Para implementar Holded en tu agencia, te aconsejamos completar las fases que se explican a continuación. Así, no solo aprenderás a usar nuestra plataforma con rapidez, también te asegurarás de realizar el recorrido correcto.
Ten en cuenta que si bien hemos planteado un orden lógico en función de las necesidades más comunes de las agencias de comunicación, publicidad, marketing o recursos humanos, tras realizar las acciones de configuración, puedes completar cada fase en función de las necesidades de tu negocio.
Verás que siempre es en 1,2,3... ¡Y listo!
Fase 1. Simplifica tu proceso de facturación
1. Crea un contacto
Antes de generar un presupuesto y una factura, debes crear un contacto, así podrás vincularlo a cualquier documento cada vez que lo necesites. Es importante que incluyas todos los datos del contacto, especialmente los contables.
Para empezar a registrar un contacto en Holded, sigue estos tres pasos:
Accede a Holded y haz clic en Contactos.
Haz clic en el botón Nuevo contacto, ubicado en la esquina superior derecha.
Completa todos los campos… ¡Y listo!
Ten en cuenta que con Holded también puedes importar todos tus contactos en masa.
Si quieres saber más, en nuestra Academy consulta Crear un contacto.
2. Crea un presupuesto
Tras registrar tus contactos en Holded, puedes empezar a facturar. Pero, para ello, es recomendable crear un presupuesto, es decir, una propuesta detallada de tus servicios.
Para crear tu primer presupuesto, sigue estos tres pasos:
Accede a Holded, haz clic en Ventas, primero, y en Presupuestos, después.
Clica en el botón Nuevo presupuesto, ubicado en la esquina superior derecha.
Completa todos los campos… ¡Y listo!
Si quieres saber más, en nuestra Academy consulta Crear y gestionar presupuestos.
3. Crea y envía una factura
Una vez llegado el momento, debes convertir el presupuesto en una factura. Eso sí: presta atención a todos los campos relevantes de la factura y asegúrate de enviar los documentos correctamente desde Holded.
Para convertir tu presupuesto en una factura en un clic, sigue estos tres pasos:
Accede a Holded, haz clic en Ventas, primero, y en Presupuestos, después.
Haz clic sobre el presupuesto y, una vez abierto, clica en el botón Convertir.
Aprueba la factura y envíala a tu cliente. ¡Y listo!
Si quieres saber más, en nuestra Academy consulta Crear una factura de venta.
Fase 2. Conecta tu banco y concilia en un clic
Si buscas evitar estar pendiente de cada transacción bancaria y su asiento contable, entonces, es momento de vincular tu banco a Holded y comenzar a utilizar la conciliación automática. De esta forma, te olvidas de importar los movimientos y podrás tener una visión clara y en tiempo real de tus movimientos.
Para conectar tu banco con Holded, sigue estos tres pasos:
Accede a Holded y haz clic en Tesorería, primero, y en Bancos, después.
Haz clic en el botón Añadir cuenta.
Completa los campos para vincular tu cuenta bancaria. ¡Y listo!
Por último, ten en cuenta que:
Holded solo accede a tu extracto bancario, por lo tanto, la conexión con tu cuenta bancaria es segura y eficiente.
Es recomendable que tu gestor o gestora sea usuario de Holded, así podrá supervisar y garantizar la precisión de tus registros contables.
Y si necesitas una asesoría, recuerda que a través del nuestro Programa de Partners podrás conectarte con una red de profesionales expertos en Holded.
Si quieres saber más, en nuestra Academy consulta el artículo Crear reglas para automatizar la conciliación.
Fase 3. Consigue una gestión eficaz de tus proyectos
Ya sabes que con Holded puedes centralizar la información de tu negocio, ahora es momento que descubras cómo asignar tareas y controlar el tiempo invertido en tus proyectos, facilitando la colaboración a través de las secciones de Proyectos y RRHH.
Para empezar, es recomendable primero configurar el proyecto ('darle forma'), definir los roles de cada miembro del equipo y especificar al máximo cada tarea y coste.
Para crear tu proyecto en Holded, sigue estos tres pasos:
Accede a Holded y haz clic en Proyectos.
