Inbox es el espacio de Holded donde recibes, digitalizas y gestionas tus documentos de compra y venta. Desde aquí puedes subir archivos, recibir facturas por email o procesar documentos enviados directamente desde otras cuentas de Holded.
Qué es Inbox
Inbox centraliza todo el flujo de entrada de documentos en Holded. Cuando un archivo llega, ya sea por email, por subida manual o desde otro usuario de Holded, el sistema lo procesa automáticamente: extrae los datos del documento mediante OCR y los deja listos para que los revises y conviertas en un documento que generará un apunte contable. El resultado es menos trabajo manual y un registro ordenado de todos tus documentos, accesible en cualquier momento desde el Historial.
Cómo llegan los documentos a tu Inbox
Hay tres formas de recibir documentos en Inbox:
Subida manual
Arrastra y suelta los archivos desde tu dispositivo o usa el botón Subir archivo. El tamaño máximo permitido es de 5 MB por cada archivo.
Envío por correo electrónico
Recibe los archivos en una bandeja de entrada personalizada en Holded. El límite de tamaño por archivo es de 17 MB y si se supera, el remitente recibirá una notificación y el límite de archivos en un mismo correo son 20 archivos. Ten en cuenta que solo se trata de un buzón para recibir los emails, por lo tanto, no podrás usarlo para responder ni enviar correos. Aprende cómo usarla aquí
Foto desde la aplicación móvil
Formatos compatibles: PDF, JPEG, TIFF y PNG.
Además, si tu proveedor también usa Holded, puede enviarte documentos directamente a tu Inbox sin necesidad de email (Holded-to-Holded).
Qué pasa cuando llega un documento
En cuanto un archivo llega a Inbox, el sistema lo procesa de forma automática. No necesitas hacer nada: el escáner OCR lee el documento, extrae los datos principales (emisor, importe, fecha, impuestos) y los deja listos para tu revisión. Durante ese proceso, el documento pasa por estos estados:
Procesando
El OCR está leyendo el documento.Revisar
El proceso ha terminado. Los datos están disponibles para que los compruebes y crees el documento contable.Hecho
Has creado el documento en Holded.
Error
El archivo no se ha podido procesar correctamente.Descartado
El sistema ha detectado que el archivo no es un documento válido (por ejemplo, un logo o una imagen de un email) y lo ha excluido automáticamente. No requiere ninguna acción.
Dónde ver tus documentos
Inbox tiene dos pestañas:
Bandeja de entrada
Muestra los documentos pendientes de revisar o procesar.Historial
Recoge todos los archivos que han pasado por tu Inbox, con su estado actual.
Es el registro completo de todo lo que ha entrado.
Ajustes de automatización
Desde los ajustes de Inbox puedes personalizar tu bandeja de entrada y el comportamiento automático al procesar los documentos recibidos. Para acceder:
Accede a Compras>Escáner desde la barra de navegación.
Pulsa en el icono de Configuración, arriba a la derecha.
Según lo que necesites, haz lo siguiente:
Bandeja de entrada
Define la dirección de correo personalizada con dominio@holdedbox.coma la que enviar tus archivos para recibirlos directamente en Holded.Crear documentos en modo borrador
Con esta opción activada, los documentos escaneados se generarán automáticamente como borradores siempre que el sistema no detecte inconsistencias y tenga un alto nivel de confianza en la lectura. Así podrás revisarlos y aprobarlos antes de que queden registrados definitivamente.Escanear documentos automáticamente
Si activas esta opción, los archivos recibidos se procesarán de forma automática con OCR sin necesidad de intervención manual, agilizando la contabilización de tus gastos.
Límite de escaneos
El número de escaneos automáticos disponibles al año es ilimitado en cada plan. El número de lecturas se renueva cada año natural de manera automática.