Tu Inbox tiene una dirección de correo propia. Cuando alguien te envía una factura o un ticket a esa dirección, los archivos adjuntos entran directamente en tu Inbox y se procesan de forma automática.
Qué necesitas saber antes de empezar
Cada cuenta de Holded tiene asignada una dirección de correo única con el formato [email protected]. Cuando recibes un email en esa dirección, Holded procesa cada archivo adjunto por separado y los agrupa en una sola tarjeta en tu Bandeja de entrada.
☝🏼 Si el email incluye imágenes que no son documentos (logos, imágenes, etc.), Inbox las descarta automáticamente. Aparecerán en el Historial con el estado Descartado y no requieren ninguna acción.
Cualquier persona puede usar la dirección de correo de Inbox para enviar documentos a tu cuenta de Holded. Este correo te permite:
Recibir facturas y documentos directamente de tus clientes y proveedores, enviándolos a esa dirección.
Reenviar correos con adjuntos a esa bandeja.
Facilitar que tu equipo envíe tickets o justificantes por email, sin necesidad de tener acceso a Inbox.
Ten en cuenta que solo funciona como bandeja de entrada, por lo tanto, no podrás utilizar esta dirección ni para responder ni para enviar emails.
Cómo funciona la recepción de emails
1. Mientras se procesan los archivos
En cuanto llega el email, todos sus adjuntos se envían a escanear. En tu Bandeja de entrada verás una tarjeta con:
El icono de origen email.
El nombre del remitente.
La fecha de recepción.
Una barra de progreso que indica que el procesamiento está en curso.
Si haces clic en la tarjeta, se abre un panel con la lista de archivos en proceso y el contenido original del email (remitente, cuerpo del mensaje y adjuntos).
2. Una vez procesados los archivos
Cuando el escáner termina, la tarjeta se actualiza y muestra:
Tipo de documento (Compras o Ventas).
Importe total.
El botón Revisar N, donde N es el número de archivos pendientes de revisar.
Al hacer clic, el panel lateral muestra un resumen de todos los archivos: su estado, una miniatura, el emisor detectado, el número de documento, un resumen generado por IA, la fecha y el importe.
3. Revisar y crear el documento
Haz clic en cualquier archivo con estado Revisar para abrirlo en el visor completo. Desde ahí puedes:
Comprobar los datos extraídos por OCR (emisor, importe, fechas, impuestos).
Editar cualquier campo si es necesario.
Hacer clic en Crear documento para registrarlo en tu contabilidad.
Configurar la dirección email TBC
Accede a Compras>Escáner desde la barra de navegación.
Pulsa en el icono de Configuración, arriba a la derecha.
Escribe la dirección de correo que deseas. Por defecto aparecerá el nombre de la cuenta de tu empresa.
Haz clic en Guardar.
Puedes modificar esta dirección cuando lo necesites siguiendo estos mismos pasos.
Consultar los emails recibidos TBC
Haz clic en Historial arriba a la derecha para acceder a la bandeja de entrada.
Abre la pestaña Emails.
Selecciona el correo para leerlo. Además, en la pestaña Documentos del Historial, podrás encontrar el archivo filtrando por el estado Nuevo.
Errores al recibir archivos por email
Si un adjunto no se puede leer (formato no compatible, archivo corrupto), el archivo aparece en el panel con un aviso de error. El resto de adjuntos del mismo email se procesan con normalidad.