1. Personalizar el listado de albaranes
Holded te permite personalizar la vista de tu listado de albaranes para que aparezcan solo las columnas que sean de tu interés:
Ve a Inventario > Albaranes.
Selecciona la pestaña Albaranes de venta o Albaranes de compra.
Haz clic en el ícono de dos columnas ( ☷ ):
Estos son los campos que podrás personalizar (por defecto, aparecerán los campos de Num, Fecha, Destino, Tags, Descripción, Canal, Almacén, F.Pago, Unidades, Subtotal, Total, Facturado, Etapa, Facturado):
Núm: el número de documento del albarán.
Fecha: la fecha de emisión del albarán.
Destino: nombre de contacto o almacén al que va dirigido el envío.
Envío (en albaranes de venta): dirección de envío.
Tags: las etiquetas para poder filtrar tus albaranes fácilmente.
Descripción: el concepto de la primera línea del albarán.
Canal: cuenta asociada.
Almacén: el almacén asignado al albarán.
F. Pago: el método de pago.
Unidades: el número de unidades de producto que contiene el albarán.
IVA: el importe total de los impuestos del albarán.
Retención: el importe total de las retenciones del albarán.
Rec. de eq: el recargo de equivalencia, o sea, el importe total del régimen especial de IVA que es obligatorio para comerciantes minoristas que no transformen los productos que venden.
Subtotal: el precio de venta sin impuestos.
Total: el importe total del albarán, impuestos incluidos.
Facturado: el importe total pagado.
Etapa: la fase logística personalizada en la que se encuentra el albarán.
Facturado: estado del mismo (Pendiente, Aceptado, Cancelado, Facturado).
2. Filtrar y segmentar albaranes
Ve a Inventario > Albaranes.
Selecciona la pestaña Albaranes de venta o Albaranes de compra.
2.1. Filtrar albaranes con el buscador
Cada vez que necesites encontrar un albarán en particular, puedes usar el buscador escribiendo el nombre o el número del albarán, o una palabra específica, para que aparezca en el listado.
2.2. Filtrar albaranes por fecha
Si quieres conseguir información sobre los albaranes en un determinado periodo de tiempo, puedes utilizar el selector de rangos de fechas y filtrar los documentos por año, meses, trimestres, o fechas personalizadas.
2.3. Filtrar albaranes con filtros predefinidos
En el listado de albaranes tienes a tu disposición filtros predefinidos para poder conseguir una visión más detallada de tus albaranes y encontrar justo lo que estás buscando en ese momento.
Puedes filtrar tus albaranes por:
Facturado: No / Sí / Parcialmente.
Email: No enviado / Enviado / Leído.
Subtotal: el precio de venta sin impuestos (o base imponible). Mayor que / Menor que / Igual que.
Canal de Venta: el canal de distribución, como por ejemplo tienda online, que te permite segmentar tus ventas por canales.
Pipeline: la etapa logística personalizada en la que se encuentra el albarán.
Numeración de documentos: el tipo de numeración que hayas creado.
Borrador: el albarán está Sí o No en borrador.
Forma de pago: el método de pago.
Una vez seleccionados los filtros que necesites, puedes hacer clic "Guardar segmento", y tus preferencias de búsqueda se quedarán guardadas como un filtro personalizado entre los segmentos predefinidos.
2.4. Filtrar albaranes de venta por segmentos
La opción de filtrar por segmentos te permitirá en este caso de filtrar los albaranes por estado.
☝🏼 Recuerda que entre los segmentos, aparecerán también los filtros personalizados que hayas guardado. Puedes filtrar por segmento "Pendiente" + "No facturado" y exportar tus albaranes pendientes de cobro para llevar un seguimiento.
3. Realizar acciones en masa sobre los albaranes
En el listado, marca la casilla de aquellos albaranes sobre los que desees realizar la acción (marcando la casilla del encabezado, junto a la columna Num, se seleccionarán todos los albaranes del listado).
En el menú emergente inferior, selecciona la acción a realizar entre las disponibles (esta se aplicará a todos los albaranes seleccionados):
F. pago (en albaranes de venta): asignar a los albaranes un nuevo método de pago.
Aprobar: aceptar los albaranes.
Estado: aplicar un cambio en el estado de los albaranes (Pendiente, Aceptado, Cancelado) o en el estado de facturación (No facturado, Facturado).
Asignar canal de venta (en albaranes de venta): asignar una nueva cuenta de venta que te permita segmentar tus ventas por canales.
Enviar (en albaranes de venta): enviar los albaranes en masa al correo electrónico del contacto y de las personas de contacto. Solo se enviarán correos para los albaranes que tengan contactos con un email asignado. Puedes seleccionar hasta 500 albaranes para enviarlos en masa por correo y se enviará un email para cada albarán. De momento, todavía no es posible enviar un solo email con varios albaranes.
Convertir: convertir a otro documento (Factura, Ticket de venta, Proforma) aquellos albaranes asignados al mismo contacto.
Descargar PDF (en albaranes de venta): bajar todos los PDF de los albaranes seleccionados. Puedes descargar hasta 50 albaranes a la vez, guardados en un archivo en formato ZIP.
Eliminar: eliminar los albaranes del listado. Puedes eliminar hasta 500 albaranes a la vez. Podrás recuperarlos desde la papelera pero solo durante un periodo de tiempo determinado por tu plan (entre 10 y 120 días). Aprende aquí cómo restaurar un albarán de la Papelera.
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