propietario de esa cuenta desde tu portal de partner.
Activar la contabilidad de un cliente que ya tiene su propia cuenta en el plan Básico, asignándole una de tus licencias para llevarla tú.
Puedes comprar tantas licencias como necesites, con un pago mensual por licencia que se añade a tu suscripción. También puedes crear cuentas de prueba, que no consumen ninguna licencia y permiten a tus clientes usar Holded gratuitamente durante 14 días.
¿Qué funcionalidades incluye una licencia de gestión contable?
Cada cuenta creada con una licencia de gestión contable incluye:
Contactos | Sin límites |
Ventas | Sin límites |
Compras | Sin límites |
Tesorería | Hasta 2 bancos conectados. |
Contabilidad | Toda la funcionalidad completa, incluyendo Cuentas anuales. |
Analítica | Limitada a Libros de facturas emitidas y recibidas, Libro mayor y reportes financieros (excepto entradas y salidas del banco). |
Impuestos | Modelos 303, 349, 369, 130, 115, 123, 111, 190, 390, 347, 180, 200 y 202. |
RRHH | Sin la gema Equipo Pro: solo nóminas. Con la gema Equipo Pro: funcionalidad completa. |
Nota: las gemas de facturación y tesorería solo están disponibles para planes de pago.
Comprar las licencias de gestión contable
Para comprar tus primeras licencias:
Haz clic en Asesorías, en la barra lateral.
Selecciona Gestionar licencias, arriba a la derecha
Selecciona la cantidad de licencias que necesitas
Pulsa Confirmar
Para añadir más licencias en cualquier momento, sigue el mismo proceso.
Nota: solo los administradores o el propietario de la cuenta pueden comprar licencias.
Crear una cuenta con una licencia de gestión contable
Ve a Asesorías > Cuentas
Haz clic en Nuevo cliente arriba a la derecha
Selecciona si quieres crear una licencia de gestión contable o una cuenta de prueba y pulsa Continuar.
Rellena todos los campos
Pulsa Crear
Tu cliente recibirá una notificación por correo electrónico.
Crear licencias de gestión contable en serie
Si necesitas crear varias cuentas seguidas:
Haz clic en Nuevo cliente
Selecciona Licencia de gestión contable y pulsa Continuar.
Rellena los campos.
Pulsa Crear
Haz clic en Crear otra cuenta
y repite el proceso.
Asignar una licencia a un cliente que ya tiene su cuenta
Cuando colaboras con un cliente que tiene su propia cuenta de Holded en el plan Básico, su plan no incluye Contabilidad. Puedes asignarle una de tus licencias para activarla y llevársela tú desde el acceso a su cuenta.
La contabilidad que activas de esta forma es de uso exclusivo para ti: tu cliente sigue sin ver Contabilidad en su cuenta, y su plan no cambia.
Requisitos
Tu asesoría tiene un Plan Asesor con un número limitado de licencias. Con el Plan Pro ya tienes licencias ilimitadas y no necesitas asignarlas.
La cuenta de tu cliente está en el plan Básico. Los planes superiores ya incluyen Contabilidad.
La colaboración con ese cliente está activa.
Tienes al menos una licencia disponible.
Cómo asignar la licencia
Ve a Asesorías > Cuentas.
Haz clic en el cliente para abrir su detalle.
En el bloque Uso de licencia, haz clic en Asignar licencia.
Lee el mensaje de confirmación y pulsa Sí, asignar licencia.
Al confirmar:
Se consume una de tus licencias disponibles.
La contabilidad del cliente queda accesible para ti cuando entras en su cuenta, incluidos los Libros oficiales, las Cuentas anuales y los modelos 200 y 202.
El plan de tu cliente y la colaboración se mantienen exactamente igual.
Si no te quedan licencias disponibles no podrás asignar ninguna: no hay cargos automáticos por exceso. Compra más licencias desde Asesorías > Gestionar licencias y vuelve a intentarlo.
Bloqueo de 30 días tras asignar una licencia
Una vez asignas una licencia a una cuenta, no podrás quitarla durante los 30 días siguientes. Es el aviso que verás en el mensaje de confirmación antes de asignarla.
