La funcionalidad Escáner te permite digitalizar y convertir comprobantes de gastos en documentos contables. Al centralizar toda esta información en Holded, obtendrás un control detallado de tus registros financieros, realizando la gestión y el seguimiento de los gastos de tu negocio con mayor precisión y eficiencia.

Recibir los archivos y comprobantes

Puedes recibir en tu cuenta Holded los gastos de tres maneras:

Subida manual
Arrastra y suelta los archivos desde tu dispositivo o usa el botón Subir archivo.
El tamaño máximo permitido es de 5 MB cada uno.
Envío por correo electrónico
Envía los archivos a tu dirección Mailbox en Holded. El límite de tamaño por archivo es de 17 MB. Si se supera, el remitente recibirá una notificación.
Captura desde la aplicación móvil
Usa la app de Holded (disponible en Android e iOS) para sacar una foto de los comprobantes y subirlos automáticamente. Los gastos digitalizados mediante esta opción estarán certificados por la AEAT, y no será necesario conservar copias físicas.

Formatos compatibles: PDF, JPEG, TIFF y PNG.

Una vez recibidos, los archivos incluirán detalles como tipo de documento, origen, estado, fecha de recepción y remitente.

Recibir los archivos por email

Tienes a tu disposición una bandeja de entrada donde recibir todos los correos enviados a la dirección email de Escáner. Ten en cuenta que solo se trata de un buzón para recibir los emails, por lo tanto, no podrás usarlo para responder ni enviar correos.

Convertir tu archivo en un documento de compra

Tienes tres opciones para convertir tus gastos en un documento de compra, como un pedido, una factura, un ticket o una devolución:

Escanear automáticamente con OCR
Captura y extrae automáticamente los datos del archivo. El documento de compra se creará como borrador, permitiéndote modificarla antes de aprobarla.
Transcribir manualmente
Introduce los datos manualmente para crear el documento.
Adjuntar a un documento existente
Vincula el archivo a una compra, pedido, ticket o devolución ya creados.

Entender los estados de los archivos

A medida que los comprobantes se procesan, pasan por distintas etapas:

Por hacer: Estado inicial. Puedes escanear, transcribir, adjuntar o eliminar el archivo.
Nuevo: Documentos recién recibidos.
Procesando: El sistema está analizando el archivo; no se pueden realizar acciones.
Por revisar: El archivo ha sido procesado y está pendiente de aprobación o modificación.
Hecho: El documento ha sido creado y está disponible en el sistema.
Error: Se produjo un fallo en el procesamiento.
Todos: Listado general de todos los archivos recibidos.