Una factura electrónica en formato facturaE es un documento legal que se genera y recibe en formato electrónico y es obligatorio para todos los proveedores de las Administraciones Públicas. Sigue los pasos a continuación para crear, descargar, firmar y enviar tus facturas-e.
En caso de más dudas sobre las facturas electrónicas de formato facturaE o FaCE, consulta la página oficial del FACe.
1. Crear una factura-e
Crea una factura de venta tal y como explicado aquí
Haz clic en Opciones
Selecciona Campos factura-e
Rellena los campos a continuación
Pulsa en Guardar
Campos factura-e
Los campos marcados con un asterisco (*) serán facilitados por la Administración Pública pertinente. Los datos requeridos pueden variar dependiendo del organismo receptor. Ten en cuenta que Oficina contable, Órgano gestor y Unidad Tramitadora son campos obligatorios en cada circunstancia.
Contrato emisor: Referencia del contrato del Emisor
Fecha contrato emisor: Fecha del contrato del Emisor
*Operación emisor: Referencia de la Operación, Número de Pedido, Contrato, etc. del Emisor.
*Contrato receptor: Referencia del contrato del Receptor.
*Operación receptor: Referencia de la Operación, Número de pedido, Contrato, etc. del Receptor.
Fecha operación receptor: Fecha de la Operación, Pedido, Contrato, etc, del Receptor
*Expediente: Referencia del expediente.
Fecha expediente: Fecha del expediente
Número albarán: Número de referencia del albarán
Fecha albarán: Fecha del albarán
Fecha inicio facturación: Fecha de inicio del periodo de facturación
Fecha fin facturación: Fecha de fin del periodo de facturación
Línea del pedido: Número de secuencia o línea del pedido
Texto legal: Texto legal adicional
Método de pago: selecciona la forma de pago correspondiente. Para indicar una transferencia bancaria, primero añade un banco a tu cuenta de Holded, configúralo como forma de pago en tu factura y, finalmente, selecciona Transferencia.
*Oficina contable: Oficina de registro o tramitación de las administraciones públicas. Este campo es obligatorio.
*Órgano gestor: Delegación u organismo de la administración competente. Este campo es obligatorio.
*Unidad Tramitadora: Órgano encargado de la tramitación del expediente. Este campo es obligatorio.
Agente digitalizador del KIT digital
Para añadir tu información como Agente digitalizador del KIT digital, tendrás que rellenar los campos a continuación:
*Fecha inicio prestación: Escribe la fecha de inicio de tu prestación. Este campo es obligatorio.
*Fecha fin prestación: Escribe la fecha final de tu prestación.
*Importe subvencionado: Escribe el importe total concedido.
Información adicional: Selecciona desde el desplegable si la financiación pertenece al KIT Digital o si es parte de los fondos KIT Consulting. Este campo es obligatorio.
2. Firmar y descargar la factura-e
Para firmar las facturas-e necesitarás subir tu certificado electrónico de empresas tal y como explicado aquí. En caso de tener una cuenta de tipo asesoría, puedes subir el certificado electrónico de tus clientes, vincularlo a su cuenta Holded y firmar seleccionando el certificado correspondiente. Una vez hecho esto, simplemente:
Selecciona tu factura desde el listado
Haz clic en el botón de tres puntos
Selecciona Factura-e
En la ventana emergente, selecciona Firmar y descargar la factura-e usando el certificado electrónico
Haz clic en Descargar
Para poder firmar la factura es necesario tener habilitada la opción Firmar factura-e en la pestaña de rol Ventas. Las personas con un rol de propietario, administrador o finanzas tendrán esta opción activada por defecto.
3. Descargar la factura-e sin firmar
Selecciona tu factura desde el listado
Haz clic en el botón de tres puntos
Selecciona Factura-e
Haz clic en Descargar
Se descargará en tu ordenador un archivo en formato XML reconocido oficialmente por el gobierno de España. Este es el fichero que tendrás que firmar con el programa Autofirma del Gobierno para luego subirlo a la web del organismo pertinente.
