Una factura electrónica en formato FacturaE es un documento legal que se genera y se recibe en formato electrónico. Es obligatoria para todos los proveedores de las Administraciones Públicas.
En Holded puedes hacer llegar tus facturas-e a la Administración de dos formas:
Enviarlas directamente a FACe desde Holded : Holded las envía por ti y sincroniza su estado de tramitación.
Descargarlas y subirlas tú mismo al portal FACe o a la web del organismo pertinente.
Para más dudas sobre las facturas electrónicas en formato FacturaE, consulta la página oficial de FACe.
¿Qué certificado se usa en cada caso?
El certificado que interviene depende de cómo hagas llegar la factura a la Administración:
Cómo envías la factura-e | Certificado que se usa | ¿Por qué? |
Envío directo a FACe desde Holded | El certificado de Holded | Holded está inscrito en FACe como integrador y envía la factura por API en tu nombre. |
Descarga firmada desde Holded | El certificado electrónico de tu empresa, subido a tu cuenta de Holded | Eres tú quien sube el XML desde tu propio acceso a FACe, así que la firma tiene que ser la de tu empresa. |
Descarga sin firmar (solo disponible si no has subido tu certificado a Holded) | El certificado electrónico de tu empresa, con el programa Autofirma | Si ya tienes tu certificado subido a Holded, la factura-e se descarga siempre firmada. Si no lo tienes, la descargas sin firmar, la firmas tú con Autofirma y la subes desde tu portal. |
Importante: una factura-e descargada y firmada con un certificado que no sea el de tu empresa sería rechazada al subirla a FACe. Por eso, en la descarga Holded siempre firma con el certificado de tu cuenta.
1. Crear una factura-e
Crea una factura de venta tal y como explicado aquí
Haz clic en Opciones
Selecciona Campos factura-e
Rellena los campos a continuación
Pulsa en Guardar
Campos factura-e
Los campos marcados con asterisco (*) te los facilitará la Administración Pública correspondiente. Los datos requeridos pueden variar según el organismo receptor. Oficina contable, Órgano gestor y Unidad tramitadora son obligatorios en todos los casos.
Contrato emisor: Referencia del contrato del Emisor
Fecha contrato emisor: Fecha del contrato del Emisor
*Operación emisor: Referencia de la Operación, Número de Pedido, Contrato, etc. del Emisor.
*Contrato receptor: Referencia del contrato del Receptor.
*Operación receptor: Referencia de la Operación, Número de pedido, Contrato, etc. del Receptor.
Fecha operación receptor: Fecha de la Operación, Pedido, Contrato, etc, del Receptor
*Expediente: Referencia del expediente.
Fecha expediente: Fecha del expediente
Número albarán: Número de referencia del albarán
Fecha albarán: Fecha del albarán
Fecha inicio facturación: Fecha de inicio del periodo de facturación
Fecha fin facturación: Fecha de fin del periodo de facturación
Línea del pedido: Número de secuencia o línea del pedido
Texto legal: Texto legal adicional
Método de pago: selecciona la forma de pago correspondiente. Para indicar una transferencia bancaria, primero añade un banco a tu cuenta de Holded, configúralo como forma de pago en tu factura y, finalmente, selecciona Transferencia.
*Oficina contable: Oficina de registro o tramitación de las administraciones públicas. Este campo es obligatorio.
*Órgano gestor: Delegación u organismo de la administración competente. Este campo es obligatorio.
*Unidad Tramitadora: Órgano encargado de la tramitación del expediente. Este campo es obligatorio.
Agente digitalizador del KIT digital
Para añadir tu información como agente digitalizador del Kit Digital, solo tienes que rellenar estos cuatro campos. No es necesario completar los campos factura-e de la lista anterior:
*Fecha inicio prestación: Escribe la fecha de inicio de tu prestación. Este campo es obligatorio.
*Fecha fin prestación: Escribe la fecha final de tu prestación.
*Importe subvencionado: Escribe el importe total concedido.
Información adicional: Selecciona desde el desplegable si la financiación pertenece al KIT Digital o si es parte de los fondos KIT Consulting. Este campo es obligatorio.
