☝🏼Este nuevo comportamiento se estará implementado en todas las cuentas a con un aviso previo de 15 días. Si necesitas activarlo en tu cuenta, escríbenos y lo revisamos contigo.

Los pedidos que ya tenían documentos en Holded antes de la activación mantienen el comportamiento anterior durante toda su vida. El nuevo comportamiento se aplica a los pedidos que entren a partir de ese momento. Podéis revisar el comportamiento anterior en nuestro Academy Shopify: sincronización de ventas y pedidos - preguntas frecuentes. 

Holded sincroniza automáticamente los pedidos de tu tienda de Shopify y genera los documentos contables correspondientes. No tienes que crear ni corregir nada a mano.

Cuando un pedido ya facturado cambia, no reescribimos la factura: emitimos un documento nuevo que recoge únicamente lo que ha cambiado. La suma de todos los documentos de un pedido coincide siempre con lo que ese pedido vale en Shopify en cada momento.

Las dos reglas que explican todo lo demás

1. La factura original no se toca nunca. Un documento ya emitido y registrado ante la Agencia Tributaria no se puede modificar ni borrar. Cada corrección es un documento nuevo, enlazado al original.

2. Cada documento recoge solo la diferencia. Si añades un producto, emitimos el producto añadido. Si se devuelve uno, emitimos ese producto en negativo. No volvemos a emitir el pedido entero.

Numeración, plantilla, almacén, impuestos y cuenta contable se resuelven con la configuración de tu tienda, igual que antes. Si dos pedidos coinciden en el mismo número de documento, el sistema asigna otro automáticamente: nunca se duplican.

El documento nace con el cobro ya adjunto. Si tienes el método de pago de Shopify vinculado a una cuenta bancaria, usamos esa; si no, la cuenta por defecto de la tienda. Si no hay ninguna configurada, el documento se crea igualmente: una venta nunca se bloquea por falta de configuración de cobro.

Registramos un cobro independiente por cada método de pago, no uno agregado. Así puedes conciliar cada uno con su cuenta bancaria.

• Una autorización de pago (dinero reservado, todavía no cobrado) no genera cobro. Solo lo genera la captura real.

• Si un primer intento de cobro falla y el segundo funciona, solo registramos el que funcionó.

• Si el pedido se paga en dos veces, el documento nace con el cobro parcial real y el resto se añade después sobre el mismo documento, sin crear ningún documento nuevo.

• El cobro original nunca se reescribe. Si el importe del pedido baja después de facturado, la diferencia se refleja en la rectificativa correspondiente.

• Si cambias el precio y la cantidad de la misma línea a la vez, verás la línea antigua completa en negativo y la nueva completa en positivo. Es la forma de evitar descuadres de céntimos.

• Cada rectificativa se contabiliza en la fecha en que ocurrió el cambio en Shopify, no en la fecha en que se sincroniza.

• Si cambias solo la nota interna o las etiquetas del pedido, actualizamos esos campos en el documento existente. No creamos ningún documento y no tocamos precios, impuestos ni totales.

• Un cambio de estado de envío o de dirección de entrega no genera ningún documento.

• Si el mismo aviso llega dos veces, no se emite un segundo documento.

☝🏼 Si editas un pedido que aún no está pagado en tiendas que emiten facturas o facturas simplificadas, la corrección espera igual que el primer documento: no emitimos nada hasta que se confirme el pago. El importe no se pierde, se acumula. En cuanto el pago se confirma, emitimos de golpe un documento con toda la diferencia acumulada hasta ese momento.

Mientras Shopify indique que el dinero del reembolso sigue pendiente de transferirse, no emitimos ningún documento. Lo emitimos en cuanto el reembolso deja de estar pendiente. No tienes que hacer nada.

Cuando el dinero llega por partes, cada abono recoge exactamente los productos cuyo reembolso se ha liquidado, no la devolución entera.

Cuando reembolsas o cancelas un pedido, Shopify hace dos cosas en momentos distintos. Primero registra la devolución, que es lo que ves en el pedido al instante. Después mueve el dinero a través de la pasarela de pago, que tarda más.

Mientras ese segundo paso sigue pendiente, el reembolso todavía no es un hecho firme: la pasarela puede rechazarlo. Una factura rectificativa sí lo es, porque se registra ante la Agencia Tributaria y no se puede reescribir después.

Por eso esperamos a que ningún movimiento del reembolso siga pendiente antes de emitir el documento.

Al cerrar cada documento comprobamos que la suma de las líneas coincide exactamente con el importe oficial del pedido en Shopify. Si hay una diferencia de céntimos por redondeo, añadimos una línea de ajuste visible para que el documento cierre en el importe exacto de tu tienda.

Es un ajuste de redondeo, no un cargo ni un descuento real. Verás una línea de este tipo, por ejemplo, en pedidos que mezclan productos a distintos tipos de IVA.

• Todo el proceso es automático: no hay documentos que crear ni rectificativas que emitir a mano.

• Cada venta, edición, devolución o reembolso registrado en Shopify se refleja en tus documentos.

• Las facturas ya emitidas nunca se modifican. Cada corrección es un documento nuevo enlazado al original.

• La suma de todos los documentos de un pedido coincide siempre con lo que ese pedido vale en Shopify.