1. Personalizar el listado de pedidos
Holded te permite personalizar la vista de tu listado de pedidos para que aparezcan solo las columnas que sean de tu interés:
Ve a Inventario > Pedidos.
Selecciona "Pedidos de venta", "Pedidos de compra" o "Pedidos de fabricación".
Haz clic en el icono de dos columnas (☷).
Estos son los campos que podrás personalizar:
Núm: el número de documento del pedido.
Fecha: la fecha de emisión del pedido.
Entrega: la fecha límite de entrega del pedido.
Recogida: la fecha de recogida del pedido.
Contacto: el nombre del cliente registrado en Holded.
Descripción: el concepto de la primera línea del pedido.
Tags: las etiquetas para poder filtrar tus pedidos fácilmente.
Cuenta: la cuenta de venta para asignar el pedido a un canal de venta y poder segmentar tus ventas por canales. Deberán ser siempre cuentas de grupos de ventas o ingresos (70, 75, 76 o 77).
Almacén: el almacén asignado al pedido.
F. Pago: el método de pago.
Proyecto: el proyecto al que está asignado el pedido.
Unidades: el número de unidades de producto que contiene el pedido.
IVA: el importe total de los impuestos del pedido.
Retención: el importe total de las retenciones del pedido.
Rec. de eq: el recargo de equivalencia, o sea, el importe total del régimen especial de IVA que es obligatorio para comerciantes minoristas que no transformen los productos que venden.
Subtotal: el precio de venta sin impuestos.
Total: el importe total del pedido, impuestos incluidos.
Facturado: el importe total pagado.
Etapa (logística): la fase logística personalizada en la que se encuentra el pedido.
Envío: el porcentaje de progreso del proceso de envío.
Estado: pendiente, Aceptado, Cancelado.
Facturado: pendiente, Facturado.
Adicionalmente, en pedidos de fabricación, podrás encontrar estos filtros:
Fabricado por: campo personalizable que permite indicar el fabricante en el pedido.
Fabricado para: campo personalizable en caso de que desees indicar un destinatario.
Almacén origen: el almacén desde el que salen los materiales del pedido.
Almacén destino: el almacén donde se sumará el stock del producto fabricado.
Fabricado: se trata del porcentaje de fabricación del producto.
Etapa (de fabricación): estado personalizable (fabricado 0-100). Depende del botón fabricar.
☝🏼 Por defecto, aparecerán los campos de Num, Fecha, Contacto, Tags, Cuenta, Unidades, Total, Etapa, Envío, Estado, Facturado.
2. Filtrar y segmentar pedidos
Ve a Inventario > Pedidos.
Selecciona "Pedidos de venta", "Pedidos de compra", o "Pedidos de fabricación".
2.1. Filtrar pedidos con el buscador
Cada vez que necesites encontrar un pedido en particular, puedes usar el buscador escribiendo el nombre o el número del pedido, o una palabra específica, para que aparezca en el listado:
2.2. Filtrar pedidos por fecha
Si quieres conseguir información sobre los pedidos en un determinado periodo de tiempo, puedes utilizar el selector de rangos de fechas y filtrar los documentos por año, meses, trimestres, o fechas personalizadas:
2.3. Filtrar pedidos con filtros predefinidos
En el listado de pedidos tienes a tu disposición filtros predefinidos para poder conseguir una visión más detallada de tus pedidos y encontrar justo lo que estás buscando en ese momento:
Puedes filtrar tus productos por:
Estado:
Aceptado: importe total 100% cobrado.
Pendiente: importe Total 0% cobrado.
Cancelado: importe Total 0% cobrado y fecha de vencimiento anterior al día de hoy.
Envío: Pendiente / Enviado / Parcial.
Facturado: No / Sí / Parcialmente.
Email: No enviado / Enviado / Leído.
Canal de Venta: el canal de distribución, como por ejemplo tienda online, que te permite segmentar tus ventas por canales.
Subtotal: el precio de venta sin impuestos (o base imponible). Mayor que / Menor que / Igual que.
Pipeline: la etapa logística personalizada en la que se encuentra el pedido.
Marketplace: la tienda de e-commerce asignada al pedido.
Almacén: el almacén de origen del pedido.
Borrador: el pedido está Sí o No en borrador.
Numeración de documentos: el tipo de numeración que hayas creado.
Forma de pago
El método de pago
Una vez seleccionados los filtros que necesites, puedes hacer clic "Guardar segmento", y tus preferencias de búsqueda se quedarán guardadas como un filtro personalizado entre los segmentos predefinidos.
2.4. Filtrar pedidos por segmentos
La opción de filtrar por segmentos te permitirá en este caso de filtrar los pedidos por estado (entre los segmentos, aparecerán también los filtros personalizados que hayas guardado).
Puedes filtrar, por ejemplo, por segmento "Pendiente" + "No facturado", y exportar tus pedidos pendientes de cobro para llevar un seguimiento.
En pedidos de fabricación podrás, además, filtrar por etapa de fabricación, siempre que las hayas creado anteriormente.
3. Realizar acciones en masa sobre los pedidos
Ve a Inventario > Pedidos.
Selecciona "Pedidos de venta", "Pedidos de compra" o "Pedidos de fabricación".
En el listado, marca la casilla de aquellos pedidos sobre los que desees realizar la acción.
☝🏼 Marcando la casilla del encabezado, junto a la columna Num, se seleccionarán todos los pedidos del listado.
En el menú emergente inferior, selecciona la acción a realizar entre las disponibles (esta se aplicará a todos los pedidos seleccionados):
En pedidos de venta:
En pedidos de compra:
En pedidos de fabricación:
Acciones en masa disponibles
F. pago: asignar a los pedidos un nuevo método de pago.
Proyecto: asignar los pedidos a un proyecto.
Aprobar: aceptar los pedidos.
Estado: aplicar un cambio en el estado de los pedidos (Pendiente, Aceptado, Cancelado) o en el estado de facturación (No facturado, Facturado).
Canal de Venta: asignar una nueva cuenta de venta que te permita segmentar tus ventas por canales.
Asignar cuenta de gasto: Asignar una nueva cuenta contable de gasto a los pedidos de compra.
Descargar PDF: bajar todos los PDF de los pedidos seleccionados. Puedes descargar hasta 50 pedidos de venta a la vez, guardados en un archivo en formato ZIP.
Enviar: enviar los pedidos en masa al correo electrónico del contacto y de las personas de contacto. Solo se enviarán correos para los pedidos que tengan contactos con un email asignado. Puedes seleccionar hasta 500 pedidos para enviarlos en masa por correo y se enviará un email para cada pedido. De momento, todavía no es posible enviar un solo email con varios pedidos.
Convertir: convertir a otro documento (Factura de venta, Ticket de venta, Albarán, Pedido de compra, Factura de compra) aquellos pedidos asignados al mismo contacto:
Marca "Convertir en un documento", e incluye distintos pedidos en el mismo PDF.
Marca "Utilizar la fecha del pedido" para que se tome dicha fecha como referencia.
Eliminar: eliminar los pedidos del listado. Puedes eliminar hasta 500 pedidos a la vez. Podrás recuperarlos desde la papelera pero solo durante un periodo de tiempo determinado por tu plan (entre 10 y 120 días). Aprende aquí cómo restaurar un pedido de la Papelera.
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