Mientras el bloqueo está activo, el bloque Uso de licencia del detalle del cliente te indica la fecha a partir de la cual podrás quitarla, y la opción de quitar la licencia no está disponible.
Consultar qué cuentas están usando una licencia
En Asesorías > Mi asesoría, en el apartado Licencias, encontrarás:
El contador de licencias, por ejemplo 2 en uso de 5.
El listado de las cuentas que están consumiendo una licencia: tanto las que has creado tú (identificadas con la etiqueta Plan Asesor) como los clientes en plan Básico a los que has asignado una licencia.
En Asesorías > Cuentas, la columna Licencia asignada te indica de un vistazo, con un icono, qué cuentas están consumiendo una licencia.
Liberar o quitar una licencia
Puedes recuperar una licencia en cualquier momento para dedicarla a otro cliente. La acción es distinta según cómo se esté usando:
Tipo de cuenta | Acción | Qué ocurre |
Cuenta creada por ti con una licencia | Liberar licencia | La cuenta se convierte en una cuenta de prueba durante 14 días y recuperas la licencia. |
Cliente con su propia cuenta en plan Básico | Quitar licencia | Se desactiva la contabilidad que habías activado y recuperas la licencia. El plan del cliente y la colaboración no cambian. |
Liberar la licencia de una cuenta que has creado tú
Al liberar la licencia, la cuenta se convierte en una cuenta de prueba y recuperas la disponibilidad de una licencia. Tu cliente podrá usar Holded gratuitamente durante 14 días antes de elegir un plan de suscripción.
Ve a Asesorías > Mi asesoría.
En la parte derecha, busca el apartado Licencias.
Abre el menú de tres puntos junto a la cuenta.
Selecciona Liberar licencia y confirma.
Quitar la licencia asignada a un cliente con su propio plan
Al quitar la licencia, recuperas la licencia y se desactiva la contabilidad que habías activado. El plan de tu cliente y la colaboración se mantienen intactos: no se cancela nada.
Puedes hacerlo desde dos sitios:
Desde el detalle del cliente: bloque Uso de licencia > Quitar licencia.
Desde Asesorías > Mi asesoría > apartado Licencias: menú de tres puntos junto a la cuenta > Quitar licencia.
Confirma en el mensaje y la licencia volverá a estar disponible. A partir de ese momento dejarás de tener acceso a la contabilidad de esa cuenta.
Recuerda: no podrás quitar una licencia durante los primeros 30 días desde que la asignaste.
Licencias que se liberan automáticamente
En dos situaciones no tienes que hacer nada: la licencia vuelve a tu cupo por sí sola.
Cuando tu cliente pasa a un plan que ya incluye Contabilidad. La contabilidad sigue siendo accesible, ahora por el propio plan del cliente, y tú recuperas la licencia.
Cuando termina la colaboración con ese cliente o el cliente se da de baja.
En estos dos casos recuperas la licencia aunque la hayas asignado hace menos de 30 días.
Preguntas frecuentes
¿Mi cliente ve la contabilidad que activo con mi licencia?
No. La contabilidad que activas asignando una licencia es de uso exclusivo para tu asesoría. Tu cliente, con su plan Básico, sigue sin ver Contabilidad en su cuenta.
¿Puedo asignar una licencia a cualquier cliente?
Solo a clientes con una cuenta en el plan Básico y con la colaboración activa. En los planes superiores no hace falta: ya incluyen Contabilidad.
Tengo el Plan Pro. ¿Necesito asignar licencias?
No. Con el Plan Pro tienes licencias ilimitadas, así que la opción de asignar licencias no aparece.
¿Puedo asignar más licencias de las que tengo compradas?
No. La asignación está limitada a las licencias que tengas disponibles y no se generan cargos automáticos por exceder ese número. Si necesitas más, compra licencias adicionales desde Gestionar licencias.
Si quito la licencia, ¿mi cliente pierde los datos contables?
No. Los datos no se eliminan: simplemente el acceso a Contabilidad queda desactivado mientras no haya una licencia asignada. Si vuelves a asignar una licencia, recuperas el acceso.
¿Por qué no puedo quitar una licencia que acabo de asignar?
Porque existe un bloqueo de 30 días desde la asignación. En el bloque Uso de licencia verás la fecha a partir de la cual podrás quitarla.