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Cómo funciona Inbox

Centraliza y convierte tus gastos en documentos de compra gracias a nuestro escáner OCR automático.

Camilla avatar
Escrito por Camilla
Actualizado hace más de una semana

Con Inbox podrás recibir, organizar y convertir a documentos de compras los comprobantes de gastos que envíen por email a tu dirección Mailbox, que escanees desde la app de Holded o que tengas guardados en tu ordenador.

Recibir los archivos en Inbox

Hay tres formas de recibir los comprobantes de gastos:

  1. Subirlos manualmente
    Sube tus archivos desde tu dispositivo arrastrándolos y soltándolos en tu espacio de Inbox o pulsando en el botón Subir archivo. Este tipo de archivos no pueden exceder los 5 MB.

  2. Enviar un correo electrónico a tu dirección Mailbox
    Recibe los archivos por email en tu correo Mailbox. El peso máximo de cada archivo es de 17 MB y si se excede este límite, el remitente recibirá una advertencia por email.

  3. Obtener tus archivos desde la aplicación móvil
    Con la app de Holded, disponible en Android o iOS, puedes hacer una foto a los comprobantes para que aparezcan en tu Inbox automáticamente

Los únicos formatos soportados son PDF, JPEG, TIFF y PNG. Una vez recibidos, podrás identificar fácilmente de qué tipo de archivo se trata, su procedencia, el estado, la fecha en que se recibió y el remitente.

Convertir tu archivo en un documento de compra

Tienes tres opciones distintas para convertir tus archivos en un documento de compra:

  1. Escanear para capturar automáticamente los datos con tecnología OCR

    En este caso, el documento de compra que se va a generar tendrá activada por defecto la modalidad Estado borrador para que puedas modificarlo las veces que necesites antes de aprobarlo.

  2. Adjuntar el archivo a un documento de compra existente

  3. Transcribir manualmente los datos o crear un nuevo documento de compra desde cero

Puedes elegir entre Compra, Pedido de compra, Ticket o Devolución.

Comprender los estados de los archivos

Al convertir los archivos, hay varias etapas hasta que el proceso se complete.

  • Por hacer
    Es el estado que aparece por defecto. Puedes optar por escanear tu archivo para crear un documento, transcribir los datos manualmente, adjuntarlo a un documento existente o eliminarlo.

  • Nuevo
    Todos los archivos que acabas de recibir se encuentran aquí.

  • Procesando
    El archivo se está procesando en el sistema y no se pueden realizar acciones.

  • Por revisar
    El archivo ha sido procesado y está pendiente de ser aprobado o modificado.

  • Hecho
    El documento ha sido convertido y está disponible en el sistema.

  • Error
    Ha ocurrido un error al procesar el archivo.

  • Todos

    Listado de todos los archivos recibidos.


Utilizar Mailbox

Mailbox es la bandeja de entrada donde recibirás todos los correos enviados a la dirección email que tienes a disposición. Ten en cuenta que solo se trata de un buzón para recibir los emails, por lo tanto, no podrás ni responder ni enviar correos.

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