Con Inbox podrás recibir, organizar y convertir a documentos de compras los comprobantes de gastos que envíen por email a tu dirección Mailbox, que escanees desde la app de Holded o que tengas guardados en tu ordenador.
Recibir los archivos en Inbox
Hay tres formas de recibir los comprobantes de gastos:
Subirlos manualmente
Sube tus archivos desde tu dispositivo arrastrándolos y soltándolos en tu espacio de Inbox o pulsando en el botón Subir archivo. Este tipo de archivos no pueden exceder los 5 MB.Enviar un correo electrónico a tu dirección Mailbox
Recibe los archivos por email en tu correo Mailbox. El peso máximo de cada archivo es de 17 MB y si se excede este límite, el remitente recibirá una advertencia por email.
Los únicos formatos soportados son PDF, JPEG, TIFF y PNG. Una vez recibidos, podrás identificar fácilmente de qué tipo de archivo se trata, su procedencia, el estado, la fecha en que se recibió y el remitente.
Convertir tu archivo en un documento de compra
Tienes tres opciones distintas para convertir tus archivos en un documento de compra:
Escanear para capturar automáticamente los datos con tecnología OCR
En este caso, el documento de compra que se va a generar tendrá activada por defecto la modalidad Estado borrador para que puedas modificarlo las veces que necesites antes de aprobarlo.
Adjuntar el archivo a un documento de compra existente
Transcribir manualmente los datos o crear un nuevo documento de compra desde cero
Puedes elegir entre Compra, Pedido de compra, Ticket o Devolución.
Comprender los estados de los archivos
Al convertir los archivos, hay varias etapas hasta que el proceso se complete.
Por hacer
Es el estado que aparece por defecto. Puedes optar por escanear tu archivo para crear un documento, transcribir los datos manualmente, adjuntarlo a un documento existente o eliminarlo.Nuevo
Todos los archivos que acabas de recibir se encuentran aquí.Procesando
El archivo se está procesando en el sistema y no se pueden realizar acciones.Por revisar
El archivo ha sido procesado y está pendiente de ser aprobado o modificado.Hecho
El documento ha sido convertido y está disponible en el sistema.Error
Ha ocurrido un error al procesar el archivo.Todos
Listado de todos los archivos recibidos.
Utilizar Mailbox
Mailbox es la bandeja de entrada donde recibirás todos los correos enviados a la dirección email que tienes a disposición. Ten en cuenta que solo se trata de un buzón para recibir los emails, por lo tanto, no podrás ni responder ni enviar correos.