Haz clic en Crear proyecto.
Selecciona una plantilla, completa los campos y... ¡listo!
Algunas cuestiones a tener en cuenta para configurar el proyecto son:
Responsable del proyecto: es quien debe crear el proyecto para adoptar el rol de propietario y agregar al resto del equipo, ya sea como managers o miembros.
Plantilla tipo: si creas una plantilla, podrás duplicarla y adaptarla con rapidez cada vez que consigas un nuevo cliente.
Tareas: define las tareas y asígnalas a los miembros del equipo. Usa los comentarios dentro de cada tarea para guiar a tu equipo en el trabajo.
Coste por hora: es aconsejable configurar el coste de cada miembro, así podrás calcular la rentabilidad del proyecto a corto y mediano plazo.
Rentabilidad: para analizar la rentabilidad del proyecto, accede a Analítica
Si quieres saber más, en nuestra Academy consulta Guía de inicio de proyectos.
Fase 4. Gestiona tu ciclo de ventas (CRM)
El CRM de Holded te ofrece una solución integral para gestionar todo el ciclo de ventas, desde la captación de ‘leads’ hasta la ejecución exitosa de proyectos. Así podrás optimizar el flujo de trabajo de tu agencia y aumentar tu rentabilidad.
A continuación, te proponemos el flujo ideal de trabajo para una agencia:
Crea una oportunidad: identifica una venta potencial y regístrala como una oportunidad en Holded. Podrás centralizar toda la información relevante del cliente y el proyecto en un solo lugar.
Elabora un presupuesto: define el alcance del proyecto y crea un presupuesto detallado que se vincule con la oportunidad en el embudo de ventas.
Gestiona la oportunidad: Holded te permite registrar todas las interacciones con el cliente, programar actividades y seguir el avance de la oportunidad. Esto te brinda un control total sobre el proceso de venta y te ayuda a cerrar más tratos.
Gana la oportunidad: cuando la oportunidad se concrete, se considera que el 'lead' se convierte en cliente y podrás convertir la oportunidad en un proyecto. Ten en cuenta que dicha acción debes realizarla de forma manual, así podrás comenzar a medir la rentabilidad del proyecto.
Controla la rentabilidad del proyecto: Holded te permite gestionar desde la asignación de tareas hasta el control de gastos y la facturación. Podrás seguir la rentabilidad del proyecto en tiempo real y optimizar los recursos.
Para comenzar a gestionar tu ciclo de ventas en Holded, sigue estos tres pasos:
Accede a Holded y haz clic en CRM.
Haz clic en Crear oportunidad.
Completa los campos y... ¡listo!
Así, podrás definir tu embudo de ventas, vincular las oportunidades a cada etapa y medir la rentabilidad del proyecto.
Si quieres saber más, en nuestra Academy consulta nuestro Training de CRM.
Fase 5. Impulsa a las personas que trabajan contigo
Si bien las funcionalidades de Holded se centran en optimizar procesos, también te ayudará para mejorar la comunicación interna de tu equipo y tomar decisiones estratégicas basadas en datos.
Para comenzar a trabajar con tu equipo en Holded, sigue estos tres pasos:
Accede a Holded y haz clic en Recursos Humanos.
Haz clic en Nuevo empleado.
Completa los campos y... ¡listo!
Por otra parte, ten en cuenta que las funcionalidades clave y servicios que ofrece Holded para impulsar el trabajo de tu equipo son:
Usuarios y accesos: sirve para saber quién accede a Holded y con qué permisos.
Contratos y nóminas: facilita la creación y gestión de los contratos, el registro de detalles laborales y la automatización de los pagos.
Ausencias: sirve para definir vacaciones, registrar horas trabajadas y solicitar días libres, evitando mails, conversaciones y errores involuntarios.
Informes de recursos humanos: te ayudará a conocer la evolución de tu equipo y tomar decisiones informadas.
Formaciones: puedes solicitar formaciones para tu equipo, de esta forma quienes trabajan contigo harán un uso óptimo de la plataforma, asegurando una transición fluida y aprovechando al máximo las funcionalidades de Holded.