La funcionalidad de Registros horarios te permite llevar un control preciso del tiempo dedicado a cada proyecto y gestionar los costes asociados a las horas trabajadas, que se imputarán como gastos en el proyecto correspondiente.
💎 Activa Registros horarios mediante la gema gratuita, en la Holded Store.
1. Registrar las horas trabajadas
Para registrar el tiempo invertido en un proyecto:
Selecciona el día en el que quieras registrar las horas haciendo clic en el símbolo "+", en la parte inferior.
En el desplegable, escoge un proyecto para imputar el coste/hora correspondiente.
Asigna la tarea, una descripción, y la categoría que mejor represente el tiempo registrado.
Introduce el tiempo trabajado de una de las siguientes formas:
Manualmente: haz clic en el botón Desde/Hasta, y determina la fecha y horas que quieres registrar.
Automáticamente: haz clic en el botón con el círculo para poner en marcha el contador y vuelve a hacer clic para finalizarlo.
Haz clic en Guardar.
☝🏼 El tablero de registros horarios es personal y solo tú podrás ver los registros que hayas añadido.
2. Enviar horas para aprobación
Puedes enviar tus horas al manager del proyecto en cualquier momento para su aprobación. El manager recibirá una notificación por correo electrónico y podrá aceptar o rechazar los registros enviados. Sigue estos pasos:
Desde Registros horarios, haz clic en el botón "Enviar para aprobación", en la parte superior.
Selecciona la casilla a la izquierda de los registros que desees, y pulsa "Enviar registros horarios".
Comprueba las horas pendientes y aprobadas haciendo clic en las pestañas "Pendientes de aprobación" y "Aprobado", en la esquina superior izquierda.
Los registros aprobados se marcarán con un punto verde, los rechazados con un punto rojo y los pendientes en azul. Recuerda que los usuarios con rol de administrador en el proyecto también pueden aprobar las horas.
☝🏼 Solo las horas aprobadas aparecerán en el resumen del proyecto y no podrán desaprobarse una vez aceptadas.
3. Comprobar las horas imputadas al proyecto
Una vez hayas registrado tus horas, puedes ver cuántas se han sumado al proyecto de esta forma:
Dirígete a Proyectos y selecciona el proyecto deseado.
Ve a la pestaña "Resumen", en la parte superior.
Consulta los apartados "Horas introducidas este mes" y "Horas por usuario".
4. Ver las horas por empleado
Esta opción está hecha para que los managers puedan revisar las horas que han registrado los empleados y ver si han sido aprobadas o no. También podrán aprobar nuevos registros desde aquí.
Ve a Proyectos y elige el proyecto que quieres revisar.
Haz clic en la pestaña "Facturación".
Desplázate hasta el apartado "Miembros".
Visualiza la lista de empleados que están trabajando en el proyecto.
Mira sus horas registradas, que estarán marcadas como "Aprobado" o "Pendiente".
Para revisarlas:
Pulsa "Revisar tiempos".
Selecciona las horas que quieras aprobar o rechazar.
Haz clic en Rechazar o Aceptar y confirma.
5. Ver las horas por categoría
En este apartado, puedes ver cuántas horas se han registrado en el proyecto para cada categoría. Estas horas se consideran un gasto en el proyecto, dependiendo de cómo esté configurada cada categoría y el coste por hora que hayas definido.
Ve a Proyectos y selecciona el proyecto que quieres revisar.
Haz clic en la pestaña "Facturación".
Desplázate hasta el apartado "Categorías".
Mira la lista de categorías del proyecto y, a la derecha, verás las horas registradas para cada una.
☝🏼 Antes de poder facturar tu proyecto, asegúrate de haber configurado las preferencias de facturación y presupuestos específicos para ese proyecto. Esto siempre tendrá prioridad sobre la configuración general.
6. Facturar las horas trabajadas en tus proyectos
Holded te permite facturar los registros horarios de los empleados en los proyectos:
Ve a Proyectos desde la barra de navegación.
Abre el proyecto que quieres facturar.
Entra en la pestaña de "Facturación".
Haz clic en "Factura", arriba a la derecha, y selecciona "Registros horarios".
Marca la casilla, a la izquierda del proyecto que quieres facturar, y haz clic en "Siguiente".
Se abrirá el panel "Opciones de facturación":
En la opción de "Horas facturables", selecciona:
Todos los registros pendientes de facturar: incluye todas las horas trabajadas que aún no se hayan facturado.
Registros de tiempo sin facturar desde: elige un rango de tiempo (por ejemplo, este mes, último trimestre, etc.) para facturar las horas trabajadas durante ese periodo.
No incluir registros de tiempo: no se tendrán en cuenta las horas trabajadas para la factura.
En el desplegable de "Cómo mostrar los registros", selecciona cómo quieres que aparezcan las horas en la factura:
Combinar las horas de cada tarea en una línea: todas las horas registradas para una tarea se mostrarán juntas en una sola línea.
Combinar las horas de cada persona en una línea: todas las horas trabajadas por cada persona aparecerán en una sola línea.
Combinar las horas de cada proyecto en una línea: las horas totales del proyecto aparecerán en una sola línea.
Combinar las horas de cada categoría en una línea: las horas de cada categoría del proyecto se mostrarán en líneas separadas.
Mostrar cada registro de tiempo como una línea: cada registro de tiempo aparecerá individualmente en la factura.
Haz clic en "Revisar factura".
Verifica que todos los datos sean correctos y haz clic en "Guardar".