Con la funcionalidad Escáner podrás recibir, organizar y convertir automáticamente a documentos de compras, como por ejemplo pedidos, facturas o tickets, aquellos comprobantes de gasto que captures desde la app de Holded, recibas por email a tu dirección Mailbox, o que tengas guardados en tu ordenador. De esta forma, al centralizar todos los datos sobre tus gastos, podrás mantener un seguimiento detallado de tus registros contables y de tesorería.
Recibir los archivos y comprobantes
Hay tres formas de recibir los gastos para luego escanearlos y convertirlos:
Subirlos manualmente
Sube tus archivos desde tu dispositivo arrastrándolos y soltándolos o pulsando en el botón Subir archivo. Este tipo de archivos no pueden exceder los 5 MB.Enviar un correo electrónico a tu dirección Mailbox
Recibe los archivos por email en tu correo Mailbox. El peso máximo de cada archivo es de 17 MB y si se excede este límite, el remitente recibirá una advertencia por email.Obtener tus archivos desde la aplicación móvil
Con la app de Holded, disponible en Android o iOS, puedes hacer una foto a los comprobantes para que se suban automáticamente. Con esta última opción, además, los gastos digitalizados serán certificados por la AEAT y no será necesario conservar ninguna copia física.
Los formatos soportados son PDF, JPEG, TIFF y PNG. Una vez recibidos, podrás identificar fácilmente de qué tipo de archivo se trata, su procedencia, el estado, la fecha en que se recibió y el remitente.
Convertir tu archivo en un documento de compra
Tienes tres opciones para convertir tus comprobantes de gastos en un documento de compra:
Escanear para capturar automáticamente los datos con tecnología OCR. En este caso, la compra que se va a generar tendrá activada por defecto la modalidad Estado borrador para que puedas modificarla las veces que sean necesarias antes de aprobarlas.
Transcribir manualmente los datos o crear un nuevo documento de compra desde cero
Adjuntar el archivo a un documento de compra existente
Una vez elegido la forma de conversión que más te convenga, puedes elegir el tipo de documento entre Compra, Pedido de compra, Ticket o Devolución.
Los estados de los archivos
Al convertir los comprobantes de gasto en documentos de compra, hay varias etapas hasta que se complete que el proceso.
Por hacer
Es el estado que aparece por defecto. Puedes optar por escanear tu archivo para crear un documento, transcribir los datos manualmente, adjuntarlo a un documento existente o eliminarlo.Nuevo
Aquí se encuentran todos los archivos que acabas de recibir.
Procesando
El archivo se está procesando en el sistema y no se pueden realizar acciones.Por revisar
El archivo ha sido procesado y está pendiente de ser aprobado o modificado.Hecho
El archivo ha sido convertido a documento y está disponible en el sistema.Error
Ha ocurrido un error al procesar el archivo.Todos
Listado de todos los archivos recibidos.
Utilizar Mailbox
Mailbox es la bandeja de entrada donde recibirás todos los correos enviados a la dirección email de Escáner que tienes a disposición. Ten en cuenta que solo se trata de un buzón para recibir los emails, por lo tanto, no podrás ni responder ni enviar correos.