En ocasiones, al conciliar tus movimientos bancarios en Holded, puedes encontrarte con ingresos o salidas de dinero que no están relacionados con ninguna factura o ticket. Por ejemplo, un préstamo, un traspaso entre cuentas, una entrada de efectivo o una comisión bancaria.
En estos casos, el proceso de conciliación es distinto al de una factura de venta o compra. A continuación, te explicamos cómo proceder según el tipo de movimiento.
1. Conciliar un préstamo recibido o devuelto
Cuando una empresa recibe un préstamo, debe registrar correctamente el origen de ese dinero. Lo mismo sucede cuando se devuelve una parte o la totalidad del importe.
Para conciliar la cuota de un préstamo:
Ve a Tesorería > Cuentas y entra en la cuenta bancaria donde se recibió o desde donde se devolvió el préstamo.
Haz clic en Conciliar, arriba a la derecha.
Filtra por “Pendientes”, y marca el movimiento, por ejemplo, Préstamo de -240€.
En la parte derecha (documentos), pulsa Transferir.
En la parte superior del panel emergente, elige "Asiento", ya que necesitarás más de una línea contable.
Añade una primera línea:
En "Cuenta", selecciona 52000000 - Préstamos a corto plazo de entidades de crédito.
Introduce 225 € en el Debe.
Añade una segunda línea para reflejar los intereses:
En "Cuenta", selecciona 62600000 - Comisiones bancarias.
Introduce 15 € en el Debe.
Si todo está cuadrado, clic en Crear y conciliar.
☝🏼 Si el préstamo se devuelve en varios pagos, deberás repetir este proceso por cada movimiento.
2. Conciliar un traspaso entre cuentas en una sola operación
Un traspaso entre cuentas propias no es un ingreso ni un gasto. El dinero solo cambia de sitio.
Cuando haces un traspaso entre dos cuentas bancarias conectadas a Holded, aparecen dos movimientos: uno que sale de una cuenta y otro que entra en la otra. Para llevar la contabilidad al día, ambos movimientos deben quedar reflejados en la contabilidad y, en Holded, puedes conciliar los dos movimientos a la vez, en una misma operación.
Cuenta | Movimiento en el banco | Importe |
Banco A (origen) | Salida | -1.000 € |
Banco B (destino) | Entrada | +1.000 € |
Puntos a tener en cuenta antes de conciliar el traspaso:
Las dos cuentas bancarias deben estar activas en Holded y ambos movimientos deben estar en Holded, sin conciliar. Si el traspaso no se refleja en Holded (por ejemplo, una de las cuentas no está conectada), usa la opción de conciliar mediante Cuenta contable.
Si los dos movimientos tienen fechas distintas, tu empresa necesita tener en su plan contable la cuenta puente (la cuenta de espera). Ver el apartado "Cuando el traspaso sale un día y llega otro" que encontrarás más abajo.
El selector de cuenta solo permite elegir cuentas de banco que tengan asignada una cuenta contable de los grupos 572, 574 o 570.
Los dos movimientos deben tener el mismo importe, con signo contrario, y una diferencia máxima de 30 días entre sus fechas.
La opción no funciona con traspasos de varios movimientos ni entre cuentas con divisas distintas.
Pasos para conciliar el traspaso entre cuentas
Ve a la pantalla de conciliación bancaria y localiza el movimiento del traspaso.
Abre la opción de conciliar sin documento
En la sección Imputar movimiento, selecciona Otro movimiento. Si pasas el ratón por Otro movimiento, verás el texto: "Concilia traspasos entre cuentas, cuando ambos movimientos se encuentren en Holded".
En el campo Cuenta, elige la otra cuenta bancaria del traspaso. No puedes elegir la cuenta del movimiento que estás conciliando.
Comprueba el campo Cuenta contable. Se rellena solo al elegir la cuenta, aunque también puedes hacerlo al revés: elegir primero la Cuenta contable y Holded rellenará la Cuenta. El listado solo incluye las cuentas contables asignadas a una cuenta bancaria activa, sin la de origen.
Revisa el campo Descripción. Se rellena con los datos del movimiento de origen. Es obligatorio.
Espera unos segundos en el apartado Seleccionar movimiento. Holded busca entre los movimientos pendientes de la cuenta elegida.
Revisa la sugerencia. Holded solo propone movimientos del mismo importe y signo contrario, ordenados por la fecha más cercana a tu movimiento.
Si la sugerencia no es la correcta, pulsa para ver más.
Selecciona el movimiento que corresponde al traspaso.
Pulsa el botón para conciliar.
Qué deberías ver al terminar
Aparece un aviso de éxito.
Los dos movimientos aparecen como conciliados.
Cada movimiento tiene su pago asociado.
El saldo de cada banco en contabilidad coincide con su extracto.
Asientos contables del traspaso
Traspaso con la misma fecha
Si los dos movimientos tienen la misma fecha, Holded crea un único asiento entre las dos cuentas de banco, y un pago por cada movimiento.
Ejemplo: traspaso de 1.000 € desde el banco A (5720001) al banco B (5720002).
Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
5720002 | Banco B | 1.000 € |
|
5720001 | Banco A |
| 1.000 € |
Total: Debe 1.000 € = Haber 1.000 €.
Cuando el traspaso sale un día y llega otro
Si las fechas son distintas, Holded crea dos asientos, uno por movimiento, cada uno con su propia fecha contable. Usa una cuenta puente para que ninguno quede descuadrado.
Ejemplo: el viernes 3 de octubre salen 1.000 € del banco A y llegan al banco B el lunes 6.
Si se creara un único asiento, durante esos días siempre habría un banco cuya contabilidad no coincide con su extracto. Si el traspaso cruza un cierre (sale el 30 de septiembre y llega el 2 de octubre), el saldo del banco B del cierre del trimestre no cuadraría con su extracto y nadie sabría por qué.
Asiento 1, viernes 3 (sale del banco A):
Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
555 | Partidas pendientes de aplicación | 1.000 € |
|
5720001 | Banco A |
| 1.000 € |
Asiento 2, lunes 6 (entra en el banco B):
Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
5720002 | Banco B | 1.000 € |
|
555 | Partidas pendientes de aplicación |
| 1.000 € |
Cada asiento cuadra (Debe 1.000 € = Haber 1.000 €) y la cuenta puente queda a cero al conciliarse los dos movimientos. Cada pago se crea con la fecha contable de su movimiento.
La cuenta puente depende del plan contable de cada país:
País | Cuenta puente |
España y Andorra | 555 |
Francia | 471 "Comptes d'attente" |
Resto de países | No disponible |
En el resto de países (EE.UU., Reino Unido, EAU, México, Venezuela, Noruega, Argentina, Portugal, Países Bajos y Estonia) el plan contable no incluye una cuenta equivalente. Holded muestra "Funcionalidad no soportada para este país. Contacta con soporte." y no concilia.
Si tu empresa no tiene la cuenta puente, Holded te avisa en cuanto seleccionas un movimiento de otro día. Si aun así intentas conciliar, aparece el mismo error y no se crea nada.
Otras situaciones al conciliar
Alguien concilió el otro movimiento mientras tanto. Si otra persona concilia el movimiento que habías seleccionado, la conciliación no se aplica y Holded te avisa de que ese movimiento ya no está disponible. Vuelve a abrir la modal y selecciona otro.
Algo falla al conciliar. La operación es de todo o nada. Si falla la creación de un pago o de un asiento, no se concilia ninguno de los dos movimientos, ambos siguen pendientes y aparece un aviso de error. Puedes volver a intentarlo.
Quieres deshacer la conciliación. Al desconciliar uno de los dos movimientos, el otro también se desconcilia. Se eliminan los dos pagos y los asientos asociados.
El traspaso no está en Holded. Si solo uno de los movimientos está en Holded, usa la opción Cuenta contable.
3. Conciliar un ingreso en efectivo no facturado
A veces puedes recibir dinero en tu cuenta bancaria que no está vinculado a una factura, como un ingreso puntual, una devolución o un cobro informal.
Para conciliar este tipo de ingreso:
Ve a Tesorería > Cuentas y accede a la cuenta donde recibiste el dinero.
Haz clic en Conciliar.
Selecciona el movimiento de entrada.
En el panel derecho, pulsa Transferir.
En "Cuenta contable", elige:
55500000 - Partidas pendientes de aplicación si aún no sabes a qué corresponde el ingreso, o
una cuenta contable más específica si conoces su origen.
Pulsa Transferir y conciliar.
☝🏼 Puedes reclasificar este movimiento más adelante desde el listado de transacciones, una vez tengas claro su origen.
4. Conciliar un ingreso a caja
Si lo que estás registrando es una entrada de efectivo a tu cuenta bancaria (por ejemplo, un ingreso realizado en ventanilla o un depósito en cajero), el proceso también se realiza mediante una transferencia contable, pero en este caso se debe reflejar como un traspaso desde la cuenta de caja.
Para hacerlo:
Ve a Tesorería > Cuentas.
Accede a la cuenta donde se ha recibido el ingreso.
Haz clic en Conciliar, en la esquina superior derecha.
Marca el movimiento de entrada correspondiente.
En el panel derecho, pulsa Transferir.
En "Cuenta contable", selecciona 57000000 - Caja, euros (u otra cuenta de efectivo equivalente).
☝🏼La conciliación usará la cuenta contable que tengas configurada para dicha cuenta de banco. Puedes cambiarla si lo necesitas. Aprende cómo aquí.
Pulsa Transferir y conciliar.
Esto generará el asiento contable correspondiente, traspasando el importe desde la cuenta de caja (570) a la cuenta bancaria (572). Puedes revisar el asiento en Contabilidad > Libro diario.
5. Conciliar una comisión bancaria
Cuando el banco te cobra una comisión, ese movimiento tampoco está ligado a una factura. Aun así, debes registrarlo correctamente para que tu contabilidad esté al día.
Consulta cómo hacerlo aquí.