Cuando escaneas una factura de compra, el Escáner identifica al proveedor por su NIF y propone un régimen de impuestos a partir de la información de la factura. Antes de convertir el documento, puedes revisar y confirmar los datos que propone el Escáner.

El Escáner identifica al proveedor de una factura por su NIF o CIF, ya que es un dato único que aparece siempre en la factura. El nombre del proveedor solo se usa como dato de apoyo cuando hay varias coincidencias.

El Escáner actúa de forma distinta según el resultado de la búsqueda por NIF en tus contactos.

Si el NIF de la factura coincide con el de un contacto, el Escáner vincula la factura a ese contacto automáticamente.

Si el NIF de la factura no coincide con ningún contacto, el Escáner te propone crear un contacto nuevo con los datos leídos en la factura.

Si el Escáner encuentra contactos con un nombre parecido al del proveedor de la factura, te los muestra como sugerencia para que confirmes cuál corresponde. El Escáner nunca vincula una factura a un contacto solo por el nombre.

☝️ Mantén actualizado el NIF en la ficha de contacto de tus proveedores. El NIF es el dato que permite al Escáner identificar al proveedor desde el primer escaneo.

Si has configurado un código de impuesto en la ficha de contacto de un proveedor, el Escáner aplica siempre ese código a las facturas de ese proveedor, aunque la factura indique otro régimen. De este modo, se respeta la configuración que hayas hecho para regímenes especiales.

Si el régimen que aparece en la factura no coincide con el código de impuesto de la ficha de contacto, el Escáner aplica el código de la ficha y muestra un aviso en el documento. El código de impuesto de la ficha de contacto solo cambia si lo modificas tú.

Cuando una factura escaneada no incluye cuota de IVA, el Escáner deja el documento en el estado Revisar régimen. Una factura sin cuota de IVA puede corresponder a 3 regímenes con un tratamiento fiscal distinto:

Los documentos en estado Revisar régimen muestran la etiqueta Revisar régimen en la lista de Inbox y en el Historial del Escáner.

En los documentos en estado Revisar régimen, el Escáner muestra un régimen sugerido junto con la señal de la factura que justifica la sugerencia. La señal puede ser de 3 tipos:

Al confirmar el régimen, se aplicará el grupo de impuestos correspondiente, incluida la autorrepercusión cuando el régimen la requiera.

Ten en cuenta que el Escáner no convierte un documento en estado Revisar régimen hasta que confirmes el régimen. Así, ningún documento se contabiliza sin haberse revisado.

💡 Si tienes dudas sobre el régimen que corresponde a una factura, consúltalo con tu asesoría antes de confirmarlo.

Para los proveedores de otro país de la Unión Europea, el Escáner comprueba el NIF-IVA en VIES, el sistema europeo de validación de operadores intracomunitarios. La validación en VIES confirma la identidad del proveedor y ayuda a determinar si la factura corresponde a una adquisición intracomunitaria.

El resultado de la validación del NIF-IVA en VIES puede ser de 3 tipos.

Si el NIF-IVA del proveedor es válido y está registrado en VIES, el Escáner no muestra ningún aviso en el documento.

Si el proveedor no está dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), el Escáner muestra el aviso No consta en ROI. En ese caso, la factura no corresponde a una adquisición intracomunitaria, así que revisa el régimen antes de confirmarlo.

Si VIES no responde en el momento del escaneo, el Escáner muestra el aviso No hemos podido verificar. Este aviso no bloquea el documento y el Escáner vuelve a intentar la validación automáticamente.

El Escáner no valida en VIES el NIF de los proveedores españoles. VIES solo indica si un NIF está dado de alta en el ROI, y la mayoría de empresas españolas no necesitan estarlo.

Si quieres comprobar manualmente un NIF-IVA, consulta Comprobación del número de IVA (VIES).

La primera vez que confirmas el régimen de un proveedor que no tiene código de impuesto en su ficha de contacto, el Escáner te propone guardar ese régimen como valor por defecto.

Si aceptas guardar el régimen como valor por defecto, las siguientes facturas de ese proveedor entrarán con el régimen ya aplicado y no tendrás que revisarlo de nuevo.