Tus contactos pueden acceder al Portal del cliente de dos formas: con credenciales o mediante un enlace al documento. Cada modalidad tiene condiciones distintas, aprende a continuación todos los detalles sobre cómo funciona cada una.
1. Acceso con credenciales (email + contraseña)
Es el acceso completo y sin restricciones temporales. El contacto entra con su dirección de email principal y la contraseña que hayas establecido desde su ficha. Con este acceso, puede consultar todos los documentos que hayas habilitado, sin límite de tiempo y en cualquier momento.
☝️ Una vez que el contacto accede con sus credenciales, la sesión se mantiene activa durante 30 días en el mismo dispositivo, por lo que no tendrá que volver a introducir su email y contraseña en cada visita.
Los documentos accesibles dependen de la configuración de visibilidad. Puedes definirla de forma general para todos los contactos o de forma individual para cada uno. Ten en cuenta que la configuración individual siempre tiene prioridad sobre la general. Además, para que un tipo de documento, como una factura o un presupuesto, aparezca, debe existir al menos uno de ese mismo tipo asignado a ese contacto.
Si un contacto no tiene contraseña e intenta acceder con la misma dirección de correo electrónico registrada en su ficha, tendrá la opción de crear una o recuperarla haciendo clic en Recuperar contraseña.
2. Acceso mediante enlace a un documento
Cada documento generado en Holded incluye un enlace que puedes compartir directamente. Este enlace da acceso a ese documento concreto, sin necesidad de contraseña. Si el contacto no tiene contraseña, el enlace caduca a las 48 horas por motivos de seguridad.
☝🏼 El enlace tiene una validez de 48 horas desde el momento en que se genera: enviando el email o copiando el enlace en el documento.
Qué ocurre cuando un enlace caduca
Si el enlace ha caducado tras las 48 horas y el contacto no tiene contraseña, no podrá acceder al documento. Sin embargo, hay opciones según la situación:
Si el contacto tiene el email registrado en su ficha
Puede solicitar un nuevo enlace directamente desde la pantalla de acceso al documento. El nuevo enlace le llegará por correo electrónico y tendrá también una validez de 48 horas.Si quieres evitar esta limitación
Establece una contraseña para ese contacto. A partir de ese momento, podrá acceder sin restricciones temporales.
Resumen de escenarios
Contacto con credenciales de acceso
Accede al Portal en cualquier momento, sin caducidad, y ve todos los documentos configurados para él.Contacto con enlace de documento, menos de 48h
Accede a ese documento concreto sin contraseña.Contacto con enlace caducado, con email registrado
Puede pedir un nuevo enlace desde la pantalla de acceso. El nuevo enlace caduca también a las 48h.Contacto sin contraseña, con email registrado
Puede crear o recuperar contraseña desde el Portal para acceder sin restricciones.
Recomendación
Para contactos habituales, lo más práctico es establecer credenciales de acceso. Así evitan depender de enlaces con caducidad y acceden al Portal en cualquier momento.