PrestaShop - Cómo funciona la sincronización de documentos de PrestaShop con Holded

☝🏼 Antes de empezar

Los pedidos que ya tenían documentos en Holded antes de la activación mantienen el comportamiento anterior durante toda su vida. El nuevo comportamiento se aplica a los pedidos que entren a partir de este momento.

Holded sincroniza automáticamente los pedidos de tu tienda de PrestaShop y genera los documentos contables correspondientes. No tienes que crear ni corregir nada a mano.

Cuando un pedido ya facturado cambia, no reescribimos la factura: emitimos un documento nuevo que recoge únicamente lo que ha cambiado. La suma de todos los documentos de un pedido coincide siempre con lo que ese pedido vale en PrestaShop en cada momento.

Puedes revisar el comportamiento anterior en el artículo PrestaShop: sincronización de ventas - preguntas frecuentes.

1. La factura original no se toca nunca. Un documento ya emitido y registrado ante la Agencia Tributaria no se puede modificar ni borrar. Cada corrección es un documento nuevo, enlazado al original.

2. Cada documento recoge solo la diferencia. Si añades un producto, emitimos el producto añadido. Si se devuelve uno, emitimos ese producto en negativo. No volvemos a emitir el pedido entero.

En Holded, todos los documentos que corrigen una factura se llaman rectificativa, tanto si devuelves dinero como si el cliente paga más. Lo que cambia es el signo del importe:

• Rectificativa negativa: cuando el dinero sale hacia el cliente. Una devolución o un reembolso. Es lo que en contabilidad se suele llamar abono o nota de crédito.

• Rectificativa positiva: cuando el dinero entra porque el pedido sube de valor.

Añades un producto, sube un precio o el cliente cambia a un producto más caro.

Usamos el mismo tipo de documento en los dos casos a propósito: así todos los documentos de un pedido quedan enlazados entre sí y a la factura original, y puedes recorrer el pedido completo desde cualquiera de ellos.

Esta tabla resume el comportamiento cuando tu tienda sincroniza los pedidos como factura o ticket de venta. Las secciones siguientes explican cada caso con un ejemplo.

PrestaShop no envía un aviso específico cuando haces una devolución. Cada vez que modificas o reembolsas un pedido, PrestaShop vuelve a enviar el pedido completo con sus unidades e importes actuales. Holded lo compara con lo que ya ha emitido y crea un documento solo con la diferencia.

• Productos con referencia (SKU): se reconocen por su referencia. Si cambias el precio o las unidades de

un producto, la rectificativa recoge solo la diferencia de ese producto.

• Líneas sin referencia (envío, descuentos o productos sin referencia): se reconocen por su contenido. Si cambian, verás la línea antigua completa en negativo y la nueva completa en positivo. Es la forma de evitar descuadres.

• Holded usa la fecha de última modificación del pedido en PrestaShop: si llega un aviso más antiguo que el último que ya se procesó, se descarta.

☝🏼 Para que la sincronización y el stock funcionen bien, te recomendamos que todos tus productos tengan la misma referencia (SKU) en PrestaShop y en Holded.

Creamos un único documento (factura, ticket de venta o pedido de venta, según la configuración de tu tienda) con todas las líneas del pedido: productos, envío y descuentos.

Las facturas y los tickets de venta se emiten ya aprobados. No pasan por borrador.

Qué estados crean documento lo decides tú en Configuración > Integraciones > PrestaShop > Configuración > Sincronización de ventas > Sincronización avanzada > Configurar estados de pedido. Para cada estado indicas si la factura debe quedar pagada o pendiente.

Fecha y numeración. Si el pedido tiene factura en PrestaShop, el documento toma la fecha de esa factura; si no, la del pedido. Con la opción Utilizar número de factura activada, el documento conserva la numeración de PrestaShop (por ejemplo, #FA000054 se importa como 54); desactivada, usa la numeración de Holded. Plantilla, almacén, impuestos y cuenta contable se resuelven con la configuración de tu tienda, igual que antes.

Los métodos de pago de PrestaShop se relacionan con los bancos que tengas en Holded (no con las formas de pago), así puedes conciliar cada cobro con su cuenta bancaria.

• Si el estado del pedido está configurado como pagado, el documento nace con el cobro ya adjunto.

