En Holded puedes registrar las nóminas manualmente para reflejar el gasto en contabilidad o utilizar la gema de pago de Nóminas para gestionar de manera automática el ciclo completo de generación de nóminas dentro de Holded. Tras completar la configuración inicial, podrás calcular, generar y contabilizar las nóminas de forma automática y evitar tener que cargar los datos manualmente cada mes.

El registro manual solo permite introducir los importes para reflejar el gasto en contabilidad y no genera ningún PDF de la nómina, mientras que la gema de Nóminas te permite calcular, generar y contabilizar las nóminas de forma integrada dentro de Holded, automatizar el proceso de principio a fin y contar con la nómina en formato PDF. Así, con la gema de Nóminas puedes centralizar la información laboral de los empleados, generar varias nóminas a la vez, registrar los asientos contables y rellenar los modelos 111 y 190 de forma automática, además de evitar errores involuntarios y ahorrarte tareas repetitivas.

Esta funcionalidad resulta especialmente útil cuando quieres centralizar la gestión laboral de los empleados, automatizar tareas manuales y generar las nóminas de forma más ágil y conectada con la contabilidad.

Antes de empezar a usar la gema de Nóminas y generar tu primera nómina, tienes que definir la estructura laboral de la empresa, configurando centros de trabajo, equipos y empleados, ya que esta información permite aplicar convenios colectivos, festivos y datos de Seguridad Social en el proceso de generación de nóminas de forma automática.

El centro de trabajo en Holded es el apartado dentro de Nóminas en el que puedes indicar la información del lugar físico donde la empresa desarrolla su actividad y donde los empleados prestan sus servicios. Al hacerlo, toda la información del centro de trabajo se vinculará al momento de crear la nómina y no tendrás que volver a cargar la información del centro, como dirección, datos de contacto, etc., ni la información laboral y fiscal pertinente.

Para crear un centro de trabajo debes acceder a Configuración, entrar en RRHH y abrir la sección Organización. Una vez allí, localizar el apartado Centro de trabajo, hacer clic en Añadir centro de trabajo y completar los datos básicos. Guardar los cambios al finalizar.

Puedes asignar empleados a un centro de trabajo de dos maneras. Por un lado, desde Configuración: haz clic en tu cuenta, accede a Configuración y, en el apartado de RR. HH., entra en Organización. Después, selecciona el centro correspondiente y haz clic en Asignar empleado. Por otro lado, también puedes hacerlo desde la ficha del empleado accediendo a RR. HH., entrando en Empleados, haciendo clic sobre el empleado correspondiente y seleccionando Editar.

El apartado de Equipo de la gema de Nóminas, es el espacio donde puedes representar la organización y estructura de tu empresa, agrupar empleados con funciones o responsabilidades similares y asociar los empleados a sus departamentos, áreas de trabajo o equipos. Al hacerlo, podrás crear y llevar las nóminas por equipos y ahorrar mucho tiempo en la gestión de los pagos, por ejemplo.

Para crear un equipo debes acceder a Configuración, entrar en RRHH y Organización. Luego, localizar el apartado Equipos, hacer clic en Añadir equipo, completar los campos y guardar.

Puedes asignar empleados a un equipo de dos maneras. Por un lado, desde Configuración: haz clic en tu cuenta, accede a Configuración y, en el apartado de RR. HH., entra en Organización. Después, selecciona el equipo correspondiente y haz clic en Asignar empleado. Por otro lado, también puedes hacerlo desde la ficha del empleado accediendo a RR. HH., entrando en Empleados, haciendo clic sobre el empleado correspondiente y seleccionando Editar.

Sí. Con la funcionalidad de Nóminas puedes generar las nóminas de todos tus empleados al mismo tiempo a partir de un mismo periodo de liquidación. Para ello, tienes que acceder a RRHH, entrar en la sección Nóminas, seleccionar el periodo de liquidación y crear el borrador para que Holded genere una nómina para cada empleado.