Nota: Las facturas rectificativas, actualmente, no pueden exportarse en formato Factura-e (XML)
4. Enviar la factura-e a las Administraciones Públicas
Accede a la web del organismo pertinente
Sube el archivo .xml que has descargado
5. Descargar más de una factura-e a la vez
Si necesitas descargar y firmar varias facturasE, sigue estos pasos:
Selecciona las facturas desde el listado marcando la casilla a su izquierda
En la barra inferior, selecciona FacturaE
En la ventana emergente, selecciona si necesitas descargar y firmar la facturaE o solamente descargar
Los archivos en XML se guardarán en tu dispositivo.
Cómo se trasladan los campos Factura-e al código XML
Para poder identificar los campos de tu factura-e en el código XML correspondiente, consulta esta tabla:
Factura-e | Código XML |
Oficina contable | <AdministrativeCentre><CentreCode>Oficina contable</CentreCode> |
Órgano gestor | AdministrativeCentre><CentreCode>Órgano gestor</CentreCode> |
Unidad tramitadora | <AdministrativeCentre><CentreCode>Unidad tramitadora</CentreCode> |
Órgano Proponente | <AdministrativeCentre><CentreCode>Órgano Proponente</CentreCode> |
Contrato del emisor | <IssuerContractReference>Contrato del emisor</IssuerContractReference> |
Operación emisor | <IssuerTransactionReference>Operación emisor</IssuerTransactionReference> |
Contrato receptor | <ReceiverContractReference>Contrato receptor</ReceiverContractReference> |
Operación receptor | <ReceiverTransactionReference>Operación receptor</ReceiverTransactionReference> |
Expediente | <FileReference>Expediente</FileReference> |
Número albarán | <DeliveryNoteNumber>Número albarán</DeliveryNoteNumber> |
Línea del pedido | <SequenceNumber>Línea del pedido</SequenceNumber> |
Texto legal | <LegalLiterals><LegalReference>Texto legal</LegalReference></LegalLiterals> |
Enviar facturas electrónicas a FAC-e desde Holded
🛠️ Esta funcionalidad está en fase beta y no está disponible para todas las cuentas.
Envía tus facturas electrónicas a la Administración Pública directamente desde Holded, sin acceder al portal de FAC-e. Holded sincroniza en tiempo real el estado de tramitación de cada factura.
Para enviar una factura:
Abre la factura.
Haz clic en el icono de tres puntos de la parte superior.
Selecciona Factura-e.
Haz clic en Enviar FACE.
Estados de tramitación
Estos estados reflejan el ciclo de vida de la factura una vez enviada:
🟡 No enviada: la factura aún no se ha enviado a FAC-e.
🔴 Error en el envío: se ha producido un fallo durante la transmisión.
🟢 Registrada (1200)
🟢 Registrada en RFC (1300)
🟢 En trámite (2400): puede aparecer como "Contabilizada la obligación de pago" o "Contabilizada la obligación reconocida" en la documentación oficial de FAC-e.
🟢 Pagada (2500)
🔴 Rechazada (2600)
⚫ Anulada (3100)
Ten en cuenta que a partir del código 1200, los estados provienen directamente de FAC-e: la factura avanza desde su registro hasta el pago, o bien queda rechazada o anulada.
Estados de anulación
Cuando inicias un proceso de cancelación sobre una factura ya enviada, se activa un flujo de anulación independiente:
⚫ No solicitada (4100)
⚫ Solicitada (4200)
⚫ Aceptada (4300)
⚫ Rechazada (4400)
Estos estados conviven con el flujo de tramitación principal e indican en qué punto se encuentra la solicitud de anulación, desde que no se ha solicitado hasta que la Administración la acepta o la rechaza.
☝️Ten en cuenta que será necesario tener el certificado digital subido a Holded, y en vigor, para poder enviar este tipo de facturas de forma correcta.