La funcionalidad Escáner te permite digitalizar y convertir tus archivos, ficheros o comprobantes de gastos en documentos de compras, como por ejemplo pedidos, devoluciones, facturas o tickets de compra.
Al centralizar toda esta información en Holded, realizarás el seguimiento de los gastos y compras de tu negocio con mayor precisión, manteniendo un control detallado de tus registros financieros.
Recibir y digitalizar los archivos y comprobantes
Puedes recibir en tu cuenta Holded los gastos de tres maneras:
Subida manual
Arrastra y suelta los archivos desde tu dispositivo o usa el botón Subir archivo. El tamaño máximo permitido es de 5 MB por cada archivo.
Envío por correo electrónico
Recibe los archivos a una bandeja de entrada personalizada en Holded. El límite de tamaño por archivo es de 17 MB y si se supera, el remitente recibirá una notificación. Aprende como usarla aquí
Foto desde la aplicación móvil
Formatos compatibles: PDF, JPEG, TIFF y PNG.
Una vez subidos a tu cuenta Holded, los archivos de gastos incluirán todos los detalles importantes como tipo de documento, origen, estado, fecha de recepción y remitente.
Recibir los archivos por email
Tienes a tu disposición una bandeja de entrada personalizada donde podrás recibir todos los archivos enviados por correo electrónico. Ten en cuenta que solo se trata de un buzón para recibir los emails, por lo tanto, no podrás usarlo para responder ni enviar correos.
Convertir tu archivo en un documento de compra
Tienes tres opciones para convertir tus gastos en un documento de compra, como un pedido, una factura, un ticket o una rectificativa:
Escanear automáticamente con OCR
Captura y extrae automáticamente los datos del archivo. El documento de compra se creará como borrador, permitiéndote modificarlo antes de aprobar.
Transcribir manualmente
Introduce los datos manualmente para crear el documento.
Adjuntar a un documento existente
Vincula el archivo a una compra, pedido, ticket o devolución existentes.
Ten en cuenta que los albaranes de compra no están disponibles y que solo puedes registrar los siguientes documentos:
Factura de compra
Ticket de compra
Factura de compra rectificativa (devolución)
Pedido de compra
Entender los estados de los archivos
A medida que los comprobantes se procesan, pasan por distintas etapas:
Nuevo: Documentos recién recibidos. Puedes escanear, transcribir, adjuntar o eliminar el archivo.
Procesando: El sistema está analizando el archivo; no se pueden realizar acciones.
Por revisar: El archivo ha sido procesado y está pendiente de aprobación o modificación.
Hecho: El documento ha sido creado y está disponible en el sistema.
Error: Se produjo un fallo en el procesamiento.
Todos: Listado general de todos los archivos recibidos.
Límite de escaneos
El número de escaneos automáticos disponibles al año es ilimitado en cada plan. El número de lecturas se renueva cada año natural de manera automática.