Cuando cobras o pagas una factura, puedes conciliar el movimiento bancario correspondiente con la factura registrada en Holded. Esta conciliación te ayuda a mantener tu contabilidad al día y a ver qué facturas están pendientes y cuáles no.
En este artículo aprenderás a conciliar diferentes casos.
1. Conciliar el cobro o pago completo de una factura
Cuando el importe del movimiento bancario coincide con el total de una factura, puedes conciliarlo directamente. El proceso varía ligeramente según si la factura ya está marcada como pagada en Holded o si aún está pendiente.
A. Si la factura está pendiente de pago o cobro
Para conciliar una factura que aún no se ha registrado como pagada:
Accede a Tesorería > Cuentas, selecciona la cuenta y haz clic en Conciliar.
En el listado de movimientos (izquierda), marca la casilla de la transacción que quieres conciliar.
En el listado de documentos (derecha), filtra por “Factura de venta” o “Factura de compra” según corresponda. Busca la factura correspondiente al movimiento, ya sea por importe, fecha o número de factura.
Una vez localizada, márcala y haz clic en Conciliar.
La factura cambiará a estado “Pagada” y se generará automáticamente el movimiento de pago o cobro junto con su asiento contable.
B. Si la factura ya está pagada o cobrada en Holded
En este caso, no necesitas registrar el pago de nuevo. Solo debes relacionar la transacción bancaria con el movimiento ya existente:
Accede a Tesorería > Cuentas, selecciona la cuenta y haz clic en Conciliar.
En el listado de movimientos (izquierda), marca la casilla de la transacción que quieres conciliar.
En el listado de documentos (derecha), filtra por “Pagos” o “Cobros”, según se trate de una factura de compra o venta.
Marca el pago o cobro correspondiente y pulsa Conciliar.
Este proceso no generará ningún nuevo cobro ni asiento contable, simplemente enlaza el movimiento bancario con el pago o cobro ya registrado en Holded.
☝🏼 Si seleccionas un movimiento bancario y no encuentras la factura, lo más probable es que ya esté marcada como pagada. En ese caso, cambia el filtro y busca el cobro o pago correspondiente.
2. Conciliar el cobro o pago parcial de una factura
En algunos casos, puedes recibir una parte del importe total de una factura, ya sea porque el cliente ha pagado un primer vencimiento o porque realiza un pago parcial por otro motivo. En estos casos, puedes conciliar esa parte y dejar constancia de que aún queda un saldo pendiente:
Accede a Tesorería > Cuentas, selecciona la cuenta y haz clic en Conciliar.
En el listado de movimientos (izquierda), filtra por "Factura de venta" (o de compra, si se trata de un pago parcial que tú has hecho).
Selecciona y marca la transacción a la izquierda (por ejemplo, +350€).
En la parte derecha localiza la factura de venta (en este ejemplo +500€), y márcala también.
Holded te mostrará automáticamente que, tras esta conciliación, quedará un importe pendiente de 150 €.
Si el importe es correcto, haz clic en Conciliar.
El sistema registrará el pago parcial y mantendrá la factura en estado “pendiente”, indicando claramente el importe que queda por pagar o cobrar.
☝🏼 Puedes consultar el pago parcial conciliado de la factura, accediendo a la misma desde Ventas o Compras y desplazándote hasta la sección "Pagos" del lateral derecho, donde verás el pago registrado (+350 €) y el mensaje “Pendiente pago: 150 €”.
3. Conciliar anticipos o pagos a cuenta
Cuando realizas un pago por adelantado a un proveedor, o recibes un anticipo de un cliente, puedes registrar ese movimiento como un pago a cuenta. Más adelante, podrás asociarlo a la factura correspondiente en cuanto la recibas o emitas.
A. Registrar el cobro o pago anticipado
Accede a Tesorería > Cuentas, selecciona la cuenta y haz clic en Conciliar.
En el listado de movimientos (izquierda), filtra por “Pendientes” y ordena por fecha si lo necesitas.
Localiza el movimiento correspondiente al anticipo (por ejemplo, –500 € para un proveedor) y marca la casilla.
Haz clic en Transferir, en la esquina inferior derecha de la pantalla.
En la ventana emergente, selecciona la opción Pago (si es un proveedor) o Cobro (si es un cliente).
Revisa y completa la información del pago: fecha, descripción, contacto (proveedor o cliente), cantidad.
Pulsa Crear y conciliar.
El sistema registrará el movimiento como un pago (o cobro) a cuenta y quedará disponible para vincularlo más adelante con una factura.
B. Vincular el anticipo con la factura
Una vez recibas (o emitas) la factura correspondiente al anticipo:
Ve a Compras > Facturas (o Ventas > Facturas).
Haz clic sobre la factura en el listado para abrirla.
En el menú lateral derecho, busca el apartado "Pagos" y haz clic en Añadir pago.
En la ventana emergente, haz clic en el icono de lupa “Relacionar con un pago existente”, situado en la parte inferior.
Se abrirá una nueva ventana con todos los pagos no vinculados asignados al contacto de la factura. Selecciona el pago correcto y pulsa Confirmar.
De este modo, la factura queda vinculada al pago a cuenta registrado anteriormente.