• Si está configurado como pendiente, el documento nace pendiente de cobro. Cuando el pedido pase a un estado pagado, el cobro se añade sobre el mismo documento, sin crear ningún documento nuevo.

• El cobro original nunca se reescribe. Si el importe del pedido baja después de facturado, la diferencia se refleja en la rectificativa correspondiente.

☝🏼 Si editas un pedido que aún no está pagado en tiendas que emiten facturas o tickets, la corrección espera: no emitimos nada hasta que el pedido pase a un estado pagado. El importe no se pierde, se acumula. En cuanto se confirma el pago, emitimos de golpe un documento con toda la diferencia acumulada hasta ese momento.

Emitimos una rectificativa con la diferencia. La factura original queda intacta.

Si añades un producto. Ejemplo: un pedido facturado por 50,00 € al que añades un producto de 30,00 €.

Si cambias un precio. Ejemplo: una factura de 100,00 € en la que subes el precio hasta 120,00 €.

Si haces varias ediciones seguidas. Cada edición genera su propio documento con el salto respecto al estado anterior. Ejemplo: un pedido que pasa de 100 € a 80 €, luego a 120 € y finalmente a 90 €.

• Un cambio de estado de envío o de dirección de entrega no genera ningún documento.

• Un cambio de estado del pedido que no cambia productos ni importes no genera ninguna rectificativa.

• Si el mismo pedido llega dos veces sin cambios, no se emite un segundo documento.

Toda devolución se traduce en una rectificativa negativa. La factura original mantiene su importe de venta completo; la suma de la factura y sus rectificativas refleja el neto real del pedido.

☝🏼 Para que Holded refleje una devolución, haz el reembolso desde el propio pedido en PrestaShop indicando los productos y las unidades que se devuelven. Holded lo recibe como una actualización del pedido con menos unidades.

Si devuelves parte del pedido. Ejemplo: un cliente compra una camiseta de 29,95 € y unas zapatillas de 89,90 €, con una factura de 119,85 €. Devuelve la camiseta.

El valor final de la operación es 89,90 €. La rectificativa se imputa solo al producto devuelto; el envío y los descuentos no se tocan.

Si devuelves el pedido completo. Ejemplo: reembolsas un pedido con una chaqueta de 119,00 € y una gorra de 24,95 €.

El pedido queda a cero. Si cancelas un pedido que todavía no se había facturado, no emitimos ningún documento.

Si hay varias devoluciones sobre el mismo pedido. Ejemplo: sobre un pedido de 100,00 €, el cliente devuelve primero 30,00 € y semanas después 20,00 € más.

Si el cliente cambia un producto por otro. Emitimos un único documento con el producto devuelto y el nuevo ya netados. Ejemplo: el cliente devuelve una prenda de 30,00 € y se lleva otra de 35,00 €.

Un pedido de venta no es un documento fiscal, así que funciona distinto:

• Se actualiza sobre el mismo documento con cada cambio del pedido. No se crean rectificativas.

• Los reembolsos no generan ningún documento: el pedido de venta ya refleja el estado actual del pedido.

• Si tienes activada la sincronización de stock, las unidades se marcan como servidas en el pedido de venta. Los productos con lotes o números de serie quedan vinculados.

• Si ya has convertido el pedido de venta en factura desde Holded, la sincronización no toca ese documento convertido.

El tipo de impuesto de cada línea se resuelve con la configuración de tu cuenta y de la tienda:

La línea de ajuste de reconciliación. Al cerrar cada documento comprobamos que la suma de las líneas coincide exactamente con el importe del pedido en PrestaShop. Si hay una diferencia de céntimos por redondeo, añadimos una línea de ajuste visible para que el documento cierre en el importe exacto de tu tienda. Es un ajuste de redondeo, no un cargo ni un descuento real.

• Todo el proceso es automático: no hay documentos que crear ni rectificativas que emitir a mano.

• Cada venta, edición o reembolso registrado en PrestaShop se refleja en tus documentos.

• Las facturas ya emitidas nunca se modifican. Cada corrección es un documento nuevo enlazado al original.

• La suma de todos los documentos de un pedido coincide siempre con lo que ese pedido vale en PrestaShop.

Este comportamiento se activa por cuenta y afecta a todas las tiendas de ecommerce integradas en ella. Puedes ver cómo funciona en general en el artículo Ecommerce - Cómo funciona la sincronización de documentos de Ecommerce con Holded.