Cuando generas varias nóminas el sistema crea un borrador para cada empleado que puedes revisar antes de aprobarlo y convertirlo en el documento definitivo.

No, solo puede existir un borrador de nómina por empleado y por periodo. Además, ten en cuenta que el modo borrador no genera asientos contables.

Cuando las nóminas se registran manualmente es necesario trasladar cada mes la información del salario, el IRPF y las cotizaciones de Seguridad Social para reflejar el gasto contable, lo que implica revisar los datos y generar el asiento correspondiente en cada periodo. Con el tiempo, este proceso puede volverse repetitivo y aumentar el riesgo de errores, especialmente cuando la plantilla crece o cuando las nóminas son estables. Por eso, la funcionalidad de Nóminas de Holded permite automatizar este flujo y gestionar el proceso completo dentro de la propia plataforma.

​

Sí. Las nóminas se generan inicialmente como borradores, lo que permite revisar los cálculos antes de aprobarlas y convertirlas en el documento definitivo. Incluso una vez aprobadas, es posible revisarlas y editarlas, aunque en ese caso el asiento contable ya se habrá generado y la nómina se habrá contabilizado.

Si en el listado de nóminas ves asteriscos en lugar de las cantidades, significa que está activada la opción para ocultar los importes. Esta funcionalidad se añadió para mejorar la privacidad cuando se consulta la pantalla, por ejemplo al compartir pantalla o trabajar en entornos abiertos.

Si en el listado de nóminas ves asteriscos (*) en lugar de los importes, significa que las cantidades están ocultas. Para mostrarlas, haz clic en el icono del ojo que aparece en la parte superior del listado de nóminas. Al pulsarlo, los importes volverán a mostrarse en pantalla. Si vuelves a hacer clic en el icono, las cantidades se ocultarán de nuevo.

Cuando apruebas una nómina Holded genera el documento final en PDF y crea automáticamente el asiento contable correspondiente.

Sí. Para hacerlo dirígete a RRHH, entrar en Nóminas y acceder a la pestaña Modificaciones, donde podrás crear una nueva modificación indicando el centro de trabajo, el empleado y el tipo de cambio que afecta a la nómina. Desde esta sección puedes registrar situaciones como una baja médica, maternidad o paternidad o finiquito. Por último, ten en cuenta que al crear la modificación es importante indicar la fecha de inicio, aunque todavía no se conozca la fecha de fin. Una vez creada la modificación, Holded recalcula la nómina automáticamente y actualiza todos los importes.

Sí, se puede editar y el empleado verá la nómina actualizada con el cambio.

Entra a Nóminas, busca al empleado en el listado y haz clic en él para acceder. Desde esa misma pantalla, podrás descargarla en formato PDF.

Para descargar varias nóminas al mismo tiempo, marca la casilla que aparece en la cabecera de la tabla (encima de la columna de selección). Al hacerlo, se seleccionarán todas las nóminas de la lista y podrás descargarlas de forma conjunta. Y, si prefieres, también puedes marcar solo las casillas de las nóminas que quieras descargar.

Una vez que la nómina se haya aprobado, el empleado puede consultarla y descargarla desde su espacio personal en la sección Mi zona, lo que evita tener que enviarla manualmente cada mes.

Sí, la herramienta permite generar varias nóminas a la vez y crear sus correspondientes remesas dentro de la plataforma. Ten en cuenta que también puedes generar una única remesa por la totalidad del gasto en salarios. Holded generará el fichero y podrás descargarlo y enviarlo a tu banco en un clic. Así, podrás resolver los pagos justo a tiempo y sin sorpresas.

Cuando la nómina se genera desde Holded, el empleado puede consultarla y descargarla directamente desde su espacio personal en la sección Mi zona.

No. Si tienes la gema activada, cuando la nómina queda disponible para el empleado en su espacio personal Mi zona, lo que evita tener que enviarlo cada mes por correo electrónico.