WooCommerce - Cómo funciona la sincronización de documentos de WooCommerce con Holded

☝🏼 Antes de empezar

1. La factura original no se toca nunca. Un documento ya emitido y registrado ante la Agencia Tributaria no se puede modificar ni borrar. Cada corrección es un documento nuevo, enlazado al original.

2. Cada documento recoge solo la diferencia. Si añades un producto, emitimos el producto añadido. Si se devuelve uno, emitimos ese producto en negativo. No volvemos a emitir el pedido entero.

En Holded, todos los documentos que corrigen una factura se llaman rectificativa, tanto si devuelves dinero como si el cliente paga más. Lo que cambia es el signo del importe:

• Rectificativa negativa: cuando el dinero sale hacia el cliente. Una devolución o un reembolso. Es lo que en contabilidad se suele llamar abono o nota de crédito.

• Rectificativa positiva: cuando el dinero entra porque el pedido sube de valor. Añades un producto, sube un precio o el cliente cambia a un producto más caro.

Usamos el mismo tipo de documento en los dos casos a propósito: así todos los documentos de un pedido quedan enlazados entre sí y a la factura original, y puedes recorrer el pedido completo desde cualquiera de ellos.

Esta tabla resume el comportamiento cuando tu tienda sincroniza los pedidos como factura o ticket de venta. Las secciones siguientes explican cada caso con un ejemplo.

WooCommerce no envía un aviso específico cuando haces una devolución. Cada vez que guardas o reembolsas un pedido, WooCommerce vuelve a enviar el pedido completo con sus unidades e importes actuales. Holded lo compara con lo que ya ha emitido y crea un documento solo con la diferencia.

• Productos con SKU: se reconocen por su SKU. Si cambias el precio o las unidades de un producto, la rectificativa recoge solo la diferencia de ese producto.

• Líneas sin SKU (envío, comisiones o productos sin SKU): se reconocen por su contenido. Si cambian, verás la línea antigua completa en negativo y la nueva completa en positivo. Es la forma de evitar descuadres.

☝🏼 Para que la sincronización y el stock funcionen bien, te recomendamos que todos tus productos tengan el mismo SKU en WooCommerce y en Holded.

Creamos un único documento (factura, ticket de venta o pedido de venta, según la configuración de tu tienda) con todas las líneas del pedido: productos, envío, comisiones y descuentos.

Las facturas y los tickets de venta se emiten ya aprobados. No pasan por borrador.

La fecha de la factura es la del momento en que el pedido se marcó como Completado. Numeración, plantilla, almacén, impuestos y cuenta contable se resuelven con la configuración de tu tienda, igual que antes.

El documento nace con el cobro ya adjunto. Los métodos de pago de WooCommerce se relacionan con los bancos que tengas en Holded (no con las formas de pago), así puedes conciliar cada cobro con su cuenta bancaria.

• El cobro original nunca se reescribe. Si el importe del pedido baja después de facturado, la diferencia se refleja en la rectificativa correspondiente, con su propio cobro.

• Si el pedido se ha sincronizado como pendiente de cobro y más tarde pasa a pagado, el cobro se añade sobre el mismo documento, sin crear ningún documento nuevo.

☝🏼 Si editas un pedido que aún no está pagado en tiendas que emiten facturas o tickets, la corrección espera: no emitimos nada hasta que se confirme el pago. El importe no se pierde, se acumula. En cuanto el pago se confirma, emitimos de golpe un documento con toda la diferencia acumulada hasta ese momento.

Emitimos una rectificativa con la diferencia. La factura original queda intacta.

Si añades un producto. Ejemplo: un pedido facturado por 50,00 € al que añades un producto de 30,00 €.

Si cambias un precio. Ejemplo: una factura de 100,00 € en la que subes el precio hasta 120,00 €.

Si haces varias ediciones seguidas. Cada edición genera su propio documento con el salto respecto al estado anterior. Ejemplo: un pedido que pasa de 100 € a 80 €, luego a 120 € y finalmente a 90 €.

• Si cambias solo la nota del pedido, actualizamos ese campo en el documento existente. No creamos ningún documento y no tocamos precios, impuestos ni totales.

• Un cambio de estado de envío o de dirección de entrega no genera ningún documento.

• Si el mismo pedido llega dos veces sin cambios, no se emite un segundo documento.

Toda devolución se traduce en una rectificativa negativa. La factura original mantiene su importe de venta completo; la suma de la factura y sus rectificativas refleja el neto real del pedido.

☝🏼 Para que Holded refleje una devolución, haz el reembolso desde el propio pedido en WooCommerce indicando los productos y las unidades que se devuelven. Holded lo recibe como una actualización del pedido con menos unidades.

Si devuelves parte del pedido. Ejemplo: un cliente compra una camiseta de 29,95 € y unas zapatillas de 89,90 €, con una factura de 119,85 €. Devuelve la camiseta.

El valor final de la operación es 89,90 €. La rectificativa se imputa solo al producto devuelto; el envío y los descuentos no se tocan.

Si devuelves el pedido completo. Ejemplo: reembolsas un pedido con una chaqueta de 119,00 € y una gorra de 24,95 €.

El pedido queda a cero. Si cancelas un pedido que todavía no se había facturado, no emitimos ningún documento.

Si hay varias devoluciones sobre el mismo pedido. Ejemplo: sobre un pedido de 100,00 €, el cliente devuelve primero 30,00 € y semanas después 20,00 € más.

Si el cliente cambia un producto por otro. Emitimos un único documento con el producto devuelto y el nuevo ya netados. Ejemplo: el cliente devuelve una prenda de 30,00 € y se lleva otra de 35,00 €.

Un pedido de venta no es un documento fiscal, así que funciona distinto:

• Se crea en cualquier estado del pedido y se actualiza sobre el mismo documento con cada cambio. No se crean rectificativas.

• Los reembolsos no generan ningún documento: el pedido de venta ya refleja el estado actual del pedido.

• Si ya has convertido el pedido de venta en factura desde Holded, la sincronización no toca ese documento convertido.

El tipo de impuesto de cada línea se resuelve con la configuración de tu cuenta y de la tienda:

La línea de ajuste de reconciliación. Al cerrar cada documento comprobamos que la suma de las líneas coincide exactamente con el importe del pedido en WooCommerce. Si hay una diferencia de céntimos por redondeo, añadimos una línea de ajuste visible para que el documento cierre en el importe exacto de tu tienda. Es un ajuste de redondeo, no un cargo ni un descuento real.

• Todo el proceso es automático: no hay documentos que crear ni rectificativas que emitir a mano.

• Cada venta, edición o reembolso registrado en WooCommerce se refleja en tus documentos.

• Las facturas ya emitidas nunca se modifican. Cada corrección es un documento nuevo enlazado al original.

• La suma de todos los documentos de un pedido coincide siempre con lo que ese pedido vale en WooCommerce.

Este comportamiento se activa por cuenta y afecta a todas las tiendas de Ecommerce integradas en ella. Puedes ver cómo funciona en general en el artículo Ecommerce - Cómo funciona la sincronización de documentos de Ecommerce con Holded.