Cuando un archivo llega a Inbox y termina de procesarse, aparece con el estado Revisar. Desde el visor de documentos puedes comprobar los datos extraídos, corregirlos si es necesario y crear el documento de venta o compra para contabilizarlo en Holded.
Abrir un documento para revisarlo
Ve a Holded > Inbox. TBC
En la Bandeja de entrada, haz clic en la tarjeta que contiene el archivo.
En el panel lateral, selecciona el archivo con estado Revisar.
Se abre el visor de documentos en pantalla completa.
Qué información muestra el visor
El visor de documentos tiene dos partes:
A la izquierda
El archivo original. Si hay varios archivos, puedes navegar entre ellos con el selector en la parte inferior.
A la derecha
Los datos extraídos por OCR. Están organizados en tres secciones:• Información: número de documento, contacto, divisa y fechas.
• Detalles: líneas de factura, impuestos y totales.
• Categorización: proyecto, etiquetas, cuenta contable y nota interna.
También verás un resumen generado automáticamente por IA con los puntos clave del documento.
Editar los datos antes de crear el documento
Si los datos extraídos no son correctos o están incompletos, haz clic en Editar para poderlos modificar. Puedes corregir cualquier campo: emisor, fechas, importes, tipo de documento, líneas de factura o categorización.
☝🏼 Si el documento ha sido clasificado automáticamente como Venta, verás la indicación Autodetectado como Venta junto al campo de tipo de documento. Puedes cambiarlo manualmente si es necesario.
Crear el documento de venta o compra TBC
Accede a Inbox y selecciona el archivo
Revisa los datos en el panel de la derecha.
Si necesitas hacer cambios, haz clic en Editar.
Selecciona el tipo de documento entre TBC
Cuando todo esté correcto, haz clic en Crear documento.
El documento se crea en en los listados correspondientes y el estado del archivo en Inbox cambia a Hecho. Puedes hacer clic en Ver documento para acceder directamente al documento generado.
Qué ocurre si el documento no se puede crear
En algunos casos, el sistema no tiene suficiente información para crear el documento (por ejemplo, si la factura es de venta pero no se puede identificar al destinatario). En ese caso, el botón Crear documento aparece desactivado y verás un aviso explicando el motivo. Puedes editar el tipo de documento o completar los datos que faltan para desbloquearlo.
REVISAR LO QUE SIGUE ACTUAL DE AQUÍ ABAJO
El primer paso para convertir tus gastos en documentos de compra es recibirlos en tu cuenta de Holded. Tienes a tu disposición 3 formas para hacerlo:
Subida manual
Sube los archivos desde tu dispositivo o usa el botón Subir archivo.
Envío por correo electrónico
Recibe los archivos en tu bandeja de entrada personalizada.
Foto desde la aplicación móvil
Una vez hecho esto, hay dos opciones para digitalizar y convertir tus archivos de gastos en documentos de compra (que son pedidos, facturas, tickets o devolución) para que se registren en tu contabilidad: escanearlos automáticamente o introducir los datos manualmente. También puedes adjuntar el archivo a un documento de compra ya existente.
Escanear automáticamente
Para escanear y capturar los datos automáticamente, sigue estos pasos:
Accede a Compras>Escáner.
Localiza el archivo recibido en el apartado Nuevos y pulsa el botón Escanear para iniciar el proceso de captura de datos.
Localiza y selecciona el archivo desde Acciones pendientes. Lo encontrarás identificado con el estado A revisar.
☝️Ten en cuenta que los archivos que se muestran en Acciones pendientes corresponden a los últimos 30 días. Si deseas consultar un archivo con una fecha anterior, debes hacerlo desde el apartado Historial.
Elige el tipo de documento de compra en que le quieres convertir, comprueba que los datos estén correctos y modifícalos si es necesario.
Pulsa en Crear documento
La nueva factura de compra (o pedido, ticket y devolución) estará disponible en el Historial y en el listado de documentos correspondiente.
Escanear de forma masiva
Al pulsar el botón Escanear todos empezará el proceso de digitalización para todos los archivos presentes en el apartado Nuevos.
Transcribir manualmente los datos
Accede a Compras>Escáner y selecciona el archivo desde Nuevos, o, si lo prefieres, haz clic en Historial arriba a la derecha.
Localiza y selecciona el nuevo archivo y completa todos los campos en la ventana de previsualización a la derecha de tu pantalla.
Haz clic en Crear documento
El archivo, ahora convertido en el documento de compra que has indicado, se encuentra en el listado de documentos correspondiente. Además de seguir disponible en el Historial con el estado Hecho.
Adjuntar tu archivo de gasto a un documento de compra ya existente
Accede a Compras>Escáner y haz clic en Historial arriba a la derecha.
Localiza y selecciona el nuevo archivo, haz clic en Acciones arriba a la derecha y selecciona Adjuntar a documento.
Selecciona el documento desde el listado y pulsa en Adjuntar.
Historial
En el apartado Historial encontrarás todos los archivos y documentos en cualquier estado y fecha, así como la bandeja de entrada donde podrás consultar los emails recibidos con los archivos adjuntos.
Accede a Compras>Escáner.
Haz clic en Historial arriba a la derecha.
Haz clic en la pestaña Documentos para encontrar todos los archivos y documentos. Filtra por estado y fecha para poderlos encontrar más fácilmente o utiliza la barra de búsqueda.
Accede a la pestaña Emails para revisar la bandeja de entrada.
