Si aún no tienes la gema Nóminas, igualmente puedes registrar y contabilizar el gasto salarial en Holded. Esta opción te permitirá introducir los importes manualmente y generar los asientos contables. No se generará el documento oficial de la nómina, pero podrás adjuntar el PDF para reunir la documentación en un mismo lugar y para que pueda ser consultada por tus empleados desde Mi zona.
En la práctica, lo que estarás haciendo es reflejar el salario, el IRPF y la Seguridad Social como movimiento contable, manteniendo el control de los pagos sin automatizar el cálculo.
Para hacerlo, tienes dos caminos: puedes partir desde la vista general de nóminas o desde la ficha de cada empleado. A continuación, te explicamos ambas opciones paso a paso.
1. Registrar una nómina desde RR.HH.
Si cada mes registras varias nóminas y prefieres trabajar desde una vista general, sigue los siguientes pasos para registrar una nómina de forma manual:
En la barra lateral izquierda, haz clic en RRHH y accede a Nóminas.
Haz clic en Contabilizar nueva nómina.
Completa todos los datos y asigna la cuenta contable donde se registrará el gasto.
Es importante que completes los campos de datos básicos como empleado, fecha, descripción (por ejemplo, “Nómina marzo 2026”); y los campos para contabilizar la nómina, como el salario, el total devengado y los los importes correspondientes a Seguridad Social a cargo de la empresa y del trabajador e IRPF. Y, si lo necesitas, añade etiquetas (tags) para organizar mejor la información.
Revisa o asigna la cuenta contable donde se registrará el gasto.
Haz clic en Guardar como borrador o en Crear.
Ten en cuenta que si dejas la nómina en borrador, podrás adjuntar el PDF de la nómina y, si pulsas en Crear, además de adjuntar el PDF Holded generará automáticamente el asiento del gasto en la cuenta contable indicada.
☝️ Para crear la nómina, necesitas crear el Empleado, si tienes la gema de Equipo PRO este empleado creado se sumará a tu suscripción como un empleado más, que podrá disfrutar de todas las funcionalidades de la misma.
Si no tienes la gema de Equipo PRO, podrás crear tantos empleados como necesites sin que suponga un coste extra.
2. Registrar la nómina desde la ficha del empleado
También puedes iniciar el registro de la nómina desde el perfil del empleado. Es una opción práctica si gestionas cada caso de forma individual o si estás revisando información concreta de una persona. Para ello, sigue los siguientes pasos:
En la barra lateral izquierda, haz clic en RRHH y accede a Empleados.
Selecciona el empleado y en el panel lateral, haz clic en Más.
Pulsa el botón + (más) y elige Nómina.
Completa todos los campos e introduce los importes.
Revisa la cuenta contable.
Haz clic en Guardar como borrador o en Crear.
Ten en cuenta que si dejas la nómina en borrador, podrás adjuntar el PDF de la nómina y, si pulsas en Crear, además de adjuntar el PDF Holded generará automáticamente el asiento del gasto en la cuenta contable indicada.
3. Gestionar el PDF de la nómina manual de Holded
Subir el PDF de la nómina
Desde la vista del documento, encontrarás el botón Subir PDF en el centro de la pantalla. Este es el archivo principal de la nómina: una vez subido, se mostrará como vista previa al abrir el documento y será el que el empleado podrá consultar desde su Mi zona.
Añadir archivos adjuntos
En el panel lateral derecho, encontrarás la sección Archivos, con la opción Añadir archivo. A diferencia del PDF principal, los archivos que subas aquí quedan como adjuntos al documento (por ejemplo, justificantes o documentación complementaria) y se listan en ese mismo panel lateral, pero no se muestran como vista previa del documento.
4. Como reemplazar, descargar o eliminar un PDF de nómina subido a Holded
Una vez creada la nómina, puedes reemplazar, descargar o eliminar su PDF directamente desde el documento. Para ello:
Abre la nómina en cuestión.
En la parte superior derecha, haz clic en el botón de tres puntos (⋮).
Se desplegará un menú con las siguientes opciones:
Remplazar PDF: permite sustituir el archivo adjunto actual por uno nuevo desde tu equipo.
Descargar el PDF: descarga el archivo PDF de la nómina en tu dispositivo.
Eliminar el PDF: borra el PDF adjunto del documento. Ten en cuenta que esta acción no elimina la nómina, solo el archivo adjunto.
💡 Ten en cuenta que estas opciones solo están disponibles una vez que se ha adjuntado un PDF a la nómina.
5. Cuándo pasar del registro manual al automático
El registro manual de las nóminas te permite reflejar el salario, el IRPF y la Seguridad Social cuando la nómina se ha calculado fuera de Holded. Esto implica que, cada mes, traslades la información y compruebes que todo esté correcto antes de generar el asiento.
Sin embargo, con el tiempo, este proceso puede volverse repetitivo y aumenta el riesgo de errores involuntarios cuando el equipo crece o las nóminas son estables. Por eso, con la nueva gema Nóminas, puedes optimizar este flujo de trabajo y automatizarlo de principio a fin, ya que podrás:
Configurar centros de trabajo y convenios colectivos.
Definir contratos, salarios y pagas extra.
Calcular automáticamente IRPF y cotizaciones.
Generar nóminas individuales o en bloque.
Trabajar con borradores antes de aprobar.
Generar PDF final de la nómina en Holded y el asiento contable en un clic.
Generar varias nóminas a la vez y crear sus respectivas remesas sin salir de Holded.
Facilitar la nómina al empleado en la sección de Mi zona, dándole la posibilidad de que la descargue y sin tener que enviársela cada mes por mail.
Al activar la gema de Nóminas, Holded utiliza la información contractual para hacer los cálculos y generar la nómina de forma automática. Si buscas una gestión más ágil, trazable y conectada, automatizar el proceso con esta gema puede marcar la diferencia en tu día a día.