2. Enviar la factura-e directamente a FACe desde Holded
Envía tus facturas electrónicas a la Administración Pública directamente desde Holded, sin entrar en el portal de FACe. Holded sincroniza en tiempo real el estado de tramitación de cada factura.
En este envío, Holded actúa como integrador inscrito en FACe y envía la factura por API con su propio certificado. No necesitas descargar la factura, firmarla ni subirla tú.
Para enviar una factura:
Abre la factura.
Haz clic en el botón de tres puntos de la parte superior.
Selecciona Factura-e.
Haz clic en Enviar FACE.
Estados de tramitación
Estos estados reflejan el ciclo de vida de la factura una vez enviada. A partir del código 1200, los estados llegan directamente de FACe: la factura avanza desde su registro hasta el pago, o bien queda rechazada o anulada.
Estado | Código FACe | Qué significa |
No enviada | — | La factura aún no se ha enviado a FACe. |
Error en el envío | — | Se ha producido un fallo durante la transmisión. |
Registrada | 1200 | FACe ha registrado la factura. |
Registrada en RCF | 1300 | La factura consta en el Registro Contable de Facturas del organismo. |
En trámite | 2400 | En la documentación oficial de FACe puede aparecer como «Contabilizada la obligación de pago» o «Contabilizada la obligación reconocida». |
Pagada | 2500 | La Administración ha pagado la factura. |
Rechazada | 2600 | La Administración ha rechazado la factura. |
Anulada | 3100 | La factura ha quedado anulada. |
Estados de anulación
Si inicias la cancelación de una factura ya enviada, se activa un flujo de anulación independiente. Estos estados conviven con los de tramitación e indican en qué punto está tu solicitud:
Estado | Código FACe |
No solicitada | 4100 |
Solicitada | 4200 |
Aceptada | 4300 |
Rechazada | 4400 |
3. Descargar la factura-e para subirla tú mismo a FACe
Si no usas el envío directo, descarga la factura-e en formato XML (reconocido oficialmente por el Gobierno de España) y súbela desde tu propio acceso al portal FACe o a la web del organismo pertinente.
Como eres tú quien sube el archivo, la factura tiene que ir firmada con el certificado electrónico de tu empresa. Puedes firmarla desde Holded al descargarla o descargarla sin firmar y firmarla después con Autofirma.
Las facturas rectificativas, por ahora, no pueden exportarse en formato factura-e (XML).
Opción A: firmar y descargar desde Holded
Antes de empezar, sube el certificado electrónico de tu empresa a tu cuenta de Holded, tal y como se explica aquí. Si tienes una cuenta de tipo asesoría, puedes subir el certificado electrónico de cada cliente, vincularlo a su cuenta de Holded y elegir el certificado correspondiente al firmar.
Selecciona la factura en el listado.
Haz clic en el botón de tres puntos.
Selecciona Factura-e.
En la ventana emergente, selecciona Firmar y descargar la factura-e usando el certificado electrónico.
Haz clic en Descargar.
Para firmar necesitas tener habilitada la opción Firmar factura-e en la pestaña de rol Ventas. Los roles de propietario, administrador y finanzas la tienen activada por defecto.
Opción B: descargar sin firmar
Selecciona la factura en el listado.
Haz clic en el botón de tres puntos.
Selecciona Factura-e.
Haz clic en Descargar.
Se descargará en tu ordenador un archivo XML. Fírmalo con el certificado de tu empresa usando el programa Autofirma del Gobierno.
Descargar varias facturas-e a la vez
Selecciona las facturas en el listado marcando la casilla a su izquierda.
En la barra inferior, selecciona FacturaE.
En la ventana emergente, elige si quieres firmar y descargar o solo descargar.
Los archivos XML se guardarán en tu dispositivo.
Subir la factura-e a la Administración
Accede a tu portal FACe o a la web del organismo pertinente.
Sube el archivo .xml firmado.
4. Cómo se trasladan los campos factura-e al código XML
Usa esta tabla para identificar cada campo de tu factura-e en el XML correspondiente:
Campo factura-e | Código XML |
Oficina contable |
|
Órgano gestor |
|
Unidad tramitadora |
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Órgano proponente |
|
Contrato emisor |
|
Operación emisor |
|
Contrato receptor |
|
Operación receptor |
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Expediente |
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Número albarán |
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Línea del pedido |
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Texto legal |
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