Crear una nómina en Holded es rápido y automático: la plataforma calcula los importes, genera el recibo en PDF y, al aprobarlo, apunta el asiento contable. Pero para que el cálculo salga bien, antes hay que tener listos unos datos previos. Si generas una nómina sin ellos, el recibo saldrá a 0 € aunque hagas clic en «Nueva nómina».
En este artículo verás, paso a paso, cómo preparar esos datos y generar tu primera nómina.
1. Activa la gema de Nóminas
El apartado Nóminas ya aparece por defecto dentro de RRHH: incluye las nóminas contabilizadas, que puedes registrar sin activar nada más.
Para trabajar con la funcionalidad completa de nóminas (generar recibos, borradores, etc.), ve a la Holded Store, busca la gema de Nóminas y actívala.
2. Crea el empleado
La nómina siempre se genera sobre un empleado, así que el primer paso es tenerlo dado de alta.
Haz clic en RRHH y después en la sección de Empleados.
Haz clic en el botón Nuevo empleado.
Completa sus datos.
3. Añade los conceptos y cantidades de su nómina
Los conceptos de la nómina se rellenan desde la edición del empleado. Para llegar hasta ahí:
En RRHH ▸ Empleados, haz clic sobre el nombre del empleado para abrir su ficha.
Haz clic en el icono de tres puntos (⋮), arriba a la derecha, y elige Editar.
Dentro de la edición, abre la pestaña Nómina.
En la sección Conceptos, haz clic en la lupa. Se abre una ventana con un listado de conceptos ya precargados por Holded, agrupados según su tratamiento: los que cotizan y tributan, los que solo cotizan, los que solo tributan, los de tipo descuento y los exentos.
Selecciona tantos conceptos como necesites (salario base, prorrata de pagas extra, plus convenio, retribución en especie, deducciones…).
Indica la cantidad de cada concepto. Con eso Holded ya tiene los valores para calcular la nómina.
Pulsa Guardar.
Estos conceptos y cantidades son los que Holded usa para calcular la nómina. Una vez guardados, la plataforma ya sabe qué importes coger y podrás generar la nómina. Si están vacíos, el recibo se genera sin importes (a 0 €).
Recuerda que la retención de IRPF no se añade como concepto: se configura en esa misma edición del empleado, en la pestaña Datos, dentro del apartado Datos para el cálculo del IRPF. Complétalo para que la retención se aplique en la nómina.
4. Genera la nómina
Con el empleado y sus conceptos listos, ya puedes crear la nómina:
Haz clic en RRHH y después en la sección de Nóminas.
Haz clic en el botón Nueva nómina.
Elige el período de liquidación (año y mes) y completa los datos de organización: centro de trabajo, equipo (opcional) y, en Empleados asignados, selecciona el empleado.
Haz clic en Crear borrador.
5. Revisa y aprueba el borrador
El borrador aparece en la pestaña Borradores. Ábrelo para revisar el Recibo de salarios con el cálculo completo:
Devengos — percepciones dinerarias (salario base, prorrata de pagas extra, plus convenio…) y en especie. Suman el Total devengado.
Deducciones — aportaciones a la Seguridad Social (contingencias comunes, formación, desempleo, MEI) y la retención de IRPF. Suman el Total a deducir.
Líquido a percibir — lo que cobra el empleado (devengos − deducciones).
En el panel derecho tienes los datos del Empleado, el Detalle de cálculo, el Contrato vinculado y la sección de Pagos, donde puedes registrar el pago con Añadir pago.
El borrador también se puede descargar en PDF, pero saldrá con una marca de agua hasta que lo apruebes.
Cuando los importes sean correctos, aprueba el borrador para generar la nómina definitiva. Pasará a la lista de Generadas, y desde ahí podrás Descargar el PDF del recibo y marcar el estado de pago (Pendiente / Pagado).
Al aprobar el borrador ocurren dos cosas más: ya puedes remesar la nómina para pagarla, y Holded genera automáticamente el asiento contable. Además, la información de la retención se traslada a los modelos 111 y 190.
¿Y si tienes varios empleados?
En el paso 4 puedes seleccionar varios empleados a la vez en «Empleados asignados» para crear todas sus nóminas de golpe y aprobarlas en bloque.